Тема «Служебные письма»

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста ( по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

§ дата;

§ номер;

§ ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

§ заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

§ фирма;

§ структурное подразделение;

§ должность;

§ фамилия и инициалы;

§ почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26. 01. 06 № 247)... ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п. ), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

§ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

§ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

§ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

12 Следующая ⇒