Принципы и методы унификации документов.

2. Принципы и методы унификации документов.

Основными принципами унификации документов являются:

Ø унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации;

Ø единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Единообразие обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов;

Ø комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;

Ø экономичность, достигаемая за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три метода унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг над другом, а переменная - вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - также как анкета представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковине (заголовках строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 Следующая ⇒