Изменения в проекте

В процессе реализации проекта неизбежно появляются изменения: оказывается, что задачи занимают больше времени, чем планировалось; Заказчик на основании увиденных промежуточных результатов формулирует требования более четко, иногда внося значительные корректировки; стоимость ресурсов может изменяться во времени; у членов команды может не хватить квалификации для решения назначенных задач или попросту они могут заболеть. Получается, что изменения могут касаться любых аспектов проекта. Все изменения объясняются тем, что проектная деятельность – уникальна, невозможно предвидеть на стадии планирования все обстоятельства. Поэтому изменениями необходимо управлять, чтобы проект мог достичь своих целей в разумные сроки и бюджет!

Согласно [Мазур]: изменение в проекте – это замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при реализации проекта.

Все изменения в проекте можно условно разделить на две категории: изменения, которые не требуют особых согласований, и изменения, которые «быстро» внести в проект не получится.

В первом случае предположим, что задача выполняется на несколько дней дольше, чем планировалось изначально. Тогда руководитель проекта оценивает возможности и доступные ресурсы, и выбирает то решение, которое лучше всего подойдет для возвращения графика работ в нужное русло (может передать работу другому сотруднику или назначить еще одного сотрудника, договориться о сверхурочном выполнении и т. д. ).

Во втором случае, к примеру, если Заказчик просит внести весомые изменения в разрабатываемый продукт, то без согласования с командой проекта, спонсором и другими заинтересованными лицами не обойтись. Соответственно, при получении запроса на изменение необходимо оценить, насколько это изменение затрагивает окружение проекта и кто его должен согласовать, если выявится такая необходимость. В таком случае схема утверждения изменения включает:

· Техническое одобрение: оценка необходимости, возможности внести изменения и степени его воздействия.

· Финансовое одобрение: анализ затрат/выгод.

· Бизнес-одобрение: соответствие целям проекта, одобрение конечными пользователями вносимых изменений.

Значительную часть времени руководителя проекта занимает обработка запросов на изменение и отбор тех изменений, которые имеют смысл для проекта и принесут пользу. Поэтому руководитель проекта с одной стороны должен обладать определенной гибкостью, а с другой стороны он является гарантом того, что план работ, содержание и бюджет проекта не изменятся без необходимых одобрений. Процесс управления изменениями помогает обеспечить баланс между гибкостью и жестким контролем.

Иногда выставляют следующие приоритеты для изменений проектов:

· Низкий — изменение желательно, но его внедрение может быть отложено.

· Обычный — нет срочности, но откладывать не стоит.

· Высокий — изменение необходимо для устранения серьезной ошибки, затрагивающей большое число пользователей.

· Наивысший — необходимо наиболее эффективным образом провести изменение, поскольку оно влияет на бизнес в целом.

Кто может инициировать изменения? Выступить с предложением по изменению в проекте может любое заинтересованное лицо: и Заказчик, и Спонсор, и Команда проекта. Однако не все изменения принимаются к реализации. Рассмотрим подробнее, какие предпринимаются шаги по управлению изменениями.

1. Запрос на изменение отправляется руководителю проекта. Важно: запрос предоставляется в письменном виде (в свободном изложении или в форме, которая определена в организации).

2. Команда проекта рассматривает запросы и оценивает их (потенциальные последствия для проекта, стоимость их реализации и т. д. ). В зависимости от категории запроса решение о включении в проект принимается сразу или отправляется на согласование с другими заинтересованными лицами.

3. После утверждения запроса на изменение вносятся необходимые корректировки в документы, которые затронуло данное изменение. Дальше они становятся частью проекта, и работа идет свои чередом.

Хорошей практикой является ведение списка рассматриваемых изменений, он пригодится для ретроспективного анализа по итогам проекта.

Какие шаги может делать руководитель проекта при внесении изменений?

1. Манипулирование ресурсами:

· Замена ранее планировавшихся исполнителей на других, обладающих нужной компетенцией и имеющихся в наличии.

· Наращивание ресурсов (привлечения ресурсов со стороны, расширение собственных ресурсов предприятия).

· Выполнение задач сверхурочно, материальное стимулирование.

2. Работа со временем:

· Смещения задач за счет временного резерва следующих задач.

· Выполнение задач параллельно.

· Продление срока завершения проекта.

3. Изменение качества продукта (работа с содержанием):

· Снижение качества продукта проекта (исключение каких-либо требований к продукту, замена технологии, материалов и т. п. ).

· Замена продукта проекта на аналогичный и другие меры.

Выбор мер зависит от сути изменений, которые вносятся в проект, от команды проекта, от договоренностей с Заказчиком и других причин.

⇐ Предыдущая 1 2 34