II. Бумага и пластик

Кроме КПК нам придется завести еще кое-что. Это будут папки. Это будут лотки. Это будут лейблы.

Покупаем 3 обычных лотка. для бумаги А4.

Лоток 1. Входной бункер. Сваливаем туда все, что пришло из внешней среды. Особенность этого лотка – его необходимо очищать минимум дважды в неделю. Это похоже на категорию ***IN. Если взялись за лоток – Вам обязательно надо в конце работы увидеть дно! Чтобы листы не «убегали» случайно из верхнего лотка, положите туда груз (например, гирьку). Принцип работы: первый документ берется сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан. Применяйте железное правило: вы НЕ МОЖЕТЕ взять в руки второй документ, пока не обработан первый (принцип Аллена! ) Когда первый документ обработан – он исчезает из поля видимости в папке. (Той или другой. Об этом дальше).

Лоток 2. Текущие проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках-уголках материалы по текущим проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом ЮБИЛЕЙ. Если вы помните, мы заводили такой текущий проект. Туда мы сложим меню ресторана «Ива», стихи, написанные к юбилею шефа, фотографии в стенгазету по этому случаю и т. д. После выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается на Ваш личный склад канцелярских принадлежностей.

Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок! ), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) стихи к юбилею шефа, написанные Вашим сотрудником. И пришли к определенным выводам. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на ней: «САНЬКУ. Стихи чудесные, жаль только шефа уволили» Наденьте бумажку на лист со стихами и прихватите сверху скрепкой - так сам лист не повредится скрепкой - и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от вас к Саньку. А ведь Вам надо сделать так, чтобы, наоборот, к вам все приходило, а не уходило! У меня набегает в лотке обычно 5-6 таких «посылок». Утром я вызываю секретаршу и даю ей задание разнести эти посылки всем адресатам. Нет секретарши? Доставьте посылки сами. Делайте это один раз в день, а чаще бывает, что «посылка» доходит до владельца во время текущих деловых встреч без дополнительных усилий.

Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Я так и сделал. Купил бумагорезку и нарезал себе между делом дней за 10 из использованных бумаг чистых с одной стороны листочков лет на 5 вперед. Листок А6 – удобный формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом выкидывать. (То, что не надо выкидывать заносится только в КПК! )

Еще понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Все, что требуется от этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).

Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или на цветую папку-карман. Если Вы решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещенного в отдельную файловую папку и без лейбла. Файл хранится в папке типа КОРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте документа).

Папки

Для обработки понадобятся еще следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН

Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т. д., а также деловой мусор, который, прежде чем быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего. Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают все вообще и в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.

Папка СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке (принцип Аллена)! Даже если справочные материалы превысят по объему одну папку КОРОНА (а это бывает редко), заведите две или даже три папки КОРОНА. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит места.

Купите пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент садовый – подтема:

Садоводство/Инструмент садовый, или: Садоводство/Семена,

Еще примеры: Отдел/Координаты сотрудников, Отдел/Бюджеты

Или так:

Отдел

Инструкции должностные

Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип Аллена)! Иначе придется забыть о быстром поиске.

Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Я\\искать материалы по уходу от налогов

Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Бухгалтерский учет». Вы вырезаете нужную статью и складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК, то есть:

Я\\искать материалы по уходу от налогов

При этом в действии, записанном в КПК чуть меняете тему. Приписываете Сопут\\. Вот что получается в КПК:

Я\\ Сопут\\искать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и *CONTROL.

Папка МБКН (может быть. когда нибудь) – аналог категории > > MAYBE в КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите идею в ***IN для завтрашней обработки в рамках регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип Аллена! ). Если при обработке документов из входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до дна. Неочищенный входной лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.

Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг. Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т. д. ) во входном лотке.

Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать - дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ. Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ!

Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т. д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6 или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс сопут\\,. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения. Забудьте о ней. В нужный момент КПК сам выудит ее из нужной папки.

Вот, собственно, и все. Желаю удачи.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 910