Обратите внимание

Стр 1 из 2Следующая ⇒

______________________________________________________________________

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК

____________________________________________________________________

Тема: «Предмет и задачи редактирования. Понятия «документ», «служебный

документ». Текст служебного документа. Виды текстов: традиционный

(линейный), формализованный (трафарет, анкета, таблица). Унификация

текстов служебных документов».

План

1. Предмет и задачи редактирования.

2. Понятие «документ», «служебный документ».

3. Текст служебного документа. Виды текстов: традиционный (линейный), форма-

лизованный (трафарет, анкета, таблица).

4. Унификация текстов служебных документов.

ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Слово «редактирование» происходит от лат. redactus – приведение в порядок.

Редактирование – это сложный аналитический процесс, который включает в себя проверку достоверности представленных в нем сведений и достаточности фактического материала, улучшение стиля документа и проверку грамотности изложения.

В процессе редактирования устанавливается соответствие анализируемого материала экстралингвистическим и лингвистическим требованиям, предъявляемым к тексту документа.

Известно, что редактирование текстов, публикуемых в печати, осуществляется сотрудниками издательств, специалистами в редакторском деле, а тексты документов обычно редактируются самими составителями и их помощниками (референтами, секретарями). Поэтому навыками редактирования служебных документов должен обладать каждый служащий, который по роду своей деятельности оформляет и составляет самые различные деловые бумаги.

Обратите внимание

Любое редактирование – сложный творческий процесс, а редактирование служебных документов имеет ряд специфических особенностей.

Прежде всего, составитель, он же и редактор документа, должен:

¾ хорошо ориентироваться в той области знаний, с которой связано содер-

жание редактируемых материалов;

¾ уметь пользоваться справочной литературой общего и специального ха-

рактера;

¾ владеть официально-деловым стилем речи.

ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ», «СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ»

Слово «документ» происходит от латинского documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

В дальнейшем у слова «документ» развились три новых значения:

1) узкое, бытовое – «паспорт, удостоверение личности»;

2) переносное, расширительное – «все то, что может свидетельствовать о чём-л., подтверждать что-л.: произведение искусства, чертеж, фотография, магнитная запись и т.д.»;

3) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Определение служебный документ само по себе не дает достаточно четкого преставления о характере или типе документа. Тем не менее оно позволяет разграничить две сферы общественной практики, где документирование применяется исключительно широко, административно-управленческую и научную (научно-техническую) деятельность.

Служебный документ –официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Понятие «служебный документ» охватывает прежде всего:

1) директивные и распорядительные документы (законы, постановления,

решения, приказы и т.п.);

2) административно-организационные документы ( планы, уставы, правила,

акты, отчеты, протоколы, служебные письма и т.п.);

3) документы по личному составу, включая такие их виды, как заявление,

автобиография, и т.п. (личные документы);

4) финансовую документацию;

5) учетную документацию.

Особым типом служебных документов являются документы, регулирующие межгосударственные отношения. Все служебные документы составляются в соответствии с официально принятой или узаконенной традицией (образцы, прецеденты – решения по конкретному делу, являющееся обязательным для судов той же или низшей инстанции при решении аналогичных дел либо служащее примерным образцом толкования закона, не имеющим обязательной силы.) формой.

Таким образом, документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

ТЕКСТ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА. ВИДЫ ТЕКСТОВ: ТРАДИЦИОННЫЙ (ЛИНЕЙНЫЙ), ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ (ТРАФАРЕТ, АНКЕТА, ТАБЛИЦА)

Современный служебный документ — это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов. Условимся соотносить понятие «текст» (слово «текст» многозначно) главным образом с содержательной частью документа. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации — чертежах, схемах, диаграммах и т.п., – выполняет вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду её пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

1. Традиционная линейная запись связной речи:

Невыполнение Арендатором условий настоящего договора является для

Арендодателя основанием для возбуждения в одностороннем порядке вопроса о расторжении договора в соответствии с действующим законодательством.

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки.

Примерами могут служить доклады, отчеты, , договора, служебные письма и т.д.

2. Трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые

заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Примеры трафаретных текстов – бланки справок, командировочных

удостоверений.

Справка № _____ выдана __________________

в том, что _______________________________

Справка дана для представления ____________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию: о типе документа, например «Справка...»; о сфере его использования, например «Донецкая Народная Республика» или «Харцызск» и т.п.

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.
1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причем вопрос и ответ – два самостоятельных предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали...

Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ – два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).

Текст анкеты располагается по вертикали, например:

¾ фамилия;

¾ имя;

¾ отчество;

¾ год, число и месяц рождения;

¾ место рождения;

¾ образование;

¾ какими иностранными языками владеете;

¾ какие имеете научные труды и изобретения, и т.д.

2. Еще один тип формализованного текста – таблица. Таблица – это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

ГОСТ и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.

12 Следующая ⇒