1-й вариант формализации (текстовый)

формализация бизнеса, т. е. переход к четким процедурам выполнения тех или иных задач. Очень часто, придя к пониманию, что «в компании бардак», руководители пытаются решить эту проблему путем написания многочисленных должностных инструкций. И не менее часто эти инструкции, за которые привлеченным консультантам заплачены немалые деньги, хранятся в шкафу у HR-менеджера, а в жизни все остается как раньше. Так происходит потому, что нарушена логика процесса формализации.

Для того чтобы своевременно обеспечить «на выходе» необходимое количество продукции/ услуг требуемого качества, каждый сотрудник должен знать свои обязанности, причем его роль (рамки полномочий и ответственности) должна однозначно пониматься всеми участниками процесса. Иначе невозможно эффективно контролировать деятельность работников и точно оценивать вклад каждого в достижение конечного результата. В действительности, когда бизнес-процессы не формализованы (не описаны), каждый работник выполняет задачи «в меру своего понимания». Грамотное описание всех этапов работы в подразделении позволяет четко установить обязанности сотрудников на конкретных рабочих местах. На основе этих описаний составляются фактические должностные инструкции для сотрудников. При таком подходе работа осуществляется по принципу «логики процесса», а не от фантазий руководителя по поводу того, как бы еще «загрузить» подчиненного. Неправильно спроектированные рабочие процессы снижают производительность труда, могут создавать в подразделении конфликтные ситуации, приводить к увольнению ключевых сотрудников, ухудшать удовлетворенность клиентов, а так же приводят к недостатку или избытку персонала на различных участках, дублирование одних функций и недостаточное внимание к другим (что также сказывается на результатах — ритмичности работы, производительности труда и качестве продукции/услуг). Необходимость формализации бизнес-процессов возникает и при проведении оценки уровня вовлеченности работников компании (или отдельного подразделения)
Пример формализации БП «Оформление договора»

Менеджер компании подготавливает договор с клиентом. Каждый договор должен быть согласован с руководителем отдела (может выполняться многократно! ).

Если сумма договора больше 15 000 руб., то в договор бухгалтер должен внести доп. условия. Если меньше, то доп. условия не требуются.

Каждый договор должен быть согласован с юристом (может выполняться многократно! ).

После всех согласований менеджер подписывает договор у директора и отправляет его по почте клиенту.

Когда менеджер получает подписанную клиентом копию договора, он регистрирует её.

1-й вариант формализации (текстовый)

Менеджер компании подготавливает договор с клиентом.
Договор согласовывается с руководителем отдела. Если руководитель не согласовал, то менеджер должен его исправить. Если согласовал, то следующий шаг.
Условие. Если сумма договора больше 15000 руб., то бухгалтер вносит доп. условия в договор. Если меньше, то доп. условия вносить не требуется.
Договор согласовывается с юристом. Если юрист не согласовал, то менеджер должен исправить договор. Если согласовал, то следующий шаг.
Подписание договора у директора. Отправка менеджером договора по почте клиенту.
Регистрация подписанного клиентом экземпляра (записываются данные, когда получен договор).

12 Следующая ⇒