Классификация документов по назначению.

Стр 1 из 4Следующая ⇒

СОДЕРЖАНИЕ

1 глава Теоретические основы организации первичного учёта на предприятии

1.1. Структура и цель системы организации первичного учёта

1.2. Элементы системы организации первичного учёта

1.3. Документы как источник первичной информации.

1.4. Классификация документов

2 глава Организационно-экономическая характеристика ГБУ

2.1 Организационная характеристика учреждения

2.2 Экономическая характеристика учреждения

Глава 3. Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования"

3.1 Нормативное регулирование первичного учёта в учреждёнии

3.2 Организация первичного учёта в учреждении

3.3Пути совершенствования первичного учёта в учреждении

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной работы является показать первичный учёт как самостоятельную, требующей исследования систему. Основными задачами являются:
1) раскрыть структуру системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих элементов;
2) рассмотреть понятие и классификацию документов, требования к их оформлению;
3) рассмотреть организацию первичного учёта в Курганском государственном бюджетном учреждении «Лесниковский дом-интернат для престарелых и инвалидов»
4) разработать единую методику проведения аудита первичного учёта применительно к любому раздела учёта;
5) систематизировать типичные ошибки, свойственные организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятия;
6) предложить пути совершенствования первичного учёта непосредственно для управления ГБУ «Лесниковский дом-интернат для престарелых и инвалидов»
Объектом исследования в работе являются участки интерната, на которых ведется учёт основных средств, материалов, труда и заработной платы, денежных средств в кассе и на расчётных счетах. Предметом исследования являются первичные документы на этих участках, их значение и движение.
Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный учет - это более сложное понятие, которое представляет собой организованную систему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или непосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную систему способом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов учета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета.
Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы, характеризующие состояние всей деятельности организации.
Таким образом, первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учёта на предприятии

1.1 Структура и цель системы организации первичного учёта

В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт представлен как единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности. Он представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации в документах хозяйственных фактов и является основой информационной системы бухгалтерского учета.

Так же специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления.

Поэтому спокойно можно рассматривать первичный учет, как самостоятельную систему, которая является небольшой частью системы бухгалтерского учета. Из этого можно сделать вывод что анализ каждой из ее подсистем и их взаимосвязей делает возможным анализ эффективности самой системы для осуществления своих целей.

Улучшение качества документации в целом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако велика вероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействовать на деятельность этой системы.

Любая система имеет цели на достижение которой направлено ее функционирование.

Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.

Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.

1.2. Элементы системы организации первичного учёта

Важным этапом исследования системы первичного учета является выделение элементов ее структуры. Наиболее распространенным является выделение следующих элементов.

· Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту - организованная совокупность средств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации на различных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности предприятия. Оптимальный вариант организации сбора и регистрации информации это использование различных средств регистрации и средств передачи и накопления информации. Очень важнопонять, какие технические средства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различных участках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить:

1. степень точности при сборе и при регистрации оперативных фактов;

2. уровень оперативности сбора (съёма, фиксации) и регистрации первичной информации об отдельных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;

3. сформировать собственное мнение о том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрирована с той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретном участке учёта или на определённой стадии учётного процесса.

· Массив первичной учётной документации. Документирование информации – обязательное условие для её включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24 – ФЗ).

· Среда функционирования системы первичного учёта - совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учёта. Один из способов анализа среды и её влияния на функционирование системы – разделение всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например, организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др.

· Организация работы с документацией - заключается в том, что путем использования информации, представленной в документах, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления, (включая учёт, планирование, прогнозирование, контроль, анализ, регулирование) для достижения запланированных экономических показателей и получить максимальную прибыль

Первые три элемента - наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия Последний элемент – динамичная составляющая системы организации первичного учета, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.

Исследование элементов структуры системы организации первичного учета лучше начать с анализа сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчёта всей системы первичного учёта.

1.3. Документы как источник первичной информации.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация- оформление хозяйственной операции документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ- письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.

Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация. Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами.

Реквизит - единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.

Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.
Призначные реквизиты - отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.). Содержательные реквизиты - раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

1.4. Классификация документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражается в их классификации.

· Классификация документов по назначению.

По назначениюдокументы подразделяются на:

— распорядительные - дают право на совершение строго определенных распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определенную сумму в банке с ее расчетного счета.

— оправдательные - подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчетным лицом бухгалтеру.

— бухгалтерского оформления - самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии.

— комбинированные - сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм авансовый отчет приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчете бухгалтерских проводок по списанию этой суммы дает основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

12 3 4 Следующая ⇒