Особенности ввода в БД АРХИВ

Особенности ввода в БД "АРХИВ"

- Проводить ввод последовательно, начиная с первого тома.

-Перед началом работыпросмотреть заверительную запись в конце последнего тома описи. Дела, которые в заверительной записи указаны как выбывшие, пропущенные, переданные – не вносить!

- После окончания работы проверить по справке количество внесенных дел. Оно должно соответствовать тому кол-ву, которое указано в заверительной (с учетом отсутствующих и литерных дел).

-Оформление крайних дат

-Крайние даты вносить через точку. Косые линии и черточки не ставить, т.е, если написано 05/01/1990, то вносить так: 05.01.1990.

-Число дня и месяца должно состоять строго из 2-х знаков, т.е., если в описи указано - 5 января 1990, то вносить так: 05.01.1990

- Год вносить полностью, т.е., если указано: 05.01.90, то вносить так: 05.01.1990.

-Букву "г." в полях "Крайние даты" не ставить.

- Если в описи в столбце "крайние даты" указано: январь-июль 1980г., надо в полях крайних дат БД указать первое число первого их указанных месяцев и последнее из последнего, так: 01.01.1980

31.07.1980

- Если в столбце "крайние даты" не указан год, то нужно поставить тот, который указан в годовом разделе

- Если год указан в столбце перед заголовком дела, то его нужно вынести в поле "годовой раздел".

-Если указано, что дело без дат, то в поле "раздел" выбрать название раздела "Без дат", в поля "Крайние даты" значения не вносить.

-Оформление заголовка дела

Если даты указаны в заголовке, то слова "год" и "годы" писать полностью, так: за 1990 год

- Если в заголовке или в столбце "даты" написано "То же", или стоит знак -"- (т.е. повторение), , то нужно повторить предыдущий заголовок или дату. Если кроме слов "То же" написана доп. информация, то ее вносить после повторяющейся части заголовка.

-Если в заголовке имеются сокращения, то их вносить в расшифрованном виде. Расшифровку найти в списке сокращений в начале описи. Если в списке нет нужного сокращения, то выписать отдельно на листочек №№ дел и сокращения в них. Отдать мне.

- Если в заголовке со словами "То же" приводятся фамилии, то нужно указывать их в правильном падеже.

Если в описи указано так : д.1 Статейный список на ссыльного Котикова

д.2. -"- Семенов И.

д.3. -"- Субботин М.

Надо внести так: д.2 Статейный список на ссыльного Семенова И.

д.3. Статейный список на ссыльного Субботина М.

- Если в заголовке указан учебный год, то года вносить через косую черту, так: 1990/1991 учебный год

- Если в заголовке указан диапазон календарных лет, то вносить так: 1990-1991 годы. Пробелы между цифрами и тире не ставить.

- Если заголовки дел в описи выполнены рукописным способом и есть трудности в прочтении, вносить слово так, как сумели прочесть, но выписать №№ дел, в которых не смогли прочитать слово и указать какое слово. Список отдать мне.

-Если в описи имеется столбец "номера связок", указанные данные не вносить.

-Если в описи в графе "примечание" имеются отметки ОЦ или ОД вносить их в поле "Примечание".

-Номер единицы хранения – число в крайнем левом столбце (не обращать внимание на название столбца!)

12 Следующая ⇒