Лабораторная работа 4. Система управления базами данных Microsoft Access. Общие положения

Лабораторная работа 4

Система управления базами данных Microsoft Access

Цели:

- познакомиться с СУБД MS Access.

- научиться проектировать небольшие базы данных, создавать простые запросы, формы и отчёты.

Общие положения

Access — это система управления базами данных (СУБД). Access предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т. п.).

В базе данных Access хранятся данные и ассоциирующиеся с ними объекты. К объектам базы данных относятся:

- таблица (содержит собственно данные);

- запрос (позволяет искать, сортировать и извлекать определенные данные);

- форма (позволяет вводить и отображать данные в указанном формате);

- отчет (позволяет отображать и печатать форматированные данные, включая калькуляции и итоги);

- макрос (предоставляет простые команды для автоматизации выполнения задач без программирования).

Создание таблиц в Access возможно несколькими способами: в режиме таблицы, конструктора, с помощью Мастера. Для создания нужно в окне базы данных на закладке Таблицы нажать кнопку Создать и выбрать нужных способ.

Создание таблицы в режиме Конструктора включает следующие этапы:

- ввести в первую колонку Имя поляи нажать клавишу ENTER (курсор автоматически переместится во вторую колонкуТип данных, третью колонкуОписание можно не заполнять);

- раскрыть список Тип данных, щелкнув по черной стрелке вниз, и выбрать нужный тип;

- задать необходимые свойства поля в нижней таблице окна конструктора.

Ключевое поле создается нажатием кнопки на панели инструментов (нужное поле таблицы должно быть предварительно выделено).

При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.

Запрос — это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.

Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.

Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запросдля выбора способа построения запроса.

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на два типа:

- поля, по которым осуществляется группировка данных;

- поля, для которых проводятся вычисления.

Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операциииз меню Вид.

В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка, то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле , но итог не подводится.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы.

В первом окне Мастера диаграмм нужно указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы.

Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т. к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.

В третьем окне Мастера диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец.

В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.

Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов.

Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму.

Макрокоманда — основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.

12 Следующая ⇒