Как планировать день руководителя: лайфхаки, которые работают

Иногда руководители ведут себя как дети – внезапно исчезают, забывают о своих обещаниях и договоренностях. Самые сложные ситуации возникают, если начальник думает, что сообщил вам об изменениях в планах, а на самом деле забыл это сделать. Как взаимодействовать с шефом?

Лайфхак 1. Немедленно записывайте любые указания вашего руководителя. Хотя иногда и этого недостаточно, так как начальник думает, что он о чем-то вам сказал, а на самом деле забыл. Пользуйтесь «агентурной» информацией, полученной из различных источников – от личного водителя, жены шефа, коллег, деловых партнеров по переписке.

Лайфхак 2. Четко договаривайтесь о том, как вы с руководителем взаимодействуете. Если вы несколько раз напоминали начальнику о предстоящей встрече, а потом он упрекает вас: «Ну что ты меня не предупредила! » – значит, что-то вы делаете не так. Объясните шефу, что не обладаете навыками телепатии. Договоритесь, как будете ему напоминать о предстоящих встречах: с помощью специальной программы-планировщика, к которой вы имеете онлайн-доступ; звонка на мобильный; сообщения в мессенджере; СМС; личной встречи и т. д.

Лайфхак 3. Старайтесь предвидеть события. Чем лучше вы осведомлены о планах руководителя, чем четче понимаете, как и почему он принимает те или иные решения, тем проще вам предугадать будущие события и предупредить хотя бы часть возможных неприятностей.

Пример. Ваш начальник назначил в 14. 00 встречу в офисе, а сам в это время оказался на другом конце города, ведя переговоры во время обеда с важным клиентом? Вы должны были за несколько часов напомнить ему о встрече и, если планы руководителя внезапно поменялись, отменить ее или перенести. Или убедить руководителя, что нехорошо назначать встречи, а самому на них опаздывать.

Полезный совет

Найдите для руководителя ту программу, которая позволит ему онлайн вносить изменения в свое расписание так, чтобы вы это тоже видели в режиме реального времени. Например, Google Календарь

Лайфхак 4. Не пытайтесь доказать руководителю, что это он что-то забыл, а не вы. Даже если вы считаете, что нужно объяснять руководителю, что он ошибается, делайте это не сразу, когда эмоции накалены, а спустя время, когда ситуация осталась в прошлом и руководитель в хорошем настроении.

Пример. Никогда не говорите руководителю: «Вы ошиблись», «Надо было сделать по-другому», «Так нельзя поступать» и т. д. Помните о дистанции! Вместо этого скажите: «Давайте попробуем посмотреть на ситуацию вот с этой точки зрения», «В этом случае вы бы больше выиграли, если бы... » и т. д.

Помните, что встречи, сорванные по вине руководителя, тем не менее остаются на вашей совести. Очень часто в подобных ситуациях руководитель говорит клиенту: «Моя помощница забыла меня предупредить! Я ей объявил строгий выговор! ». Не пытайтесь спорить – подыграйте! Сделайте вид, что вы сильно расстроены по поводу выговора, которого на самом деле не было.

Лайфхак 5. Помогите руководителю стать более организованным. Делитесь с шефом полезными статьями на темы, в которых он явно некомпетентен. Делать это надо ненавязчиво, например: «Я нашла интересную статью, может быть, прочитаете? ». Статья должна быть краткой, реально полезной руководителю, и к тому же он должен захотеть использовать то, что в ней предлагается. Помогите руководителю, напомните при обсуждении планов на следующий день о тех делах, которые он забыл и не включил в свой график. Ограждайте шефа от попыток запланировать намного больше, чем он реально успеет сделать. Освободите руководителя от рутинных дел.

Лайфхак 6. Объединяйте однотипные дела в крупные блоки. Чтобы не отвлекать руководителя на малозначительные события, постарайтесь так планировать его время, чтобы крупные блоки однотипных дел происходили каждый день в одно и то же время. Например, шеф подписывает документы утром и вечером, ведет прием посетителей в установленные для этого часы и т. д. Жесткий график работы начальника дисциплинирует остальных сотрудников.

Полезный совет

Не надейтесь, что взрослый человек, занимающий должность начальника, от одного короткого разговора тут же изменит поведение и станет подстраивать свою работу под то, что вы для него запланировали. Ставьте перед собой реалистичные цели

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒