Справочно-информационные документы (СИД). Характеристика.

4. Справочно-информационные документы (СИД). Характеристика.

Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Акт – СИД, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Состоит из вводной части и констатирующей части. –В вводной части – основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, и лица, присутствующие при этом. –В констатирующей части – фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, приводятся заключения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в составлении без указания должностей, и утверждается РД или руководителем. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Вводная подразделяется на постоянную и переменную. Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Основная часть содержит разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают 2 видов: 1)подтверждающие события в производственной деятельности предприятия; 2)подтверждающие юридические факты (место работы, проживания и т.д.) Служебное письмо – СИД, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Телеграмма – документ, который передается по телеграфу. (правительственные, срочные, международные).

5. Правила составления служебного письма. Разновидности служебных писем.Служебное письмо – СИД, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо оформляется на специальных бланках, при этом наименование вида документа – письмо не пишется. Наименование организации употребляется в именит.падеже. при адресовании конкретному лицу – Ф.И.О. пишется в дат. падеже. Письмо должно освещать один вопрос, что упрощает работу с документом. Оформляется в 2 экз. Письмо подписывается руководителем организации. Разновидности служебных писем: *сопроводительное (информирует адресат о направлении ему документов, которые прилагаются к письму); *информационное; *письмо-извещение (отличается тем, что составляется для конкретного адресата и часто пишется в ответ на запрос); *рекламное письмо (описание рекламируемых товаров и услуг); *письмо-приглашение; *письмо-подтверждение; *письмо-напоминание; *гарантийное письмо (обязательство безусловной оплаты или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения); *письмо-претензия и т.д.

27. Реквизит «Наименование вида документа». Область применения.Печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адресата (например, СПРАВКА). Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Для писем указание документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

6. Документы по персоналу.Характеристика. К этим документам относятся: *трудовые контракты (договоры); *приказы по личному составу; *личные карточки формы Т-2; *личные дела; *трудовые книжки. Личная карточка (форма Т-2) – основной документ по учету персонала, который заводится на всех работников, принятых на работу. Основанием для записи в ЛК служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. (*внутренняя опись док-ов; *анкета или личный листок по учету кадров; *автобиография или резюме; *копии док-ов об образовании; *характеристики; *трудовой договор; *приказ о назначении и т.д.). Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе, семейном положении и т.д. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы. (Ф.И.О.; дата рождения; образование; профессия, специальность; сведения о работе; сведения о награждении и поощрении; сведения об открытиях и изобретениях).

28. Для каких дел составляется внутренняя опись?ВО документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела и т.д.), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Во ВО содержатся сведения о порядковых № документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ВО составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью кол-во включ. в нее документов и кол-во листов ВО. ВО подписывается ее составителем.

7. Реквизит «Регистрационный номер документа». Правила проставления на внутренних документах. Исходящих документах.Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах. На таких документах, как протоколы, приказы, справки, акты, трудовые контракты, проставляются порядковые № с начала года в возрастающей последовательности. Для исходящих документов, регистрационный № состоит из нескольких частей: *из № структурного подразделения, подготовившего документ; *№ дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного письма. Регистрационный № документа, составленного неск. организациями, включает порядковые №, присвоенные организациям – авторам документа и записанные через косую черту в определенной последовательности (31/114/423). На документах, отправляемых из организаций, регистрационные № ставятся на подлиннике и копии, остающейся в учреждении. На приложениях к документам регистр. № не проставляются.

9. Реквизит «Отметка о наличии приложений». Располагается под текстом и может быть оформлен 2 способами. 1.)Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет след. вид: Приложение: на 2л. в 3 экз. 2)Если документ содержит приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием кол-ва листов и кол-ва экз., например: Приложение: Проект учебного плана на 2 л. в 1 экз.При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. (без знака №). В приложении к распоряд. документу на 1 его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распоряд. док-та, его даты и регистрационного №. (Приложение к Приказу ректора от 10.10.2010 №123). Приложение подписывается исполнителем и руководителем. Слово «приложение» всегда употребляется в единственном числе.

11. Реквизит «Гриф утверждения документа». Правила проставления при утверждении док-та должн. лицом, распорядит. док-ом.Документ может утверждаться должностным лицом, а также специально издаваемым документом. Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа неск. должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творит. падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документы с грифом утверждения м.б. акты, нормативы, отчеты, положения, планы, сметы, уставы, формы, инструкции, задания, перечни и т.д.

12. Реквизит «Адресат». Состав. Оформление.Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. Состоит из след. частей: *наименование организации и ее структур. подразделения – в именит. падеже; *должности, фамилии и инициалов должн. лица, кому направляется документ – в дат. падеже; *почтового адреса. На одном документе может быть указано не более 4 адресатов. В состав может входить почтовый адрес. Реквизиты адреса пишут в след. порядке: *наименование адресата; *название улицы, номер дома, квартиры; *название района; *название нас. пункта; *название области, края, республики; *страна; *почтовый индекс. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

13. Особенности составления и оформления бухгалтерских документов.Общие правила составления первичных документов сформулированы в ФЗ от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Все хозяйственные операции должны быть подкреплены оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучет. Унифицированные формы первичного учета предназначены для оформления однородных, типовых хозяйственных операций. (Т-2 – личная карточка; Т-51 – расчетная ведомость; Т-53 – платежная ведомость и т.д.). Специализированные формы применяются для учета хоз. операций, которые не могут быть отражены в унифицированных формах. Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Отличительной особенностью бухгалтерских документов является то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст не замазывается, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Исправление ошибки оговариваются надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Внутренние бухгалтерские документы – документы, которые создаются в бухгалтерии (ведомости, приходно-расходные ордера). Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, проходят проверку на правильность оформления и законность операций. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций и накапливаются в учетных регистрах.

14. Основные этапы подготовки исходящих документов.Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы: *составление проекта исходящего документа; *согласование проекта документа; *проверка правильности оформления проекта документа; *подписание руководителем; *регистрация документа; *простановка индекса (№) на документе; *проверка правильности адресования; *отправка документа адресату; *подшивка 2 экз. в дело. Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами. При регистрации исх. документов записываются след. данные: *индекс док-та, включающий № дела; дата док-та; *адресат; *краткое содержание или заголовок; *отметка об исполнении; *исполнитель.

15. Основные операции процесса обработки входящих документов.Входящие документы (корреспонденция поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом) должны пройти экспедиционную обработку. Сначала прием конвертов, проверка правильности адресования=Вскрытие конвертов и проверка вложений=предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)=простановка отметки о поступлении на документе=регистрация (проставляется регистрац. штамп, содержащий название организации, дату поступления и №; для регистрации применяются журналы, карточки или регистр. в электр. виде)=передача документов исполнителю=передача или доклад док-ов руководителю. При предварительном рассмотрении поступившего документа нбх учитывать след. факторы: 1)вид документа;2)важность содержания; 3)сложность и новизну поставленных вопросов; 4)срочность исполнения док-та.

16. Основные этапы работы с внутренними документами.Подготовка и оформление внутренних документов осуществляется в соответствии с общими правилами исходящих документов и вкл. след. этапы: 1)составление проекта документа; 2)согласование; 3)проверка правильности оформления; 4)подписание руководителем; 5)регистрация. На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется в соответствии с общими правилами работы с входящими документами. 1)передача документов исполнителю; 2)исполнение; 3)контроль исполнения; 4)подшивка документов в дело. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля над этим процессом.

17. Номенклатура дел. Виды номенклатур дел.Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Необходимо правильно систематизировать документы, то есть разложить по признакам сходства. Документы в деле должны распределяться в определенном порядке: 1. Основной документ; 2.Приложения; 3. Все документы, относящиеся к данному вопросу, в хронологич. порядке. –Типовая Н. – составляется для однородных по характеру деятельности организаций. –Примерная Н.– носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел, находящихся в организациях с указанием индексов. –Индивидуальная Н. – подразделяется на сводные (для организации в целом и для каждого структурного подразделения). Н. дел является классификационным справочником, обязательным для исполнения во всех государственных организациях.

18. Подготовка документов к архивному хранению. Основные этапы.Подготовка включает следующие этапы: 1)Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. 2)Оформление дел. 3)Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при полистном просмотре всех дел организации. Выделяют 4 группы дел: -постоянного хранения, подлежащие передаче в гос. архив; -длительного хранения в архиве, свыше 10 лет; -временного хранения до 10 лет; -подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения. Предархивная подготовка дел включает оформление и описание. Оформление м.б. полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному. Для дел постоянного и длительного хранения составляется внутренняя опись документов=оформление заверительной надписи=опертивное хранение документов.

19. Оперативное хранение документов.Формирование документов заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Сущ. два вида ОХ док-ов: хранение в процессе их исполнения и хранение исполненных док-ов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись». На папках также указываются Ф.И.О.,инициалы и телефон исполнителя. Дела с исполнен. док-ми хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Для дел, содержащих особо ценные док-ты, составляется внутренняя опись.

20. Процесс формирования дел. Основные требования.Формированием дела называется группирование исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Порядок формирования дел должен быть изложен инструкцией по делопроизводству. Различают централизованное формирование, которое осущ. только службой ДОУ, и децентрализованное, которое осущ. всеми структурными подразделениями. Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке пишется наименование организации, название структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела из номенклатуры. Все это посередине и с каждой отдельной строки. В нижней части обложки дела ставится срок хранения. При постоянном сроке хранения пишется «хранить постоянно».

21. Назначение унификации текстов документов. Формы представления текста унифицированных документов.Унифицированные системы документации – системы, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Униф. формы документов проектируются на основе формуляра образца. Для унифиц. системы организац. распоряд. документов формы документов разрабатываются на основании модели, предложенной ГОСТом-6.30-2003. Текст Униф. документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения этих форм. Связный текст – содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Анкета – опросный лист для получения определенных сведений. Таблица – перечень сведений о чем-либо, либо о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам; компактный и наглядный способ представления информации.

22. Признаки, по которым осуществляется группировка документов в дело.1)Номинальный – принадлежность к одному и тому же виду. (приказы, протоколы, справки);2)Предметно-вопросный - документы по вопросам повышения качества продукции (рекламации, докладные записки, справки, акты); 3)Авторский – предполагает группировку в дело документов одного автора (протоколы произв. совещаний); 4)Корреспондентский – используется при группировке документов, связанных с перепиской. (переписка со средними проф. учреждениями о совместной подготовке специалистов); 5)Географический – формируются в одно дело документы нескольких корреспондентов. (переписка с предприятиями Вост. Сибири по вопросам поставки продукции); 6)Хронологический – группировка документов в дело за определенный период (год, квартал).

23. Что такое «связный» текст? Примеры. Область применения. Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации. Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".

24. Область применения анкетных текстов. Примеры. Анкета – форма представления унифицир. текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Постоян. информацией в А. являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. При построении А. постоянная информация выражается существит-ми в именит. падеже или словосочет-ми. Анкетные тексты применяются в финансовой, организац.-распорядительной, учетной документации. Например: Приказ о приеме на работу.

25. Правила оформления таблицы. Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информ-ию, являющуюся характер-кой неск. объектов по ряду признаков. В Т. постоян. информация представлена в виде обобщен. показателей и вносится в заголовки граф, переменная информация представлена в словесной форме и вносится в заголовки строк. Графы Т. должны быть пронумерованы, если она имеет размер более одной страницы. На последующих страницах печатаются № граф. Заголовки граф пишутся с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной, если они грамматически подчинены стоящему над ними заголовку, и с прописной, если грамматически не подчинены ему. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

26. Определение понятия «Реквизит». Максимальный набор реквизитов.Реквизит – обязательный элемент конкретного вида документа. Количество Р, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке УД составляет 29. Каждый документ имеет индивидуальный набор Р. Одни Р. являются обязательными для каждого документа независимо от его вида, другие – обязательны только для отдельных видов документов. Набор Р. офиц. письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр док-та.

29. В каких случаях используется «лист-заместитель», «карта заместитель»? Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. Они м.б. вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

30. Назначение реквизита «Код организации». Правила проставления.Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Код организации – код автора документа. Им может быть физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Код служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов. Наличие кода сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудновоспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО имеют все зарегистрир. предприятия и организации.

⇐ Предыдущая 12