Информирование заинтересованных лиц

Представьте ситуацию, когда Заказчик или другое влиятельное лицо находится в информационном вакууме и не имеет достоверной информации о ходе проекта. Что он думает о проекте и как он принимает тогда решения? И такая ситуация точно не будет способствовать успешному достижению целей проекта. Поэтому лучше изначально решить, кому и какую информацию о ходе проекта предоставлять, чтобы понимание стало верным.

Как гласит одно из следствий из закона Чизхолма (Chisholm's Laws): «Всё, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно».

Кто именно должен понимать статус проекта, кого стоит информировать о ходе проекта?

1. Руководитель проекта. Именно он отвечает за весь проект, ему принимать важные решения, касающиеся проекта. Соответственно, руководитель проекта должен обладать полной информацией о ходе проекта.

2. Команда проекта. Для успешной реализации проекта важно, чтобы любой член команды понимал, что происходит в проекте, какие ему необходимо выполнять задачи, и как эти задачи могут повлиять на проект. Основываясь на этой информации, команда проекта сможет сообщать о возникающих трудностях и изменениях, предлагать решения. О вариантах настройки коммуникаций было рассказано в лекции «Коммуникации в проекте».

3. Заказчик и другие заинтересованные лица. Информирование с заданной периодичностью заинтересованных лиц помогает удерживать их вовлеченность в проект и управлять их ожиданиями, а значит позволяет повысить вероятность поддержки проекта и минимизировать их сопротивление. Для более точного определения адресатов удобно использовать матрицу заинтересованных сторон, о которой шла речь в лекции «Разработка требований к результату». Кстати, по мере развития проекта состав заинтересованных сторон и уровень их вовлечения могутменяться, и это стоит учитывать.

Вовремя доставленная и адекватная информация о проекте напрямую способствует успеху. Важно, чтобы была выстроена адекватная система информирования о текущем состоянии проекта, в том числе система отчетности и контроля. Такая система позволит не только оперативно принимать решения, но и снизить вероятность возникновения конфликтов, как внутри команды проекта, так и с другими заинтересованными лицами из-за недопонимания. Для небольших проектов достаточно выстроить режим еженедельного информирования (звонок по телефону, встреча, отчет по электронной почте или в мессенджере), для более крупных проектов можно дополнительно использовать программные средства наподобие систем управления проектами или задачами (Trello, Notion, JIRA, Planfix, Megaplan, LeaderTask и др. ). Более подробно поговорим об отчетах далее.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒