ызметтік хаттар түрлері

Қызметтік хаттар түрлері

Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкларда жазылады. Бланк форматы А4 210/297 мм, кейде А3 және А5 форматтары да қолданылады. А3 форматты қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың әдеттегідей стантарт форматтың А4 көлемі 2 есе үлкен болады. Қызметтік хат жазуда кең таралған формат түрі А4.

Келесі жазу әдісімен безендірілуі мынадай:

- Компьтерде басып шығарылған хат мәтіні қол жазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарған кейінгі мәтін міндетті түрде қол жазбамен салыстыра отырып, тексеріліп қателерді жөндеді;

- Құжат қатесіз болу керек. Тексеру барысында кездескен қателерді корректормен түзеткеннен гөрі компьютермен қайта теріп шығарып алған дұрыс;

- Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат дайындалып болып,стилистиканың қателерді жөндеп, редакцияланады.

- Мәтін оңай оқылатындай болу үшін оның бояуы қанық 14 шрифімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын: кіріспе, негізгі мәтін, қорытынды бөлік.

- Қызметтік хаттар жазғанда оның қағазына да көңіл бөлінуі керек.

- Бланкіде көрсетілген барлық қызметтік ақпарат: тіркеу нөмірі, мерзімі т.б арнайы штамппен қойылуы немесе компьютерде басылуы керек.

Қызметтік хатты жазуды қалыптасқан тәртібі бар. Мынадай бөлімнен тұрады:

Тақырыбы

- Мезгілі

- Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресінің аты-жөні

- Хаттың жалпы ұғымы, мақсатпен көрсететін бөлік

- Негізгі мәтін

- Хатты аяқтай келе жазылатын сыпайгершілік сөздер

- Жіберушінің қолы

- Қосымша берілетін болса, оған сілтеме

- Қосымша

- Құжатты дайындаушы жіберуші туралы скриптун.

Хат жазатын қағаздың сол жақ шетінен 3-4 см қалдырады. Хат жазатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1 см орын қалдырылады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдыратын орын бір келкі кемінде 2 см. Бұл хат мәтінінің таза сақталуына кейін іске тігілгенде беттердің шетіне қол көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірмей сақталуына және хатпен таныса отырып, шетіне қосымша белгі қоюға болады.

Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіншілігінше хат мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғары бқлігіне қойылады.

Тақырып – егер хат фирмалық бланкке емес қағазға жазылатын болса, жоғарғы жағынан алдымен мекеменің толық аты, мекен жайы, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатынын көрсетеді. Айтылған мәліметтер қазақ тілінде қажет жағдайда орыс немесе аүылшын тілінде беріледі.

Егер мекемемен хат алмасу үнемі болып тұратын болса, онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен мерзіміне сілтеме жасауға болады. Мысалы «Сізден 2013 жылы 16 желтоқсанда келіп түскен шығу нөмірі 107 хатқа орай...»

Мерзімі – хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хаттың мерзімі жазбаша көрсетілген дұрыс. Себебі цифрді тез шатастырып алуға болады. Оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр күнді емес айды білдіреді.

Мекен жайы, аты- тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты келесі жолға мекен жайы аты-жөні жазылады. Ер адамға аты-жөнін кейін «мырза аға», әйел адамға «ханымға» деп жазуға болады. Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер адресат лауазымы көрсетілген болса «мырза», «ханым» деп жазылмайды. Егер адресат фамилиясын білсеңіз, лауазфмфмен көрсетуге болады. Мысалы Республикалық «Жас Алаш» газетінің редакторына немесе нөмір № 105 орта мектебі. Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа да адамға жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінді данасында көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін ескерткен жөн. Хат алушының мекен жайын жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі мемлекеттің аты елді мекеннің типі және аты, көше аты, үй нөмірі. Егер алыс шетелдерге жіберілген хат болса, мекен – жайдың жазылуы сол елдердің адресациясының ішкі ережелеріне сәйкес болуы керек.

Кіріспе сөз – ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар. Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым-қатынаста болсаңыз ресми кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолданылуыңызға болады. Кіріспе сөз азад жолдан бастап жазылады. Мысалы: «Құрметті мырза, ханым...»

⇐ Предыдущая 12