Определение понятия «документ». Классификация управленческих документов.

1. Определение понятия «документ». Классификация управленческих документов.

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Классификация управленческих документов:

1). По средствам фиксации:

-письменные; -графические; -фото и кинодокументы; -электронные.

2). По видам деятельности: -плановые; -отчетно-статистические; -бухгалтерские.

3) По месту составления:

-внешние; -внутренние.

4). По функционированию в сфере управления: -организационные документы (устав, положение, договор, штатное расписание); -распорядительные документы (постановления, указания, приказы, решения, распоряжения); -справочно-информационные (акт, протокол, справка, докладная); -по персоналу (трудовой договор, трудовая книжка, личное дело); -финансово-бухгалтерские документы.

8. Реквизит «Отметка о контроле». Правила оформления.Означает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Сущ. 2 вида срока исполнения док-та: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения док-та – срок, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – срок, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Отметка о контроле за исполнением док-та обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» и располагается на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

2. Организационные документы. Характеристика. Порядок оформления.Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения. Проходят обязательную процедуру утверждения, а также согласования со всеми заинтересованными лицами (также с юристом). Бланк ОД содержит набор реквизитов: 1.Название организации (подразделения). 2.Наименование вида документа. 3.Заголовок к тексту. 4. Подпись. 5. Гриф утверждения. ОД: Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организации, учреждений с др. учреждениями, организациями, гражданами в сфере гос. или хоз. деятельности. Структура устава: -общие положения; -организационное единство; -регламент деятельности; -финансово-материальная база; -отчетная и ревизионная деятельность; -порядок ликвидации и ответственность за дела организации. Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения или его подразделения. Различают положение об организации и положение о структурных подразделениях. Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характер сделки, оплата, гарантии и др.)

Составными частями договора явл.: *заголовок документа; *дата, место составления и №; *наименование сторон; *предмет контракта; *условия и сроки поставки; *условия и сроки оплаты; *особенности и порядок расчетов; *.юридические адреса сторон; *подписи должностных лиц; *печати фирм-контрагентов. Штатное расписание – документ содержащий перечень должностей сотрудников предприятия, сведения о количестве шт. ед., должностных окладов, надбавок. Оформляется на бланке предпр-я. Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции.

3. Распорядительные документы. Характеристика. Порядок оформления.Эти документы носят административный характер, обращены к нижестоящим или к подчиненным должностным лицам (организациям). Обязательны для исполнения. Постановление – издается высшими органами гос. власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Создается министерствами, ведомствами, научными советами, общ. организациями. Указание – все реже и реже создается. Структура документа. РД имеет вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы издания; распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом на отд. строке заглавными буквами «постановляет» или «приказывает». «Решил»-решение; «обязываю»-распоряжение; «постановляю»-постановление. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруется арабскими цифрами. Пункты распорядительной части содержат: -конкретные поручения; -кому поручается; -срок выполнения.

10. Реквизит «Гриф согласования документа». Область применения.Применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается».

12 Следующая ⇒