Состав документов архива. Задачи и функции архива

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Департамента ветеринарии, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Департаменту ветеринарии;

2.4. личные фонды ведущих работников Департамента ветеринарии, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в Государственное казенное учреждение РС (Я) «Национальный архив РС (Я)» в соответствии с установленными требованиями;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве в структурных подразделениях Департамента ветеринарии;

3.1.5. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники;

3.1.6. методическое руководство работой архивов подведомственных Департаменту ветеринарии учреждений.

3.2.В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ и РС (Я).

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с руководителями структурных подразделений и утверждает у руководителя график упорядочения документов в структурных подразделениях;

3.2.3. составляет и представляет, не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока их хранения, на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному РС (Я).

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (один раз в 5 лет, а также при смене ответственного специалиста за архив, при переезде и др.) организует проверку наличия дел, хранящихся в архиве, с оформлением акта;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)»;

3.2.6. организует использование документов архива:

· информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;

· выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного пользования, для работы в помещении архива;

· исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера; в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

· ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Департамента ветеринарии;

3.2.8. оказывает методическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел; службе делопроизводства в составлении сводной номенклатуры дел Департамента ветеринарии и представлении ее на согласование Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и духовного развития РС (Я); контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Департамента ветеринарии;

3.2.9. организовывает и проводит мероприятия (семинары, совещания, курсы и др.) по повышению квалификации лиц, ответственных за работу по делопроизводству и архивному делу в структурных подразделениях Департамента ветеринарии, по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству.

3.2.10. ежегодно заполняет и представляет в ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)» паспорт архива о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)» документы постоянного хранения.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒