Способы и приемы документальной проверки достоверности хозяйственных операций

. Способы и приемы документальной проверки достоверности хозяйственных операций

Основными приемами документального контроля являются следующие виды проверки: формальная; логическая; арифметическая; нормативно-правовая; встречная проверка документов; взаимный контроль; анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств; восстановление количественно-суммового учета; контрольные сличения; проверка правильности корреспонденции счетов; проверка регистров бухгалтерского учета; исследование неофициальных материалов; исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии.

1. Формальная проверка документа предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

Посредством формальной проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных документов. К доброкачественным относятся правильно оформленные документы, верно отражающие совершенную операцию. В недоброкачественных документах операции могут отражаться в искаженном виде или быть оформлены на фиктивную операцию. Их можно подразделить на недооформленные и неправильно оформленные.

2. При логической проверке путем сопоставления хозяйственной операции, отраженной в документе, с различными взаимосвязанными показателями, событиями, явлениями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения. Осуществление логической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

3. Арифметическая проверка документов включает правильность

проставленных цен в документе, приведенных наценок, скидок, произведенных вычислений и таксировок, подсчетов итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документа. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправильного определения процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных документах – завышения итоговых сумм.

При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.

В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок все недоброкачественные документы в процессе ревизии можно подразделить на дефектные по существу отраженных в них операций и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операций.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки, отражающие незаконные операции, подложные. К первым относятся такие документы, в которых случайно, неумышленно искажены отдельные реквизиты (номер расчетного счета организации, ее наименование, адрес получателя). Документы, содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются несоответствием сущности операции действующему законодательству – нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах умышленно искажаются реквизиты или содержание хозяйственной операции. Они подразделяются на документы с материальным подлогом (подделка подписи должностного лица или подписи в получении денег, подделка штампа, печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены, суммы); комбинированные, сочетающие материальные и интеллектуальные подлоги.

4. Нормативно-правовая проверка устанавливает соответствие совершенной операции действующим правилам, требованиям устава или учредительных документов, законам, утвержденным нормам, сметам, лимитам и т.п. Данный метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных.

Этот метод позволяет ревизорам выявлять случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции, списания на затраты производства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.

5. Встречная проверка – эта проверка представляет собой сравнение

нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:

полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценностей и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции;

присвоение выручки от реализации товаров, работ и услуг (в том числе и сдаваемой в банк);

наличие полностью или частично бестоварных операций;

4) излишнее списание товарно-материальных ценностей, денежных средств и др.

6. Взаимный контроль необходим для сопоставления различных

документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно:

1) сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);

2) сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.).

Взаимный контроль позволяет выявить:

полностью или частично бестоварные или безденежные операции;

участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров;

создание неучтенных излишков различных материалов, сырья, товаров и тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных документов об их реализации или приобретении (с присвоением самих ценностей или их денежного эквивалента);

создание неучтенных излишков готовой продукции либо необоснованного начисления и выплаты заработной платы;

составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не подтвержденных оправдательными первичными документами, и др.

7. Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции. Наибольший эффект этот метод дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные лица несвоевременно делают записи в аналитическом учете (в кассовой книге, карточке складского учета и других документах и регистрах аналитического учета). Применение этого метода помогает выявить, например, такие противоречия, как оформление расхода товарно-материальных ценностей, еще не поступивших в организацию.

8. Восстановление количественно-суммового учета применяется при

ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами. Указанный метод проверки состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливаются данные о поступлении и расходовании материальных ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. Результаты восстановления количественно-суммового учета позволяют анализировать движение этих ценностей за определенный период времени.

Применение этого метода, например, помогает выявить противоречия в учетных записях, такие как превышение количества отпущенных товарно-материальных ценностей над максимально возможным их остатком на конец отчетного периода.

9. Контрольные сличения применяются преимущественно там, где ведется учет материальных ценностей по наименованиям без указания сортов, марок, номеров и других признаков, при запущенности аналитического учета по отдельным сортам, маркам, номерам материальных ценностей и во всех случаях, когда отдельные организации используют суммовой учет материальных ценностей. При контрольных сличениях остаток на начало проверяемого периода вместе с документированным приходом должен быть равен документированному расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода. Начальные и конечные остатки обычно базируются на данных инвентаризационных описей.

Особенности контрольного сличения позволяют выявить злоупотребления, которые связаны:

1) с созданием неучтенных излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей в результате:

А) недооприходования части товарно-материальных ценностей,

поступающих в организацию;

Б) излишнего списания части товарно-материальных ценностей под видом

документированного расхода;

В) неправомерного оформления пересортицы и др.;

2) с манипулированием ценами при верной количественной информации о движении однородных ценностей в результате:

А) занижения цен на получаемые товары;

Б) завышения цен на отпускаемые и списываемые товары и др.

3) с сокрытием части выручки, полученной от населения за реализацию товарно-материальных ценностей, и др.

10. Проверка правильности корреспонденции счетов нужна, чтобы

установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

11. Проверка регистров бухгалтерского учета заключается в сопоставлении

данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение данного метода дает возможным уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

12. Исследование неофициальных материалов заключается в изучении

черновых записей кассиров и других материально ответственных лиц, анонимных писем, неофициальных заявлений работников ревизуемой организации. Эта информация помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств.

13. Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в

процессе ревизии позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Третью группу методов и приемов контрольно-ревизионной работы составляют контроль с применением методов и приемов экономического анализа, наиболее распространенным из которых является прием сравнений. С его помощью дается оценка результатов хозяйственной деятельности ревизуемой организации и ее подразделений, сопоставляются результаты данного периода с предыдущими, выявляются имеющиеся резервы. Это дает возможность оценить эффективность работы организации, рациональность использования имеющихся ресурсов.

Прием сравнений, как правило, требует использования различных статистических приемов обработки экономической информации - группировок, расчета процентов, коэффициентов, исчисления средних величин, экономико-статистических методов (индексного, интегрального и т.д.).

Большое значение имеет и выявление узких мест и ведущих звеньев, так как это дает возможность определить слабые стороны в деятельности организации, сдерживающие рост производительности труда и выпуска продукции, сделать выводы о необходимости замены устаревшего оборудования или установки дополнительного количества машин, внедрения более совершенных технологических процессов, разработки мероприятий по совершенствованию организации производства, труда и управления.

Широко распространен в контрольно-ревизионной работе метод балансовых увязок, с помощью которого выявляется согласованность взаимозависимых показателей в виде отдельных балансов (трудовых и материальных ресурсов, источников покрытия потребности в них; баланс времени работы оборудования). В случае несогласованности показателей можно сделать вывод об имеющихся в организации хищениях или приписках.

Следует, однако, помнить, что в контрольно-ревизионной работе использование методов и приемов экономического анализа достаточно ограничено, так как только этими приемами не всегда удается установить законность, достоверность и целесообразность проведения финансово-хозяйственных операций в ревизуемой организации.

Особенностью проведения экономического анализа ревизионной группой является то, что исходной базой для него служат не столько отчетные, сколько скорректированные на основе результатов ревизии фактические данные, которые в отчетах не отражаются.

12 Следующая ⇒