выходная информация (расписка о приёме документов, журнал регистрации заявлений, рейтинг абитуриентов, приказ о зачислении);

документы для помощи в управлении (Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" N 273-ФЗ , Федеральный закон N 152-ФЗ "О персональных данных", Устав Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Бежецкийпромышленно-экономический колледж», Правила приема в Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Бежецкий промышленно-экономический колледж» на 2018-2019 учебный год);

механизмы для управления системой(работник приёмной комиссии, информационная система).

После проведенной декомпозиции бизнес-процесса первого уровня получен процесс функционирования приёмной комиссии Бежецкого промышленно-экономического колледжа, который разбивается на четыре диаграммы (рис1.4.):

формирование справочной информации;

приём заявления;

заполнение анкеты абитуриента;

формирование отчетных документов.

Формирование справочной информации происходит на основании Устава колледжа, Закона об образовании, а также общей информации о видах документов, возможных местах проживания и обучения абитуриентов при помощи секретаря приёмной комиссии и ИС, на выходе формируются справочники для удобного ввода информации.

Приём заявлений происходит на основании Закона об образовании, Закона о защите персональных данных, Устава колледжа и Правил приёма при помощи секретаря приёмной комиссии и ИС, на выходе формируется регистрационный номер абитуриента и журнал регистрации заявлений.

Заполнение анкеты абитуриента происходит на основании Правил приёма в рамках Закона о защите персональных данных при помощи секретаря приёмной комиссии и ИС, на выходе имеется база данных для формирования отчётных форм.

Формирование отчетных документов происходит на основании Закона об образовании, Закона о защите персональных данных, Устава колледжа и Правил приёма при помощи секретаря приёмной комиссии и ИС, на выходе формируется журнал регистрации заявлений, составляется рейтинг студентов, формируется расписка и приказ о зачислении.

Рисунок 3. Idef0-диаграмма первого уровня

Автоматизация деятельности образовательной организации играет важную роль в развитии и всей ее деятельности. Это касается и процесса приема и регистрации абитуриентов, и дальнейшей организации учебного процесса с использованием этих данных. Таким образом, требуется разработать такую систему, которая будет обеспечивать процесс автоматизации ввода, хранения, редактирования и манипуляции с данными физических лиц, желающих получить образование.

В настоящее время в подразделении приемной комиссии работает один сотрудник и два сотрудника работают в учебной части. При этом весь документооборот по приему и сопровождению студентов в ходе учебного процесса ведется в неструктурированном виде и, практически вся информация обрабатывается вручную. Сотрудники по собственной инициативе прибегают к использованию электронных таблиц в системах Word и Excel, но такой способ документооборота малоэффективен, т.к. из-за отсутствия связей между накопленными файлами не позволяет получать весь комплекс информации и не всегда удается отследить корректность и актуальность данных для всех заинтересованных пользователей, начиная от директора колледжа заканчивая преподавателями. Такой подход к обработке информации существенно замедляет работу подразделений колледжа, не позволяет единовременно актуализировать одни и те же данные для всех заинтересованных сотрудников, что в свою очередь приводит к простоям и неэффективному использованию рабочего времени и ресурсов, добавляя массу «бумажной» работы.

⇐ Предыдущая 12