Подготовка данных об абонентах–задолжниках

3.2. Подготовка данных об абонентах–задолжниках

3.2.1. Выделите строку заголовков таблицы и выполните команды менюДанные – Фильтр – Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1–должник, 0– нети выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица (табл. 2), содержащая только те записи, в которых стоит условие 1.

3.2.2. Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка – Копировать,затем вставьте на рабочий Лист2данные из буфера обмена (Правка – Вставить). Получилась новая табл. 18 без кнопок автофильтра.

3.2.3. Для сохранения документа выполнить команды Файл – Сохранить как…–Мои документы –папка Факультет –вашаИменнаяпапка–в окне Имя – введите имя Абонент – Сохранить.Закройте документ.

3.3. Подготовка основного документа (бланка письма)

3.3.1. Не закрывая файла Excel, выполните команды: кнопка Пуск – Программы – Microsоft Word.

Таблица 2

A	B	C	D	E
№ пп	Фамилия	Телефон	Сумма долга	1-должник, 0-нет
	Баболина А.И.	213-89-51	75р. 50к.
	Быковская Г.В.	135-67-97	175р.00к.
	Дмитриев Н.А.	213-89-54	46р. 93к.
	Евсеева И.А.	312-87-66	25р. 50к.
	Земелина Н.И.	432-90-98	985р 36к
	Карелин М.Ю.	312-89-57	75р. 50к.
	Кузнецова А.Д.	210-85-89	75р. 50к.
	Ларина В.Г.	213-65-98	885р. 00к.
	Лещенков О.Ф.	213-44-81	275р. 50к.
	Макарова Н.Н.	319-11-13	123р. 70к.
	Мошкина О.В.	320-33-54	33р. 50к.
	Налина О.М.	432-90-96	18р. 96к.

3.3.2. Создайте бланк письма по образцу рис. 1. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка – Надпись. Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров.

Образец бланка

(Вставьте текущую дату Вставка -Дата)

Уважаемый абонент

Ваша задолженность по оплате телефонных услуг

(вставка – надпись)

составила р.

Просим оплатить в течение 2-х недель со дня указанной даты.

Рис. 1

Слияние документов в Windows XP и других версиях Windows существенно отличаются. Поэтому рассмотрим два варианта слияния.

I. Слияние в ОСWindows XP

При работе с ОС Windows XP последовательность действий следующая:

1) Выполнить команды Сервис – Письма и рассылки – Слияние.

2) В первом окне Мастера:

· выбрать опцию

Текущий документ;

· щелкнуть по кнопке Далее.

3) Во втором окне Мастера:

· выбрать источник данных – опция Список;

· щелкнуть по кнопке Обзор.

4) В диалоговом окне Открыть источник данных:

· в списке Тип файла установите Все файлы;

· откройте папку Мои документы – факультет – именная;

· щелкните по файлу Абонент – Открыть;

· выберите номер листа таблицы Лист 2 – ОК.

5) Объединение документов Word и Excel

· щелкните мышью в поле бланка Уважаемый абонент;

· щелкните в окне Мастера слияния по кнопке Другие элементы;

· в появившемся списке выберите Фамилия – Добавить – Закрыть;

· щелкните мышью в поле бланка Сумма задолжности;

· в окне Мастера щелкните по кнопке Другие элементы и выберите Сумма долга – Добавить – Закрыть.

6) Просмотр писем:

· на панели Мастера слияний щелкните Просмотр писем;

· для просмотра других писем используйте кнопку >>.

II. Слияние документов в ОСWindows98.

При работе с любой другой версией ОС Windows кроме ХР последовательность действий следующая:

1) Выполните команды Сервис – Слияние. В диалоговом окне Слияние – выберите Основной документ – Создать–Документы на бланке.

2) В следующем диалоговом окне щелкните кнопку Активное окно.

3). Определение источника данных:

а) В окне Слияние щелкните по кнопке Получить данные и в развернувшемся списке щелкните Открыть источник данных;

б) В диалоговом окне Открыть источник данных в списке Тип файла –установите Все файлы. Откройте папку Мои документы – папку Факультет – вашу Именную папку – щелкните по файлу Абонент – Открыть и далее в диалоговом окне выберите Весь лист – ОК;

в) Появится следующее диалоговое окно с сообщением, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните по кнопке Правка основного документа. На экране появится новая панель с инструментами Слияние.

4). Объединение основного документа и источника данных:

а) Щелкните мышью в поле пустого кадра Уважаемый абонент, а затем на панели Слияние щелкните по кнопке Добавить поле слияния;

б) В появившемся списке выберите Фамилия, затем повторите действия и добавьте заполнение следующего кадра Суммы задолженности;

в) Сохраните документ в своей именной папке с именем Телефон.

5) Просмотр копий документа:

а) На панели инструментов Слияние щелкните кнопку Поля/данные. Информация из первой записи источника данных (таблицы Абонент) вставится вместо соответствующего поля слияния в основном документе;

б) Просмотрите другие копии, щелкая мышью по одной из следующих кнопок панели Слияние.

4. Отчет по работе

Опишите порядок действий при слиянии документов. Приложите распечатку.

Литература

Пикуза, В.Н. Экономические и финансовые расчеты в Excel/ В.Н. Пикуза, А.С. Гаращенко – СПб., BHV, 2004 , с. 67-71

⇐ Предыдущая 12