Конференц-зал

Конференц-зал

А. Помещение

Б. Оборудование для проведения конференций:

К презентационному и аудиовизуальному оборудованию конференц-залов относятся следующие технические средства:

1. Мультимедиа и видеопроектор, позволяющий показывать на большом экране информацию с персонального компьютера или видеомагнитофона.

2. Видеомагнитофон для просмотра видеокассет.

3. Графопроектор для отображения информации с прозрачных пленок -- слайдов на экран, белую стену и т.п. Благодаря использованию специальных устройств графопроектор может также отображать информацию, поступающую из персонального компьютера.

4. Визуайлер -- портативная настольная видеокамера, предназначенная для оперативной демонстрации на большом экране (через видео- и мультимедиапроектор) разнообразных документов и иллюстраций.

5. Интерактивная доска, обеспечивающая считывание и воспроизведение информации, наносимой на доску специальным маркером или электронным карандашом.

6. Персональный компьютер, предназначенный для сбора, хранения и обработки информации.

7. Переносной компьютер, позволяющий использовать его в мобильном состоянии.

8. Активные колонки, подключаемые к обычному или переносному ПК для обеспечения звукового сопровождения.

9. Микрофон, используемый вместе с усилителями и прочей акустической аппаратурой для обеспечения нормальной слышимости в помещении.

10. Устройства для синхронного перевода

Помимо этого, сюда так же могут включаться услуги секретаря, кабины для синхронного перевода, факсимильный и копировальные аппараты.

Особенности подготовки конференций

Одним из ярких событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

Конференции бывают:

- внутрифирменными;

- отраслевыми;

- межотраслевыми;

- региональными;

- общенациональными;

- международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах - научно-технической, экономической, природоохранной, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

- церемония открытия;

- посещение объектов;

- проведение выставок и презентации;

- подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

- обмен мнениями;

- проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференций - это как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения. [6, c. 18]

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

- выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категории общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

- подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

- подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

- отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

- техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

- подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

- оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и др. для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

- подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

- подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);

- подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

- разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

- подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Большинство или все номера бизнес - отеля(3-4*) оборудованы новейшими средствами коммуникации и максимально приспособлены не только для отдыха гостей отеля, но и для их полноценной работы. К услугам бизнесменов в каждом номере находится: несколько телефонов с прямым набором номера и функцией голосовой почты, удобный письменный стол, возможность подключения к Интернету прямо из номера. В каждом номере есть личный электронный сейф.

Если же гостиница не работает исключительно с бизнес - клиентами, то размещение таких гостей проводится в «обычных» номерах, в которых есть «рабочий уголок», оборудованный под маленький офис. Здесь обычно находится большой письменный стол, удобная настольная лампа, принтер и эргономичное офисное кресло. Во всем остальном это обычный стандартный номер - такая же площадь, телевизор, телефон, мини-бар, кондиционер и сейф.

Гостиницы предоставляют конференц-залы, обычно несколько, разных размеров для проведения встреч и конференций самого высокого уровня.

Управление организацией оказания бизнес услуг в отеле возложена на инженерно-техническую и административную службы.

В штате инженерно-технической службы есть должность системного администратора. Основные обязанности системного администратора заключаются в следующем:

- установка и отладка программного обеспечения - программы устанавливаются и модифицируются под конкретные задачи. Необходимо также отслеживать наличие обновлений и вовремя их устанавливать, контролировать работоспособность системы после их установки;

- своевременный ремонт и модернизация компьютеров и оргтехники - система должна соответствовать выполняемым задачам, быстрая диагностика и устранение неисправностей должны этому способствовать;

- решение задач по обеспечению безопасности сети - устанавливать антивирусные и другие защитные программы и следить за их обновлением. Не допускать несанкционированного доступа и хакерских атак;

- восстановление работоспособности сети после сбоев и неправомерных действий - необходимо делать резервное копирование, чтобы в случае фатальных отказов быстро восстановить работоспособность системы;

- настройка локальной сети и обеспечение ее штатной работы - нормальная работа гостиничного предприятия зависит от надежной работы локальной сети и всех входящих в нее компонентов. Поэтому своевременное устранение сбоев и нарушений в работе сети становится первоочередной задачей;

- консультация, помощь и обучение сотрудников и гостей работе с программным обеспечением и локальной сетью - для нормального течения рабочего процесса необходимо быстро решать возникающие трудности и проблемы пользователей, часто неспособных самостоятельно решить даже элементарные вопросы.

Организация мероприятий осуществляется конференц-менеджером службы дополнительных услуг. К его задачам относятся:

1. Организация встреч, конференций.

2. Подготовка конференц-залов, комнат для переговоров

3. Настройка и подготовка аппаратуры и прочего оснащения зала.

4. Прием заказов.

5. Работа с клиентами.

6. Работа с документами.

На конференц-менеджера отеля возложены следующие функции:

1. Осуществлять проведение переговоров по организации мероприятий.

2. Осуществлять подготовку, организацию и проведение банкетных мероприятий.

3. Осуществлять полный цикл работы по подготовке мероприятия, (от запроса до сопровождения на мероприятии, согласование всех деталей по проекту).

4. Работа со сметами, оптимизация стоимости услуг, ведение отчетности.

5. Контролировать работу зала.

⇐ Предыдущая 12