Тема7: Документы, их роль в бухгалтерском учете. Понятие о документах.  Классификация документов.

Значение документов в работе предприятия заключается в том, что они являются основанием и подтверждением учетных записей. Документы широко используются в процессе оперативного руководства хозяйственной деятельностью предприятия.

Например, требование цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежное требование поставщиков – для перечисления денежных средств с текущего счета и т.д.

На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Велико и правовое значение документов являясь письменным свидетельством совершаемых хозяйственных операций, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между данным предприятием и другими предприятиями, организациями и лицами.

2.Документы должны быть правильно оформлены и иметь следующие реквизиты:

1. Название документа.

2. Название и адрес предприятия, составившего документ.

3. Дата составления документа.

4. Название сторон принявших участие в данной хозяйственной операции.

5. Содержание хоз. операции.

6. Измерители.

7. Подписи ответственных сторон.

В зависимости от характера производства, организация может содержать те или иные дополнительные реквизиты.

Порядок составления документов:

- соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов.

- точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах.

- своевременность оформления хозяйственных операций

- зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;

- указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах;

- зачеркивание ошибок, так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

- исправление не допускается.

3.В бухгалтерии процесс обработки принятых от исполнителей документов предполагает три этапа:

1) Таксировка – пересчет в стоимостный показатель наличия, поступления и выбытия тех или иных ценностей путем умножения цены за единицу на их количество. Эта операция осуществляется в самом первичном документе.

2) Группировка – подбор первичных документов, однородных по своему экономическому содержанию, для упрощения последующей их обработки. Результатом обработки является составление накопительных и/или группировочных ведомостей.

3) Контировка – указание корреспонденции между счетами. В отдельных документах с этой целью предусмотрены специальные колонки на лицевой стороне.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

- учётные регистры (отчёты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчёты и т.д.);

- отчётность (бухгалтерский баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учёте ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учётные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчётного периода по данным учётных регистров заполняется отчётность.

Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учёта на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что, хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (наименование документа, название, юридический адрес, номер расчетного счета). Переменные меняются с каждой хозяйственной операцией (количество сданной на склад готовой продукции).

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в ДНР определяет состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Документы, оформляющие хозяйственные операции по движению денежных средств, расчётные операции подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления.

Оправдательные– подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Они служат основанием для отражения хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.

Комбинированные – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (начисление заработной платы, отгрузка продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежные поручения, счета, чеки).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трём видам проверки:

1.) формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены реквизиты.

2.) Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3.) Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (наименование документа, название, юридический адрес, номер расчетного счета). Переменные меняются с каждой хозяйственной операцией (количество сданной на склад готовой продукции).

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в ДНР определяет состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Документы, оформляющие хозяйственные операции по движению денежных средств, расчётные операции подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Проверенные данные и принятые бухгалтером документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку (таксировку), контировку (разметку), группировку (объединение данных по определенным признакам). Расценка документов означает расставление в них денежных измерителей. Контировка заключается в расставлении корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции. Затем данные записываются в аналитических и синтетических счетах, и использованные документы сдают в архив. 1 год документы хранятся в текущем архиве, а потом сдаются в постоянный архив.

Изъятие персональных документов разрешается только органам дознания. Предварительного следствия, прокуратуры, судам и налоговым органам. На основании их постановлений в соответствии с действующим законом ДНР. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается лично руководителю или главному бухгалтеру