Контрольные вопросы. Относительные ссылки

Контрольные вопросы

1. Основные типы документов MS Excel.

Документы МS Excel записываются в файлы, имеющие расширение .xls. Кроме того, MS Excel может работать с электронными таблицами и диаграммами, созданными в других распространенных пакетах (например, Lotus 1-2-3), а также преобразовывать создаваемые им файлы для использования их другими программами.

2. Структура окна электронной таблицы.

Экран Excel содержит окно приложения и окно листов рабочей книги. Окна содержат заголовки с кнопками управления окном Закрыть, Свернуть, Развернуть, Восстановить. Окно приложения и окно листов можно расположить раздельно, как на рисунке внизу, или совместить. Тогда строки заголовков располагаются вместе в первой строке на экране, а кнопки управления окном листов располагаются под кнопками управления окна приложения.

По умолчанию главное меню содержит команды, предназначенные для работы с листами. При работе с листом диаграммы или внедренной диаграммой вместо него отображается главное меню диаграмм. При выборе меню выпадает список команд, рядом с некоторыми видны значки кнопок панели инструментов, соответствующие данным командам.

Обычный, стандартный набор панелей включает в себя панели Главного меню: Стандартную, Форматирования и Рисования. Панели инструментов позволяют быстро и легко вводить необходимые команды Excel. Их можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели, а также отображать, скрывать и перемещать существующие. Отображение и скрытие различных панелей на экране производится командой Вид, Панели инструментов. Настройка панелей инструментов выполняется командой меню Сервис, Настройка. Цепляя панели инструментов указателем мыши, можно перемещать и располагать их в любых частях экрана.

Далее в окне приложения располагается Строка ввода формул, в поле которой отображается содержимое активной ячейки. При этом, если ячейка содержит формулу, в ней отображается числовое значение, а в поле ввода формул - по умолчанию формула. В строке ввода формул формируются или редактируются данные перед вводом в текущую ячейку. Для этого выделив ячейку или диапазон ячеек, введите данные и затем нажмите клавишу ENTER или CTRL + ENTER. Для изменения данных непосредственно в ячейке дважды щелкните ячейку. Поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки, элемент диаграммы или объект, называется полем Имен. Это поле также служит для присвоения имени ячейке или диапазону.

Далее располагаются область окон рабочих листов книг. Окно листа содержит заголовок, кнопки управления и прокрутки, ярлычки листов. Щелчок по кнопке листа с ярлычком имени листа активизирует лист. Кнопки со стрелками слева от ярлычков листа позволяют прокручивать ярлыки листов. Цифры 1 и 2 в заголовке книги означают, что для текущей книги открыто более одного окна.

Строка состояния в нижней части экрана отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. В правой части строки состояния отображается состояние клавиш CAPS LOCK, SCROLL LOCK и NUM LOCK. Команды Вид, Строка формул и Вид, строка состояния позволяют отображать или скрывать эти строки на экране.

3. Ячейка, диапазон данных: понятие, применение.

Ячейка в Excel – это основной структурный элемент листа, куда Вы можете вводить данные и прочее содержимое. В рамках данного урока мы освоим основы работы с ячейками и их содержимым, чтобы производить вычисления, анализировать и систематизировать данные в Excel.

Каждый лист в Excel состоит из тысяч прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), в то время как строки обозначают числами (1, 2, 3).

Исходя из строки и столбца, каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя.

В Microsoft Office Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. В большинстве случаев адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным.

Выделение ячеек в Excel

Чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки, сначала ее нужно выделить.

Выделение диапазона ячеек в Excel

При работе с Excel часто возникает необходимость выделить большую группу ячеек или диапазон. Нажмите на первую ячейку диапазона и, не отпуская кнопку, переместите мышь пока все прилегающие ячейки, которые вы хотите выбрать, не будут выделены. Отпустите кнопку мыши, требуемый диапазон будет выбран. Ячейки останутся выделенными, пока вы не выберите любую другую ячейку.

Под диапазоном во всех версиях Excel понимается группа ячеек (две и более), объединенных обычно некоторым смысловым значением. Для задания диапазона используется двоеточие, например, A1:D2.

Диапазон может быть смежным или несмежным. Для его выделения необходимо щелкнуть мышью по верхней левой ячейке диапазона и, не отпуская кнопку, переместить указатель в нижнюю правую ячейку диапазона. Выделение несмежных диапазонов осуществляется при нажатой клавише Ctrl.

Диапазону ячеек также можно присвоить имя, которое затем используется как ссылка на этот диапазон. Таким образом, на диапазон можно ссылаться по адресу или по имени.

Смежный диапазон данных можно считать первым шагом структурирования данных. Такие инструменты, как сортировка, фильтрация, подведение итогов и другие, применимы только к смежным диапазонам.

4. Ввод данных в таблицу. Типы данных.

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - вы переводите курсор в нужную ячейку: делаете ее активной, вводите в нее данные. Для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи. При нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <Таb>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных - для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Если введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

5. Правила ввода формул в электронной таблице.

Формула предписывает программе Excel порядок действий с числами, значениями в ячейке или группе ячеек. Без формул электронные таблицы не нужны в принципе.

Конструкция формулы включает в себя: константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов, круглые скобки содержащие аргументы и другие формулы. На примере разберем практическое применение формул для начинающих пользователей.

Чтобы задать формулу для ячейки, необходимо активизировать ее (поставить курсор) и ввести равно (=). Так же можно вводить знак равенства в строку формул. После введения формулы нажать Enter. В ячейке появится результат вычислений.

В Excel применяются стандартные математические операторы:

Оператор	Операция	Пример
+ (плюс)	Сложение	=В4+7
- (минус)	Вычитание	=А9-100
* (звездочка)	Умножение	=А3*2
/ (наклонная черта)	Деление	=А7/А8
^ (циркумфлекс)	Степень	=6^2
= (знак равенства)	Равно
<	Меньше
>	Больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно

Символ «*» используется обязательно при умножении. Опускать его, как принято во время письменных арифметических вычислений, недопустимо. То есть запись (2+3)5 Excel не поймет.

Программу Excel можно использовать как калькулятор. То есть вводить в формулу числа и операторы математических вычислений и сразу получать результат.

Но чаще вводятся адреса ячеек. То есть пользователь вводит ссылку на ячейку, со значением которой будет оперировать формула.

При изменении значений в ячейках формула автоматически пересчитывает результат. Ссылки можно комбинировать в рамках одной формулы с простыми числами. Оператор умножил значение ячейки В2 на 0,5. Чтобы ввести в формулу ссылку на ячейку, достаточно щелкнуть по этой ячейке.

Если в одной формуле применяется несколько операторов, то программа обработает их в следующей последовательности:

· %, ^;

· *, /;

· +, -.

Поменять последовательность можно посредством круглых скобок: Excel в первую очередь вычисляет значение выражения в скобках.

6. Адресация в MS Excel.

Ссылки выглядели следующим образом: «=A1+A2+B1….» или диапазон «=$A$1:$B$3». Т.е. ссылки(или адреса) ячеек в двухмерной матрице (таблице), где буква это столбец, цифра номер строки. Теперь давайте рассмотрим, какие типы ссылок есть в Excel.

Относительные ссылки

Если при работе с книгой, в формулах Вы поставите ссылку на лист или другие листы этой же книги, то получите относительные ссылки вида «=A1» или «=Лист2!A21». Данный вид ссылок запоминает, на каком расстоянии находится ячейка (ячейки) и при протяжке формул по столбцам или строкам, меняется и адрес в формуле относительно ячейки, в которой прописана формула. Например, в ячейке B3 стоит формула «=С3+D4», то при протяжке формулы в ячейке B3 вниз, вся формула будет изменяться следующим образом:

B4 – «=C4+D5»
B5 – «=C5+D6»
B6 – «=C6+D7»
и т.д.

Или если скопировать формулу в ячейке B4 и вставить в E4, то получим «=F4+G5»

12 Следующая ⇒