Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния.

Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что сегодня проектная деятельность недостаточно обеспечена системой документационного сопровождения в библиотеках. Проектная деятельность совершенствует качество предоставляемых читателям услуг, с ее помощью библиотеки обретают свой имидж и новые перспективы в работе, а также проектная деятельность способствует построению системы доверия через активное вовлечение посетителей непосредственно в библиотечную жизнь.

В дальнейшем именно управление проектной деятельностью станет ведущим звеном в модернизации, которую можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование библиотек разных ведомств, повышение конкурентоспособности в глобальной информационной среде. Современное общество предъявляет жесткие требования к оформлению документации, тем более проектной, так как это работа, которая должна быть выполнена для достижения уникального, заранее определенного результата в рамках установленных сроков и бюджета. Правильное архивное хранение любой документации, в том числе и документации по проектной деятельности, является залогом успешного развития деятельности организаций, в том числе и публичных библиотек.Актуальность исследования заключается в необходимости выявления системы документационного сопровождения проектной деятельности в библиотеках и создания условий для их архивного хранения, в том числе и в электронной форме.

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений.

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском и Трудовом кодексах.

Основу нормативной базы ДОУ составляют Федеральные законы: «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», «О коммерческой тайне» и др., указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в области информационного и документационного обеспечения, национальные стандарты на документы и ряд других нормативных и методических документов в сфере ДОУ.

В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.

Любому учреждению при работе с документами потребуются:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем определен порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления. Документы, применяемые в этих целях, принято называть управленческими документами. Создание движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот. Называть принимаемые в процессе управления документы «управленческими» не совсем корректно. В современных условиях управления сложными системами производственной и непроизводственной сфер (в том числе и библиотекой) применяется значительное количество документов и не чисто управленческого характера. Поэтому следует сразу уточнить – в современном процессе управления применяется весь обширный спектр документов, относящихся к различным типам и видам документационных систем.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

Административно-управленческий персонал занимается организацией документооборота. Ответственность за состояние и эффективность системы «документооборот –система документационного обеспечения управления – документационное обеспечение управления» несут непосредственно руководитель библиотеки и руководители структурных подразделений в пределах их компетенции. В целом, весь коллектив библиотеки непосредственно или опосредованно участвует в работе с документами в той или иной степени [21].

Библиотека сегодня вынуждена существовать в условиях серьезной конкуренции с другими учреждениями, предоставляющими информационные, образовательные, досуговые услуги. Рынок свободного времени интенсивно развивается, особенно в крупных городах. На проведение досуга люди часто готовы тратить достаточно много времени и средств. В связи с этим библиотека вынуждена искать новые комплексные формы обслуживания и выходить за рамки традиционной библиотечной работы. Для библиотеки стало стратегически важным установление связей с общественностью, т.е. поиск путей внедрения в повседневную жизнь местного сообщества, укрепление взаимопонимания, сотрудничества между библиотекой и обществом, выстраивание системы доверия к библиотеке.

Одним из эффективных инструментов, который способствует построению системы доверия через активное вовлечение посетителей непосредственно в библиотечную жизнь, является проектная деятельность.

В первую очередь проект – это идея, новая, креативная, интересная. И еще это люди, увлеченные идеей и объединенные стремлением практически ее реализовать и готовые «заразить» своей идеей всех вокруг.

Деятельность в рамках проекта – это всегда целенаправленная планомерная работа. Специалисты, занимающиеся реализацией проекта, видят перед собой конкретную цель, ставят задачи, которые необходимо решить для достижения этой цели, четко прописывают план мероприятий. В итоге выстраивается система, в которую вовлекается определенная аудитория. Направленность на конкретную аудиторию (например, читателей одного возраста или сходности интересов и увлечений) – адресность – важное условие проектной деятельности [12].

Проект создается на основе какой-либо идеи, а чтобы на нее получить финансы, необходимо доказать, что можно сделать с их помощью за ограниченное время и при каких условиях. После из такой идеи должен родиться проект – деловой документ, приводящий к определению целей, определенных задач, которые стоят перед библиотекой, а также к показу результата.

В своем развитии проект проходит ряд стадий, в совокупности определяющихся как жизненный цикл проекта. Изменения, которые происходят на каждой стадии, являются фазами проекта. В структуре проекта (т.е. организации связей и отношений между его элементами) можно выделить 4 основные фазы:

1. Концепция – формирование идеи проекта, его основных целей и задач.

2. Разработка – планирование проекта и оформление проектной документации.

3. Реализация – управление ходом проектных работ, контроль и регулирование работ по проекту.

4. Завершение – порядок заключительного этапа, анализ результативности, оформление отчётной документации [1].

«Тайная» цель любого проекта, имея в виду внутрибиблиотечные проблемы, – получить финансирование под реализацию какой-либо конкретной деятельности, поскольку в сфере культуры идёт борьба всех со всеми за финансовые ресурсы и ресурсы вообще.

Задача библиотек – понять, как осуществляются проекты, как их составлять и искать тех, кто их профинансирует.

При этом каждой фазе управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России проектного способа выполнения различных задач, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта.

Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

В последние годы наметилась тенденция переводить в электронный формат как можно больше документов. Согласно ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Существуют определенные условия по учету и хранению электронных документов в архиве организации:

1. Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах).

2. Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния.

12 Следующая ⇒