Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационные характеристики документов и дел.

Информационные характеристики каждого дела являются:

· название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

· название структурной части (функции, отрасли);

· индекс дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· аннотация;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов – это краткое изложение содержания документов, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты – определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних – даты составления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

12 3 4 5 Следующая ⇒