Составление и оформление плановых документов

Составление и оформление плановых документов

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программы, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, распоряжений).

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.

Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительными органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).

Программы командировок подписываются составителем (командируемым работником), утверждаются руководителем или заместителем организации.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Исполнитель» может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов

2.Обязательным условием осуществления расчетно-денежных операций является их документирование. Документы служат основанием для совершения расчетно-денежных операций, средством их учета и контроля.

Формы документов, предоставляемых организациями на бланках, а также получаемых от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему расчетно-денежной документации. Расчетно-денежные операции различны по своему содержанию, в зависимости от их характера документы подразделяются на:

- кассовые,

- мемориальные,

- внебалансовые.

К кассовым документам относятся, например, приходные и расходные ордера, чеки и др. Кассовыми документами оформляются операции по выдаче наличных денег. Мемориальные документы оформляются по безналичным расчетам. К ним относятся: платежные требования, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитива и др. К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера, которые составляются для приема и выдачи ценностей и документов, учитываемых на внебалансовых счетах

Расчетно-денежные документы в зависимости от места их формирования подразделяют на банковские (составляемые в банке) и поступающие от клиентов. Денежные расчеты и платежи субъектов хозяйствования осуществляются главным образом безналичным путем. Безналичные расчеты — это денежные расчеты, совершаемые путем записи по счетам плательщиков и получателей средств либо путем зачета взаимных требований, т.е. без использования наличных денег. Безналичные расчеты между предприятиями производятся: платежными поручениями; платежными требованиями; чеками; аккредитивами; векселями и другими формами безналичных расчетов.

Платежное поручение - это распоряжение владельца расчетного или другого счета обслуживающему его учреждение банку о перечислении определенной суммы средств получателю. Платежные поручения принимают как по внутриреспубликанским, так и по межгосударственным поставкам. Они являются одной из основных форм безналичных расчетов. Поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки.

Платежное требование принимается на инкассо и пересылается в банки плательщика.

Инкассо - это банковская операция, при которой банк поставщика берет на себя обязательства востребовать платеж с покупателя и зачислить его на счет поставщика. Платежные требования оплачиваются после акцепта.

Акцепт -это согласие на оплату. Поставщик может заявить об отказе от акцепта.

Чек - это безусловное письменное предложение чекодержателя учреждению банка произвести платеж указанной на чеке денежной суммы чекодержателю. Для проведения расчетов чеками плательщик должен приобрести чековую книжку с определенным количеством чеков. Банк выдает плательщику чековую книжку лишь при наличии средств на расчетном (текущем) счете в сумме, достаточной для депонирования.

Аккредитив - это письменное указание аккредитиводателя аккредитивополучателю производить расчеты за отгруженные товары (предоставленные услуги) на определенных условиях за счет средств, депонируемых в банке поставщика (аккредитивополучателя). Каждый аккредитив предназначается только для расчетов с одним поставщиком и не может быть переадресован.

Вексель- это ценная бумага, в которой заключено обязательство векселедателя уплатить определенную денежную сумму. Различают две разновидности векселя - простой и переводной. В простом векселе частное лицо, или векселедержатель, принимает на себя обязательство перед векселедателем выплатить определенную сумму денег в точно установленный срок. Переводной вексель может быть передан посредством передаточной надписи.

3.Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

По назначению:

• распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);'

• оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

• бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);

• комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

По содержанию хозяйственных операций:

• материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

• денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение);

• расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

По объему отраженных операций:

• первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

• сводные - документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По способу использования:

• разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная- требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);

• накопительные - используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций:

• однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;

• многострочные - документы, содержащие две учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

• внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

• внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации с контрагентами (платежные требования-поручения).

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

• организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

• финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

• документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

Учетные регистры - это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

• по внешнему виду;

• по объему содержания;

• по характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:

• бухгалтерские книги;

• карточки;

• свободные листы (ведомости).

Бухгалтерские книги - сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.

Карточки - отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Свободные листы - разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.

По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:

• синтетические;

• аналитические;

• комбинированные.

В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, - журнал-ордер.)

В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.

Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.

По характеру записей (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) различают:

• хронологические;

• систематические;

• комбинированные.

В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам.

Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).

Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном регистре.

По форме графления регистры бывают:

• линейные - для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами (линейно-позиционные);

• шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.

Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит - в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета.

Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.

По этой форме строится журнал-ордер.

Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением.

На каждый счет отводится определенная страница или несколько страниц для записей, в зависимости от количества корреспондирующих счетов.

В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток.

При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журнала-ордера, в котором получила отражение данная сумма.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев - и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов.

Контрольные вопросы

1.Дайте общую характеристику плановых документов .

2.Перечислите требования, предъявляемые к оформлению и содержанию финансово-расчетных документов.

3.Какие признаки лежат в основе классификации учетных документов?

4.Каковы требования к оформлению платежного поручения ?

5.Назовите документацию по содержанию хозяйственных операций.

⇐ Предыдущая 1 2 34