Классификация документов. Основные принципы классификации.

1. Классификация документов. Основные принципы классификации.

Признаки	Виды документов	Характеристика документов
по месту составления	Внешние	оформляют хоз. операции, совершаемые между организациями (договоры); поступают со стороны (плат. поручения, требования, счета-фактуры)
по месту составления	Внутренние	составляются на предприятии (кассовые ордера, акты, накладные)
По назначению	Распорядительные	отражают распоряжение о выполнении тех или иных хоз. операций (платежное поручение, платежное требование)
	Оправдательные	удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (приходные ордера материалов)
	Комбинированные	сочетают различные варианты (ПКО, РКО, расчетно-платежные ведомости и др.)
	Бухгалтерского оформления	составляются при обобщении вышеуказанных документов (накопительные ведомости, справки и др.)
По объему содержания	1. Первичные
	а) Разовые	оформляют каждую операцию и составляются в один прием
	б) Накопительные	составляются в течение определенного времени путем накапливания однородных операций (ведомости, лимитно-заборные карты)
	2. Сводные	обобщают показатели путем группировки, систематизации первичных документов (ведомости, кассовые отчеты)
По количеству строк	Однострочные	отражают операцию прихода или расхода одного вида материалов (приходный ордер на материалов)
По количеству строк	Многострочные	оформляют одной хозяйственной операцией на несколько предметов и работ (расчетно-платежная ведомость, накладные и др.)
По способу составления	Рукописные	создаются и обрабатываются в ручную
По способу составления	Механизированные	применяются при компьютерной обработке информации

5.Для того чтобы обеспечить рациональную организацию учета, своевременное и полное отражение в учете всех его объектов, необходимо правильно организовать документооборот.

Документооборот – это путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив.

Движение документов, поступающих в организацию

1. Поступление документа в организацию, проверка правильности его оформления, сортировка и организация.

2. Передача документа руководителю, должностным лицам. При необходимости резолюция на документе.

3. Исполнение документа и его текущее хранение.

4. Передача документа в архив.

Движение документов в организации.

1. Составление документа, проверка правильности его оформления.

2. Визирование документа должностным лицам и утверждение руководителем.

3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации.

4. Подготовка копии документа для хранения и текущее его хранение.

5. Передача документа в архив организации, либо в гос. архив или его уничтожение.

Общие этапы, через которые проходят все документы – выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций.

Отдельные этапы документооборота:

1. Выписка первичных документов. В настоящее время выполняется и в ручную и с помощью компьютерной программы.

2. После выписки бухгалтерия проверяет правильность документов. Проверяется законность оформленных операций, правильность заполнения документа и арифметических подсчетов.

3. В процессе составления документов бухгалтерия производит на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Посредством предварительного контроля не допускаются случаи недостач, растрат, приписок и др.

4. Последующий контроль документов в бухгалтерии распространяется преимущественно на оправдательные документы. По этим документам проверяется законность хозяйственных операций. Это проверка – продолжение того предварительного контроля, который предшествует совершению операций.

5. При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки (умножение количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов). При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления.

6. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих документах проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценки, или таксировку.

7. После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный периода по однородным признакам, например кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, группировка завершается составлением сводных ведомостей.

8. На основании полученных способом группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи. Они делаются путем указания корреспонденции между счетами по данной операции (контировка).

9. После составления отчетности документы передаются для хранения.

Документы имеют разные сроки хранения или хранятся постоянно.

- Накладные. квитанции и т.п. – 1 год.

- Платежные требования, счета, авансовые отчеты, ведомости - 3 года.

- Кассовые и банковские документы – 5 лет.

По истечении сроков документы уничтожаются.

Документооборот на каждом отдельном предприятии определяет главный бухгалтер.

Тесты

1. Документы по назначению подразделяются на:

а) разовые;

б) первичные;

в) оправдательные;

г) сводные.

2. Какие документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций?

а) оправдательные;

б) распорядительные;

в) бухгалтерского оформления;

г) накопительные.

3. Какие документы применяются для бухгалтерского оформления?

а) приходные кассовые ордера;

б) накладные;

в) платежные поручения;

г) накопительные ведомости.

4. Какой используют способ исправления ошибок, если ошибка возникла в корреспонденции счетов?

а) корректурный способ

б) способ «красное сторно»

в) способ дополнительной записи

г) пунктировка

5. Письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, называется:

а) бухгалтерской проводкой

б) двойной записью

в) формой бухгалтерского учета

г) бухгалтерским документом

6. Указание корреспонденции счетов при обработке документов

а) контировка

б) группировка

в) таксировка

г) арифметическая проверка

7. Виды документов по объему содержания:

а) комбинированные, сводные

б) внутренние, первичные

в) распорядительные, оправдательные

г) разовые, накопительные

8. Укажите обязательные реквизиты документа

а) содержание операции, подписи лиц, количественные величины, дата документа;

б) дата, название документа, содержание хоз. операций, наименование предприятия, количественные, суммовые величины, подписи лиц;

в) суммовые величины, название документа, подписи лиц ;

г) наименование предприятия, содержание операции, сумма.

9. Требования, предъявляемые к составлению документов:

а) точность и ясность содержания;

б) достоверность, четкость записей;

в) своевременность, достоверность, точность и ясность содержания, четкость и разборчивость текста и цифр;

г) четкость и разборчивость текста и цифр.

10. Что означает таксировка документов?

а) указание корреспонденции счетов;

б) пересчет в стоимостный показатель тех или иных ценностей;

в) уточнение бухгалтерских счетов, на которых производится запись;

г) подсчет алгебраических сумм.

Домашнее задание:

Составить схемы классификации документов.

⇐ Предыдущая 12