Ценность документной информации

Ценность документной информации

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960-1970-е годы, когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учржедния-фондообразователя в системе государственного управления:

1-я категория – высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.;

2-я категория – учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

3-я категория – местные низовые учреждения 9районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

К фондам первой категории составлялись наиболее подробные справочники.

Оформление заголовка дела

Заголовок должен быть кратким, точным и летературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражении, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; разновидность дела: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организациооно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов.

Например: Протоколы № 1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь-июль 1996 г. Подлинники.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторый случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

⇐ Предыдущая 123 4 5 Следующая ⇒