Отчетность в проекте

Отслеживание статуса проекта заключается в сборе фактических данных, таких как даты начала и завершения задач, количество потраченных часов и денег, и в оценке предполагаемых сроков, трудозатрат и денег для оставшихся задач.

Формат отчета об исполнении выбирается в зависимости от того, для кого он предоставляется: для руководителя проекта, для команды проекта, для заказчика или других заинтересованных лиц. В соответствии с адресатом отчета выбирается также и периодичность предоставления, например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно или по запросу. Главное, чтобы работа руководителя проекта и команды проекта не свелась только к заполнению отчетов!

Формат отчета может быть как простым, так и детально проработанным. В простом отчете может содержаться следующая информация об исполнении:

· выполнена задача или нет (% выполнения задачи);

· сколько осталось дней до завершения текущей задачи;

· возможные смещения по срокам или стоимости будущих задач.

В расширенных отчетах может дополнительно содержаться следующая информация:

· выполненные задачи за определенный период и их показатели (срок, стоимость, ресурсы);

· прогнозные значения показателей будущих задач или проекта в целом;

· анализ выполненных работ;

· сводная информация о рисках проекта;

· сводная информация об изменениях в проекте;

· другая значимая информация, которая рассматривается и обсуждается.

Оценка выполнения работ проекта может производиться с разной периодичностью, в зависимости от требуемой точности, например:

· контроль в моменты окончания работ (0% – работа не выполнена, 50% – работа в процессе выполнения, 100% – работа выполнена);

· контроль в заранее определенных ключевых точках проекта (контроль по вехам);

· регулярный оперативный контроль с заданной периодичностью (например, ежедневно, еженедельно).

Существует два основных подхода к подготовке отчета членами команды проекта: со стороны задач и со стороны назначений ресурсов. Выбор подхода зависит от принятых в организации стандартов, типа проекта, важности подсчета потраченных трудозатрат, в том числе количества свободного времени для обновления данных в плане работ и т. д.

А) Идея подхода обновления информации по ресурсам заключается в том, что команда проекта отражает как фактические трудозатраты на назначенные задачи, так и предстоящие в своих периодических отчетах. Такой подход обеспечивает более точную картину о состоянии проекта, но требует достаточно больших затрат времени руководителя проекта и команды проекта. Обычно такой подход используется, когда выплаты сотрудникам зависят от потраченных часов, скорости работы. Тогда процент завершения по трудозатратам обозначает долю фактически отработанных часов по отношению к запланированным часам.

Пример 1. Отработав на задаче 16 часов из 40, вы получите 40% завершения по трудозатратам, хотя задача могла длиться и 3 дня, и 5 дней, и 10 дней, и так далее.

Пример 2. Допустим, сотрудник прислал отчет, что он выполняет задачу, запланированная длительность которой была равна 5 дней. Он потратил 24 часа на решение этой задачи и выполнил половину (% завершения по трудозатратам равен 50). Тогда руководитель проекта сможет построить следующий прогноз по выполнению задачи при восьмичасовой рабочей неделе: осталось потратить 24 часа, т. е. 3 дня; всего задача займет 6 дней, значит превышение длительности – 1 рабочий день.

Б) Смысл подхода обновления информации по задачам состоит в том, что собираются данные о фактической и оставшейся длительности, о датах начала и окончания задачи. Такой подход менее трудоемок, но и является менее точным.

При таком подходе процент завершения показывает долю фактической длительности выполненной части работы по отношению к запланированной длительности работы. По сути, это значение показывает – насколько выполнена работа с точки зрения запланированной длительности.

Пример 3. Допустим, вы отработали 3 дня из девятидневной задачи, тогда % завершения будет равен 30, несмотря на фактическое количество потраченных часов. Также и с проектом, отработав по проекту 18 дней из 120, вы получите 15% завершения всего проекта.

В зависимости от типа проекта и потребностей участников в качестве инструментов для составления отчетов могут использоваться следующие:

· текстовые и табличные редакторы (MS Word, Evernote, MS Excel, Google Docs, Google Sheets и т. д. );

· информационные системы управления проектами (MS Project, OpenProj, Oracle Primavera, др. );

· системы постановки задач (MS Outlook, Trello, Jira, Планфикс, Битрикс, Notion, др. ).

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒