|
|||
Классификация документов. Документирование хозяйственных операций5.2 Классификация документов. Документирование хозяйственных операций и документооборот.
Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по различным признакам: По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете. Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей. Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода накопительные и группировочные ведомости, расчеты себестоимости продукции, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки и др. Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, авансовые отчеты подотчетных лиц и др. По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков. По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные. Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет. По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные. В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные. По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными. Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях или организациях. Основная часть первичных документов – специализированные. По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК. По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов. Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа. По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения. Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота. Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение. С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается ее руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом. Примерная форма графика документооборота приведена в таблице 1.
|
|||
|