Аннотации. Описание документов и дел личного происхождения

Аннотации

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также листовки, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1) аннотация, представлю собой заголовок отдельного документа

2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов.

3) Аннотация, содержащая краткое описание содержания документа.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельной листе, который вкладывается между обложной и первым листом дела.

Описание документов и дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

· фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

· заголовок дела;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовка лежат следующие элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовка необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

⇐ Предыдущая 1 2 3 45