Председательство на совещании

Производственное совещание: как лучше его провести

Одной из ведущих организационных форм деятельности руководителя, позволяющей разрабатывать управленческие решения, доводить идеи до сотрудников и получать обратную информацию, является совещание. Это может быть пятиминутная встреча для обзора хода работы по сравнению с планом работ на неделю или на высоком уровне встреча партнёров по стратегическому партнёрству, цель которой — определение основных принципов сотрудничества. Хорошо подготовленные и управляемые совещания помогают экономить время, эффективно решать проблемы, распределять ответственность. К сожалению, совещания могут быть также бесполезными и утомительными.

Председательствуете ли вы на совещании, управляете ли им со стороны или просто присутствуете в качестве приглашённого участника, вы играете важную роль в успехе совещания. Первые шаги к успеху предпринимаются в ходе подготовки. Крайне важно, чтобы было продуктивно использовано всё достигнутое в ходе подготовки. К сожалению, слишком обычной является недостаточно хорошо подготовленная повестка дня.

Ключевыми аспектами хорошего управления совещанием являются:

? эффективный председатель,

? значимые выступления

? умелое ведение протокола.

Первым шагом к достижению эффективности совещаний будет заданный каждым участником самому себе вопрос: присутствовать на нём или нет? Даже если совещание запланировано лично вами, может быть, следует послать на него вашего подчинённого.

Второй шаг — подготовка совещания. Совещания всегда должны быть хорошо подготовлены. Под этим подразумевается принятие решений по содержанию повестки дня, составу участников, продолжительности совещания. К необходимой подготовке относятся:

? составление повестки дня и передача её в виде циркуляра для комментариев;

? решение о том, кто должен присутствовать;

? определение регламента. Повестка дня представляет собой общий обзор совещания. Она должна содержать:

? цель совещания;

? задачи каждого раздела повестки дня и порядок их обсуждения;

? запрос информации от участников (если требуется);

? место, дату и время проведения совещания;

? список приглашённых участников.

Наряду с информированием участников о цели совещания разработка повестки дня побуждает вас дать подтверждение причинам, по которым вы проводите совещание; обдумать, какая информация потребуется; а также определить то, что сделать до совещания. Если цель совещания и задачи его отдельных пунктов сформулированы ясно, это предоставляет вам основу для ведения мониторинга и записей в ходе совещания. Если повестка дня рассылается предварительно, это даёт участникам возможность предлагать изменения, а также подготовиться к выступлению.

Чем больше количество участников, тем сложнее управлять ими и тем менее вероятно достижение цели совещания. Рассматривая задачу каждого пункта, старайтесь приглашать только тех, чьё участие необходимо — или как сообщающих информацию, или как принимающих её; выносящих решение и руководствующихся этим решением. Если вы не уверены в вашем выборе, покажите повестку дня предполагаемому участнику и спросите его, считает ли он своё участие нужным или нет.

Из числа участников назначается председатель. Ниже приводятся советы председателю. Однозначных правил, определяющих, кто должен председательствовать на совещании, не существует. Хотя часто председателем выступает (или назначается) старший по должности из присутствующих, но это далеко не всегда оптимальное решение. Насколько возможно, председательство должно поручаться наиболее компетентному в этой области участнику. Вероятно, по горькому опыту каждому руководителю известно, кто не должен быть председателем.

Помещение для совещания должно быть достаточно просторным для свободного размещения всех участников в равных условиях и с возможностью делать записи (если это необходимо). Необходимо обеспечить световой, воздушный и температурные режимы. Плохо, если через несколько минут после начала в помещении станет душно или люди будут «стучать зубами» от холода. Площадь помещения должна быть пропорциональна численности участников. Не стоит собирать несколько человек в актовом зале. Не должно быть много лишних стульев. По возможности рассаживайте участииков за круглым столом.

Самые худшие совещания — это те, которые, кажется, никогда не кончатся и где участники изнывают от ожидания его окончания. При том, что чувство скуки и разочарования нарастает, выступления становятся всё более бесполезными, а обсуждение всё менее целенаправленным. Один из способов избежать такой ситуации — чёткое определение времени начала и окончания совещания, продолжительности обсуждения каждого пункта и неукоснительное следование этому регламенту.

Если обсуждение выходит за рамки регламента, обратите на это внимание участников и постарайтесь ускорить обсуждение. Если поднимаются вопросы, не входящие в повестку дня, попросите перенести их обсуждение на следующее совещание, для которого будет составлена соответствующая повестка.

Председательство на совещании

Председатель в ходе совещания играет особо важную роль. Советы председателю приведены ниже, но даже если вы окажетесь на плохо ведущемся председателем совещании, всё ещё остаётся возможность повлиять на его успех.

Хороший председатель:

Разъясняет:

? задачу совещания; время его окончания; внутренние правила учреждения, которые участникам следует соблюдать.

Подводит итог:

? достигнутому прогрессу — после каждого раздела повестки дня; принятых решений; тем и несогласованных вопросов, вынесенных на обсуждение на последующих совещаниях.

Обеспечивает:

? сохранение направленности обсуждений на цель совещания; возможно более строгое соблюдение участниками регламента; предоставление всем участникам возможности выступить с сообщением или в прениях; предотвращение перехода разногласий в споры.

12 Следующая ⇒