Слияние документов. Создание основного документа

Слияние документов

Процессор Word предоставляет возможность создания и рассылки однотипных документов (писем) многим адресатам, данные о которых хранятся в специально создаваемой базе данных. Создание составных документов в Word осуществляется путем слияния основного документа, содержащего неизменные данные с документом, содержащим переменные данные. Процесс создания составных документов состоит из трех этапов:

• Создание Основного документа (письма с неизменной частью данных с указанием мест, в которые будет вставлена информация из Источника данных)

• Создание (открытие) Источника данных (базы данных с информацией, которая будет различна в разных экземплярах составного документа – адреса, имена и т.п.)

• Объединение (слияние) Основного документа с Источником данных.

Для того чтобы заранее определить содержимое полей Основного документа, создание составного документа целесообразнее начать с формирования Источника данных.

Каждый из этих этапов можно редактировать: изменять текст основного документа, изменять структуру базы данных, вводить и удалять новые записи, обеспечивать слияние определенных записей и др.

Создание основного документа

Из строки меню откройте вкладку «рассылка».

Выберите команду Начать слияние – Пошаговый мастер слияния

В мастере слияния тип документа выберите Поле. Далее открытие документа.

Если основной документ открыт выбираем текущий документ, если закрыт Существующий документ

12 Следующая ⇒