Формирование отчетов

2 Формирование отчетов

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации, вводить в него новые данные или редактировать имеющиеся нельзя. В нём можно получить результаты сложных расчетов, логических и статистических сравнений, введённых с помощью Построителя выражений (команда Построить из контекстного меню), а также поместить в него рисунки и диаграммы.

В MS Access отчёты создаются из раздела Отчёты на вкладке Создание - рис. 3.10.

Кнопка Отчёт создаёт готовый документ по активной таблице или запросу, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги.

Конструктор отчётов выводит пустой отчёт с колонтитулами и областью данных, в которые из Списка полей (справа) перетаскиваются нужные поля. Предназначен для опытных пользователей, позволяет вносить изменения в отчёты, например, добавлять настраиваемые элементы и составлять программы – рис. 3.10.

Пустой отчёт выводит пустой документ, в который можно вставить поля и элементы управления и доработать отчёт.

Мастер отчётов за несколько шагов выводит диалоговые окна, в которые вводятся необходимые данные, затем отчет создается на основании ответов пользователя. На первом шаге выбирается таблица или запрос, для которого создаётся отчёт и переводятся доступные поля. На втором, если нужно, добавляются уровни группировки. На третьем выбирается уровень сортировки, на 4-м - вид макета отчёта и его ориентация, на 5-м задаётся Имя отчёта – рисунок 3.11. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет необходимо создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера), MS Access предлагает различные варианты макетов отчета.

Рисунок 3.10. Конструктор отчётов

Например, если создается простой отчет без группировки данных, то предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если заданы уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то предлагаются три вида макетов – в столбец, табличный и выровненный.

Рисунок 3.11 Мастер отчётов, шаги 1, 2, 3 и 4

Мастер наклеек создаёт обычные или специальные наклейки.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – только для просмотра данных (в поля отчёта курсор не устанавливается). В формах используются вычисляемые поля с помощью вычислений в полях текущей записи. В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируется (с помощью построителя выражений через режим Конструктор) на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 Следующая ⇒