Подготовка к совещанию

Возможно, самый лучший способ начать — это просто положить перед собой пустой лист бумаги и подумать о том, каким должно быть совещание. Следует записать все вопросы, подлежащие обсуждению, и указать, какие решения следует принять участникам встречи. Также важно отметить, каких изменений вы ожидаете достичь после совещания и какие необходимо осуществить изменения накануне его. Хотя обстоятельства каждого совещания уникальны, планирование обычно строится по следующим принципам.

Постановка целей. Большинство совещаний проводятся для обмена мнениями или решения проблем. Даже в тех случаях, когда цели совещания могут быть очевидными для вас, как организатора и руководителя, их следует четко сформулировать и предоставить всем участникам. Имейте в виду, что для подчиненных ваши цели могут оставаться непонятными и даже двусмысленными. Не забудьте заранее сообщить участникам дату и время проведения совещания, повестку дня и планируемый алгоритм принятия решений.

Совещание, посвященное обмену информацией, будет эффективным, если во время его происходит обмен сложной или противоречивой информацией, если эта информация имеет важные последствия для участников совещания, или если личная передача информации имеет символическую ценность. Во всех остальных случаях следует подумать над тем, чтобы ограничиться перепиской или телефонными звонками.

Совещания, посвященные решению проблем, позволяют объединить знания и умения нескольких людей. Идеи, которые рождаются в открытой дискуссии, обычно богаче и креативнее, чем идеи, к которым те же люди могут прийти по одиночке

1. Выбор участников. На совещание следует пригласить сотрудников, которые примут в нем активное участие, а также тех, кого коснутся ожидаемые результаты встречи. Это в первую очередь те, у кого есть знания и навыки, имеющие отношение к проблематике совещания, а также кто несет ответственность за распределение организационных ресурсов (времени, бюджета, кадров, власти и влияния), необходимых для реализации ожидаемого решения. Постарайтесь учесть возможные опасения и интересы менеджеров, а также их отношения между собой. Ваша цель — достичь приблизительного баланса власти и статуса в противоборствующих подгруппах (кроме тех случаев, когда у вас есть причины наделить какую=либо из групп большей силой).

Сделайте все от вас зависящее, чтобы численность участников совещания соответствовала его целям. Количество участников на встрече, главной целью которой является обмен информацией, может значительно варьироваться, но, как правило, чем их меньше — тем лучше. Хорошо, если на собрании, посвященном принятию решений, присутствуют пять человек с примерно равноценными знаниями и опытом.

Процесс принятия решений — это не спортивное состязание, и зрители могут лишь помешать. На совещании, посвященном решению проблем, не должно присутствовать более 12 человек. В противном случае встреча становится тягостной и выходит из под контроля руководителя, а вероятность эффективного взаимодействия между участниками резко снижается.

Планирование повестки дня. Повестка дня, задающая участникам общее направление встречи, остается эффективным способом контроля над обсуждением даже на неофициальном, скажем, исследовательском совещании. В повестке дня следует указать цели совещания для участников и обрисовать пределы, в которых дискуссия может оставаться продуктивной. Более того, предоставляя участникам повестку дня заблаговременно, руководитель побуждает их подготовиться к совещанию.

Ниже перечислены основные принципы, которых следует придерживаться при составлении повестки дня. По возможности, располагайте темы повестки дня в таком порядке, чтобы они логично следовали друг за другом.

Располагайте темы повестки дня от самых простых к самым сложным и противоречивым.

В повестке дня не должно быть слишком много пунктов: придерживайтесь

здравого смысла. Не вносите в повестку дня темы, которые лучше всего решить в малых группах или в беседах один на один.

Отделяйте обмен информацией от решения проблем.

Четко определите время начала и окончания совещания.

В зависимости от продолжительности совещания, запланируйте несколько

перерывов — так, чтобы они не прерывали важных обсуждений.

Не обязательно придерживаться четкой, подготовленной заранее повестки дня на каждом совещании. Зачастую вы просто не можете предугадать, куда зайдет обсуждение или насколько долго оно продлится. Однако, последовав нашим советам, вы сможете предсказать разногласия и подготовиться к ним, чтобы разрешить их наилучшим способом. Даже когда вы не готовите повестку дня в письменном виде и не собираетесь представлять ее остальным участникам, не начинайте совещания, если у вас нет ясного представления, каким оно должно быть.

Выполнение домашнего задания. Главная цель подготовки к совещаниям — собрать и проанализировать всю релевантную информацию. Часть данных вы можете почерпнуть из письменных документов, но во многих случаях важная информация содержится только в головах ваших сотрудников. Чем более важна и противоречива тема совещания, тем более активным должно быть заблаговременное общение организатора с будущими участниками.

Благодаря этому предварительному общению вы сумеете предвидеть “тупиковые ситуации” совещания и расхождения во мнениях участников. В процессе такой подготовки постарайтесь получить как можно более полное представление о точке зрения каждого из них, а также об ожиданиях, которые они возлагают на планируемую встречу. Личные цели участников — так называемая скрытая повестка дня — могут оказать столь же значительное влияние на ход и результат встречи, как и явная, разработанная руководителем повестка дня. Поэтому, чем больше вы будете осведомлены об этих личных целях, тем более предсказуемым окажется для вас ход дискуссии и тем эффективнее вы сумеете на него влиять.

Осуществляя предварительную подготовку к совещанию, вы подаете своим подчиненным хороший пример. Если на подготовку к совещанию отводится достаточно времени, чтобы собрать релевантные данные, совещание пройдет быстрее. Немногие события в жизни организации могут вызвать столь же сильное разочарование, как совещание, в котором принимают участие совершенно неподготовленные и неосведомленные сотрудники.

Подготовка к совещанию должна также включать информирование вашего руководства — тех, кто не будет принимать участие в совещании, но несомненно заинтересуется его результатами.

Наконец, за день два до совещания распространите среди участников повестку дня и другие важные материалы. Этим вы поставите их в известность о своих целях и ожиданиях, и они окажутся более подготовленными к обсуждению. Но соблюдайте умеренность — люди скорее прочтут краткие заметки, чем длинные и запутанные отчеты.

Определение даты, времени и места совещания. Время и место проведения совещания может оказать тонкое, но существенное влияние на эффективность обсуждения.

Устанавливая рамки встречи, вы преподносите будущим участникам поразительно много сообщений: как о значимости встречи, так и о ее стиле (официальный, неофициальный) и возможных результатах.

Какое время рабочего дня больше всего подойдет для проведения конкретного совещания? Зачастую рабочий процесс в организации не оставляет руководителю

широких возможностей выбора. Например, вы не сможете организовать общее собрание всех банковских кассиров на протяжении рабочего дня или всех приемщиков сразу после получения большого объема почтовой корреспонденции.

Тем не менее иногда выбор остается за организатором совещания. Что следует участь? В начале рабочего дня участники будут отдохнувшими и не озабоченными другими рабочими проблемами. С другой стороны, в послеполуденное время совещания проходят более спокойно, поскольку, когда рабочий день подходит к концу, над участниками не висит дамоклов меч других забот. Планируя время начала совещания, важно задать себе простой вопрос: чем предстоит заняться его участникам по

окончании встречи? Будут ли они страстно желать окончания совещания, чтобы приступить к своим рабочим обязанностям или решению других проблем? Или, напротив, постараются затянуть обсуждение? Какая стратегия в большей степени отвечает вашему видению планируемой встречи? Не существует времени суток, идеального для проведения совещаний, поэтому следует тщательно взвесить, какое время более всего целесообразно в вашем случае. Планируя совещание, следует также учесть два дополнительных фактора. Во первых, убедитесь в наличии запаса времени: редко когда удается избежать неожиданных нарушений хода совещания. Во вторых, согласуйте время начала совещания с его предполагаемой или желательной продолжительностью. Скажем, если совещание продлится всего один час, неплохо начать его в 11: 00.

Старайтесь не планировать совещаний, превышающих по продолжительности полтора часа — в противном случаем вам не удастся поддерживать заинтересованность людей в теме совещания. В случаях, когда предмет совещания крайне сложен или обойтись без продолжительного обсуждения невозможно по иным причинам, следует предусмотреть небольшие перерывы, чтобы можно было выпить кофе и размяться, — как минимум, каждые полтора часа.

Следующий ключевой вопрос — место проведения совещания. Обстановка, в которой происходит обсуждение, оказывает заметное влияние на содержание и тон дискуссии. Подумайте хотя бы о разнице в двух случаях: когда вы вызываете троих подчиненных в свой кабинет и когда вы приглашаете их на деловой обед в ресторан. Из этого просто го примера видно, что, оговаривая место проведения встречи, вы косвенно сообщаете

участникам о степени ее официальности и запланированном формате обсуждения.

Аналогично: когда у вас намечается совещание с коллегами, организация его на нейтральной территории, скажем, в конференц зале способствует созданию атмосферы, отличной от встречи в кабинете одного из участников. В каждом из этих случаев нет правильных и ошибочных вариантов — место проведения совещания следует выбирать исходя из его целей.

Нельзя забывать и об остановке внутри помещения. Так, если при совещании в вашем кабинете вы станете так, что аудиторию и вас разделяет письменный стол, тем самым вы сыграете в значительной степени авторитарную роль. Сидя на стуле в кругу участников, вы поставите себя на одну с ними доску. Если встреча проходит в конференц зале, вы можете занять место во главе стола (демонстрируя свое превосходство) или сесть в кругу остальных участников.

Позаботьтесь и о подготовке необходимого во время совещания оборудования, такого, как диапроектор, подставки, доска. Эти простые приспособления облегчат обмен информацией и принятие решений.

12 Следующая ⇒