Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

4. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

5. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

6. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

7. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

8. В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

9. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

Электронный архив можно использовать не только для хранения электронной документации (получаемых вводом данных или сканированием документов), но и создания библиотеки различных типов файлов: звуковых файлов, видео файлов, фотографий и других изображений. При организации такого электронного архива необходимо предусмотреть механизм ввода таких данных. Например, предусмотреть запись на микрофон отчетов, встреч, переговоров или другой информации. Организация электронного архива с такими возможностями дает огромные преимущества в ведении различных дел и хранении необходимой структурированной информации с быстрым поиском.

Плюсами электронного документоооборота являются:

— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

— эффективное управление движением документов,

— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

— повышение исполнительской дисциплины, повышение производительности сотрудников,

— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

— исключение дубляжа документации,

— формирование архива происходит автоматически,

— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Таким образом, можно сделать вывод, что хранение документов в архиве в электронной форме позволит упростить работу публичных библиотек. Так как проектная деятельность библиотек относится к деятельности методических отделов и является необходимой для библиотек всех уровней, обращение документов в электронной форме будет способствовать оперативному доступу к этой документации, простоте работы с ней и эффективной деятельности методических отделов.

⇐ Предыдущая 12