Планируем рабочее время: лайфхаки для себя, руководителя и коллег

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Электронный журнал

Секретарь и руководитель / Взаимодействие

Планируем рабочее время: лайфхаки для себя, руководителя и коллег

Инна ИГОЛКИНА
психолог, бизнес-тренер, эксперт в области тайм-менеджмента и делегирования

Из статьи вы узнаете:

1. Какие лайфхаки помогут вам спланировать рабочий день

2. Как планировать день руководителя: лайфхаки, которые работают

3. Как приучить коллег соблюдать договоренности и делать все вовремя

4. Что делать, если планы все равно не сбываются

Вы распланировали свой день, но внезапно планы изменились. Ваш начальник назначил совещание, на котором через полчаса должно быть 20 человек, и именно вам предстоит их собрать. Или он забыл вас предупредить о визите важного клиента. А тут еще коллеги приходят подписать документы к шефу, когда захотят. Именно на эти проблемы жалуются помощники руководителей. Как планировать в условиях неопределенности? Лайфхаки для вас.

Обратите внимание!

Помните, что наибольшего успеха достигают те организации, где руководитель и подчиненные одинаково понимают, как нужно планировать

Лайфхаки для себя: как планировать рабочий день

Начните с самоорганизации и планирования. Это позволит вам сделать больше дел за меньшее количество времени.

Лайфхак 1. Планируйте. Желательно с вечера планировать дела на завтрашний день. Внесите в календарь все «жесткие» даты, которые вам известны, и делайте это каждый раз, когда появляется новая информация. Да, какие-то из этих событий (например, командировки) могут перенести или отменить, но привычка немедленно фиксировать новое задание обязательно сработает. Планируйте не только те дела, которые кажутся важными и срочными, но и те, которые происходят как бы «сами собой», между делом, даже если они занимают всего «пару минут».

Пример. Принести бумаги на подпись, подать чай/кофе и т. д. Если у этих дел есть конкретное время – обязательно учитывайте их в плане.

Наблюдайте за ежедневными делами. При желании можно найти определенные закономерности: сколько времени уходит на телефонные звонки, в какие дни и в какое время происходят совещания, сколько времени вы тратите на их подготовку и т. д. Эти наблюдения позволят вам заранее предвидеть «случайные» дела и избегать ситуаций, когда их становится слишком много.

Полезный совет

Изучите матрицу Эйзенхауэра «важно» – «срочно». Научитесь четко определять срочность каждого дела, которое вы записали

Лайфхак 2. Расставляйте приоритеты. Научитесь принимать типовые решения. Что делать, если начальнику срочно нужен кофе? А если при этом горит еще какая-то важная работа? Важность – это те последствия, которые возникнут от того, сделаете вы дело или нет. Например, вы не принесли вовремя кофе руководителю. Что вас ждет? Скорее всего, недовольство шефа. А вот если вы не заметили ошибку в договоре, который нужно было срочно проверить, компания может потерять большую сумму денег, и тут недовольством шефа дело не закончится.

Лайфхак 3. Используйте два конкурирующих принципа. Двухминутные дела делайте как можно быстрее и уделяйте самым важным делам первостепенное внимание. Да, эти принципы противоречат друг другу. Давайте разберем, как ими пользоваться. Если у вас есть дело, которое требует много времени, типичная ошибка – отложить его «на потом». В результате некоторые люди чуть ли не ночуют на работе. Правильный подход – планировать выполнение части крупных дел в то время, когда у вас высокая работоспособность. Второй принцип полезен тем, что, сделав первыми двухминутные дела, вы разгружаете себе день. Но сделав 40–50 двухминутных дел, вы, скорее всего, сильно устанете, поэтому ищите баланс между крупными делами и мелочами.

Лайфхак 4. Делегируйте. Даже если вы хотите стать незаменимой, иногда вы физически не сможете присутствовать в двух местах одновременно. Поэтому найдите кого-то из коллег, кто мог бы в случае необходимости выполнять хотя бы некоторые из ваших функций: ответить на телефонный звонок, принести чай/кофе, встретить посетителя. Не бойтесь, что руководитель подумает, что вас легко заменить. Заменить можно кого угодно, в том числе и вас! Хорошая новость заключается в том, что если начальника в вас все устраивает, вряд ли он сам этого захочет.

Полезный совет

Если хотите работать долго и счастливо, смело делегируйте мелочи другим, оставляйте себе возможность в случае цейтнота заняться наиболее важными и срочными делами

12 3 4 Следующая ⇒