ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОРЯДОК И ЧАСТОТА ЗАПОЛНЕНИЯ

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОРЯДОК И ЧАСТОТА ЗАПОЛНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ.

На предприятии ведутся и заполняются следующие виды документов:

· документы бухгалтерского учета - учет поступления материальных ценностей, документы на их списание, налоговые накладные - оформляются на каждый акт движения материальных ценностей;

· документы по оформлению клиентов библиотеки - оформляются на каждого нового клиента;

· запросы на литературу - оформляются регулярно;

· заказа на закупку литературы;

· другие документы;

4. АЛГОРИТМЫ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ. БИЗНЕС - ПРАВИЛА.

4.1.Анализ функционирования и организационные основы предприятия.

В ходе обследования была обнаружена следующая информационная технология работы станции:

При первом посещении библиотеки, клиент проходит регистрацию у администратора по клиентам, при этом также не исключена возможность оформления у библиотекаря (с получением пароля и читательского билета) и сразу же может оформить запрос на интересующую его литературу либо с помощью библиотекаря, либо самостоятельно. При последующих посещениях клиент имеет право доступа ко всем каталогам библиотеки только при введении своего пароля, который состоит из номера читательского билета и индивидуального пароля который известен только клиенту и администратору по клиентам. Если клиент забыл свой пароль, то он может уточнить его у администратора по клиентам.

Во время оформления запроса клиент может получить полную информацию об интересующем его издании (т. е. имеется ли оно в библиотеке вообще, о времени его возврата, если оно в данный момент находится на руках или в ремонте). Если интересующее клиента издание отсутствует в «нашей» библиотеке, то он может оформить запрос в другую библиотеку. Такой запрос отправляется к менеджеру, который, в свою очередь отправляет этот запрос в другие библиотеки. В течении некоторого срока, оговоренного в бизнес- правилах библиотеки, менеджер должен получить ответы из библиотек и выдать клиенту ответ. Если какая-либо из опрошенных библиотек имеет возможность предоставить необходимое издание, то менеджер отправляет курьера в эту библиотеку для удовлетворения запроса. Клиент получит требуемое издание в срок, оговоренный бизнес-правилами библиотеки.

Клиент имеет право доступа в Internet за соответствующую плату. Также он может распечатать заинтересовавшую его информацию, либо сделать ксерокопию (если это печатное издание). Для этого ему нужно обратиться к технику.

В случае утери, либо если клиент задержал книгу дольше положенного срока, он должен обратиться к библиотекарю. Библиотекарь, в свою очередь, должен начислить штраф и получить соответствующую сумму от клиента. В противном случае клиент теряет право пользоваться библиотекой.

Учетом количества удовлетворенных и неудовлетворенных запросов занимается библиотекарь. Он составляет статистику спроса на издания, обрабатывает ее и подает результаты менеджеру. Менеджер на основе статистики составляет прогноз, согласно которому

(с учетом предложений, поступивших от организаций-партнеров) формирует заказы на закупку литературы. Доставкой этих заказов занимается курьер.

Менеджер также ведет список организаций-партнеров и библиотек, с которыми «наша» библиотека сотрудничает. Каждая организация-партнер присылает в библиотеку предложения, которые представляют собой список новой литературы которая появилась в данной организации. Форма предложения является единой для всех организаций-партнеров, что облегчает обработку полученной информации.

Наймом сотрудников на работу занимается директор библиотеки. Определением и корректировкой расписания, и прочей деятельностью, связанной с персоналом, занимается администратор по персоналу. Корректировка расписания осуществляется путем оформления и отправки сотрудником запроса на изменение расписания администратору.

Оценкой состояния экземпляра книги и ремонтом, в случае необходимости, занимается архивный работник. Экземпляры книг могут находиться в ремонте в течение оговоренного в бизнес-правилах срока.

В библиотеке приняты следующие бизнес-правила:

1. Оформлением клиентов занимается библиотекарь.

2. Клиент имеет возможность получить консультацию у библиотекаря.

3. Клиент может получить не более пяти книг.

4. Книги должны быть возвращены в течение 10 дней. В случае задержки начисляется штраф.

5. Клиент может получить доступ к электронному каталогу только через свой пароль.

6. В случае порчи либо утери литературы клиент должен заплатить штраф, который выписывает библиотекарь.

7. Распечатка литературы и сведения, полученные из Internet, оплачиваются клиентом согласно установленным тарифам.

8. Если необходимая для клиента литература отсутствует в библиотеке, то он может оформить заказ, ответ на который будет получен клиентом от менеджера в течение 20 мин. и, в случае наличия этой литературы в другой библиотеке, клиенту будет сообщено о времени получения литературы. Срок получения не более трех дней.

9. Клиент не может быть исключен из библиотеки, не возвратив или не возместив утрату литературы.

10. После перерегистрации, проводимой один раз в год, клиенты, которые не пользовались библиотекой больше года, заносятся в резервную базу с последующим исключением.

11. Изменения в электронный каталог могут вносить работники хранилища (только информацию о ремонте или списании экземпляра), библиотекарь (в случае утери экземпляра клиентом, в случае поступления новой литературы).

12. Изменения в базу «Клиент» может вносить только библиотекарь.

13. Изменения в список библиотек и в список организаций-партнеров может вносить только менеджер.

14. При внесении изменений в список библиотек и в список организаций-партнеров «старая» информация сохраняется и хранится до тех пор пока не будут внесены новые изменения. Удаленные записи из этих списков также сохраняются в резервном списке. Информация в резервном списке хранится 5 лет после чего удаляется из базы окончательно и восстановлению не подлежит.

15. Сотрудники библиотеки имеют право доступа в базу «Сотрудники» только под своим паролем и могут получать информацию только о себе.

16. Сотрудники имеют право подать заявку на изменение расписания.

17. Информацию и изменения в базу «Сотрудники» может вносить только администратор по персоналу, он же рассматривает заявки на изменение расписания.

18. Составлением статистики по использованию литературы занимается библиотекарь.

19. Закупкой литературы занимается менеджер, проанализировав статистику, подаваемую библиотекарем, и предложения, поступающие от издательств, магазинов и складов.

20. Доставкой литературы занимается курьер по указаниям менеджера.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒