Выступления и отклик на них

Совещания представляют собой в высшей степени структурированные беседы. Важно, чтобы выступления были ясными и краткими, непосредственно связанными с обсуждаемой темой. Как и в случае устной коммуникации, здесь возможны двусмысленность, недоразумения и разногласия.

Очень вероятно, что вам захочется высказаться также в ходе обсуждений, даже если это будет просто стремление уяснить что либо. (Если это не так, может быть, ваше решение присутствовать на совещании было ошибочным! ). Полезно записывать обсуждаемые вопросы по мере их возникновения. Перед тем как выступить, продумайте своё выступление и дайте его краткое изложение в нескольких тезисах. Это поможет вам говорить ясно и кратко, в особенности, если вы волнуетесь во время важных совещаний.

Ответы на выступления других также требуют навыков. Ниже в обобщённой форме изложено несколько советов.

Поведение в ходе совещания
Нет...	Да...
• не давайте людям чувствовать себя глупо, смеясь над плохими или непрактичными идеями	• относитесь к плохим идеям серьёзно, но называйте причину, по которой их не следует далее рассматривать
• не критикуйте конкретных людей за невыполнение задания	• разъясните, что следует сделать и кому, или, если замечание или выговор необходимы, сделайте их после совещания
• не игнорируйте выступлений участников	• старайтесь опираться на высказанные в ходе совещания идеи, пусть даже только косвенно, например: «Что касается мысли, высказанной ранее Сергеем, мы могли бы... »
• не давайте застенчивым или неуверенным участникам почувствовать себя в стороне	• прямо спрашивайте неуверенных об их взглядах и поддерживайте их выступления

В начале совещания для ведения протокола назначается секретарь. Цель протокола — запись важной информации, принятых решений и сторон, их принявших. Часто, однако, протокол представляет собой стенографический отчёт о том, что говорилось, в результате чего он получается слишком длинным, не выделяет важных мыслей, предложений и читается редко.

Рекомендуется использовать форму представления, называемую иногда протоколом мероприятия, содержащую следующую информацию:

? Предмет совещания.

? Обобщённо основные поднятые темы/проблемы.

? Обобщённо требующиеся действия.

? Лица, ответственные за проведение действий.

? Срок выполнения.

Такой протокол может быть использован в начале следующего совещания для обзора работы проделанной со времени предыдущей встречи.

На первый взгляд, провести совещание очень просто. Но нередко любая встреча с коллективом таит непредсказуемые вопросы, даже поступки. Поэтому к каждой такой встрече надо тщательно готовиться, не уповая на привычный российский «авось... »

⇐ Предыдущая 12