Говорящие начистоту»

Стр 1 из 4Следующая ⇒

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК

Тема: «Подготовка и обслуживание совещаний».

Секрет удачного выбора сотрудников прост –

надо находить людей, которые сами хотят

делать то, что бы нам хотелось от них.

Ганс Селье

План

1. Деловое совещание и его типы.

2. Подготовка совещания.

3. Обязанности руководителя совещания.

4. Поведение участников совещания.

5. Памятка.

ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ И ЕГО ТИПЫ

Совещания – это важнейшая форма совместного обсуждения тех или иных производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов на предприятиях и в организациях; способ выработки и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в процессе управленческой деятельности, отличаются значительным разнообразием по целям и формам.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания.

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Совещание – один из высокоэффективных, но трудоёмких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.

По характеру проведения совещания они делятся на типы:

¾ диктаторские – главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственного мнения; дискуссий нет;

¾ автократические – разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнение приглашенных не обсуждаются;

¾ сегрегативные – в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому было предоставлено слово;

¾ дискуссионные – происходит свободный обмен мнениями, выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учётом высказанных мнений и предложений;

¾ свободные – проводятся без чётко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.

В зависимости от управленческих функций различают:

¾ совещания по планированию – обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации;

¾ совещания по мотивации труда – рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины и т.д.;

¾ совещания по внутриструктурной координации организации – обсуждаются вопросы структурирования организации, координация действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, вопросы ответственности и т.п.;

¾ совещания по контролю за деятельностью работников – обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий, вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами и пр.

По тематике совещания бывают административные (рассматриваются вопросы управления), технические (обсуждаютсятехнические, хозяйственные проблемы), кадровые (проводятся дляобсуждения проблем расстановки, набора и увольнения кадров), финансовые (обсуждаются вопросы финансово-экономической деятельностиорганизации), технологические (проводятся с целью рассмотрения проблем,связанных с технологическими процессами).

В зависимости от цели и задач совещания подразделяются на:

¾ проблемное – проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад (либо представляется участникам совещания заранее в письменном виде), задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием;

¾ инструктивное совещание – созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители;

¾ оперативное (диспетчерское) позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации.

Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их разрешения и т.д. В последнее время руководители предпочитают собирать информацию иными методами и давать задания подчинённым, а не созывать их.

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ

Эффективность совещания во многом зависит от его предварительной подготовки. Готовясь к совещанию, ответьте для себя на следующие вопросы: что будете обсуждать? Какие могут возникнуть проблемы? Каковы ваши варианты их решения? Что может способствовать успеху совещания? Каковы возможные варианты компромиссов? Нельзя ли разбить проблемы на более мелкие? Нельзя ли в случае осложнения решить часть проблемы?

Подготовка совещания предполагает следующие действия:

1) Определение темы и цели совещания (совещание собирается только в тех случаях, когда оно действительно необходимо, когда иные пути решения проблемы являются мене эффективными).

Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

2) Формулирование повестки дня (включаются вопросы, определенные темой совещания и отвечающие его цели).

Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

¾ тема совещания;

¾ цель совещания;

¾ перечень обсуждаемых вопросов;

¾ время начала и окончания совещания;

¾ место, где оно будет проходить;

¾ фамилии и должности докладчиков;

¾ время, отведенное на каждый вопрос;

¾ место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

3) Назначение даты и времени проведения (определяются заранее, участники оповещаются заблаговременно) .

Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

4) Формирование состава участников (приглашаются сотрудники, располагающие соответствующими специальными знаниями, имеющие опыт решения аналогичных проблем, исполняющие решение, ответственные за надлежащее исполнение, без которых нельзя обойтись).

Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

5) Назначение основного докладчика (докладчиков).

6) Подготовка помещения.

7) Организация пространственной среды (рассаживание участников таким образом, чтобы они хорошо видели друг друга, имели возможность наблюдать за мимикой, жестами и движениями партнеров).

Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

8) Определение длительности совещания (оптимальное – 1,5 часа).

9) Разработка необходимых документов.

10) Проверка технических средств и т.п.

ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ СОВЕЩАНИЯ

Руководитель должен начать совещание в указанное время. Вовступительном слове ему необходимо чётко сформулировать цель предстоящего

совещания, уточнить повестку дня, обозначить круг обсуждаемых проблем,

договориться о регламенте, представить всем новых неизвестных участников совещания, назначить ответственного за протокол.

Главная задача руководителя совещания – регулировать ход обсуждаемых вопросов, включённых в повестку дня. Ему следует прерыватьвыступления не по существу, требовать соблюдения регламента,обоснованности суждений,конструктивности критики, корректностивысказываний и т.п.

Целесообразно периодически подытоживать прозвучавшие суждения;чётко формулировать задачи, которые ещё предстоит решать; выяснять недоразумения, возникающие между участниками совещания.

Важно втянуть в активный обмен мнениями всех присутствующих. С этой целью необходимо стимулировать вопросами застенчивых людей, не разрешать

говорить только тем, кто склонен к доминированию, переключать внимание с одного аспекта на другой.

Ведущему нужно выбрать правильный тон ведения разговора, быть позитивно настроенным к собравшимся, бесстрастным и объективным воценках, сохранять выдержку и самообладание.

Руководитель обязан прилагать усилия, чтобы закончить совещание вовремя. Подводя итоги обсуждения, ему следует обобщить все сказанное, сделать выводы, сформулировать принятое решение, назвать кому, что и в какие сроки поручено выполнить; поблагодарить всех за участие в работесовещания.

Примерная схема самоанализа коммуникативного поведения

руководителя совещания:

1. Какое влияние вы оказали на ход совещания?

2. Каким образом удалось завязать разговор, исходя из назревших проблем?

3. В какой мере использовались для подержания интенсивности обсуждения вопросы, обобщения, переключения?

4. Обеспечивались ли равные возможности присутствующим для участия в дискуссии?

5. Как вы реагировали на недоразумения, неоправданные отступления от темы, необоснованные утверждения или возражения, ненужные повторения?

6. Была ли достигнута деловая, творческая атмосфера и как удалось её создать?

7. Какие из высказанных предложений показались вам наиболее конструктивными?

8. Насколько удачным и мобилизующим было заключительное слово?

ПОВЕДЕНИЕ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Эффективность совещания во многом зависит от соблюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем некоторые из них.

1. На совещания нельзя опаздывать. Рекомендуется приходить чуть раньше назначенного времени.

2. Следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношение к повестке дня.

3. Необходимо своевременно предъявлять имеющуюся информацию. Она должна быть точной, объективной и уместной.

4. Важно критически оценивать поступающую в ходе обсуждения информацию; тщательно взвешивать приводимые доводы; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений.

5. Желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего; уметь понять сказанное между «строк»; понять отношение к проблеме других участников совещания.

6. Нельзя увлекаться обсуждением вопроса со своим соседом.

7. Нужно увязывать свои мысли и комментарии с развитием мысли группы, т.е. научиться осмысливать проблему совместно с группой.

8. Целесообразно стимулировать высказывания коллег, позитивно поддерживать их предложения.

Наиболее характерные типы участников совещания и советы относительно того, как с ними обходиться.

Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе

опровергать его утверждения.

Позитивист.Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в

дискуссию.

Всезнайка. Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.

Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укрепить уверенность в своих

силах.

Негативист. Признать, оценить его знания и опыт.

Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры из

его сферы интересов.

Крупная шишка. Избегать прямой критики, применять тактику «да, но…».

Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе.

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие начистоту»

Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

12 3 4 Следующая ⇒