Главная Контакты Случайная статья Автоматизация Антропология Археология Архитектура Биология Ботаника Бухгалтерия Военная наука Генетика География Геология Демография Деревообработка Журналистика Зоология Изобретательство Информатика Искусство История Кинематография Компьютеризация Косметика Кулинария Культура Лексикология Лингвистика Литература Логика Маркетинг Математика Материаловедение Медицина Менеджмент Металлургия Метрология Механика Музыка Науковедение Образование Охрана Труда Педагогика Полиграфия Политология Право Предпринимательство Приборостроение Программирование Производство Промышленность Психология Радиосвязь Религия Риторика Социология Спорт Стандартизация Статистика Строительство Технологии Торговля Транспорт Фармакология Физика Физиология Философия Финансы Химия Хозяйство Черчение Экология Экономика Электроника Электротехника Энергетика
	По содержанию. По форме. По срокам исполнения. По виду оформления. По объему. Тема 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ВТОРОЙ СЕМЕСТР.. Документирование деятельности коллегиальных органов. Конференция. Повестка дня. Структура ⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2 По содержанию
Простые (решают 1 вопрос)	Сложные (решают комплекс вопросов)

Лекция 2

Унифицированные системы документации, требования к оформлению документов.

ГОСТ установил стандарт по УСД, распространяющийся на организационно распорядительные документы. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документа. Требования к оформлению реквизитов документов.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТОВ – обязательная сведения которые должны содержатся в документе для признания его действительным. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях предусмотренных законом влечет недействительность или оспоримость документа.

ФОРМУЛЯР – совокупность закрепленных место в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Формуляр делит площадь А4 и А5 на 3 зоны – служебное поле, поле для углового штампа, рабочее поле.

Служебное поле – часть площади формата предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата и в верней его части для продольного варианта расположения штампа

Остальная часть площади формата – рабочее поле

Постоянные повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования

Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

1. Государственный герб РФ – помещают на бланках документов в соответствии с конституцией и законом «О государственном гербе РФ»

2. Герб субъекта РФ – помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъекта РФ.

3. Эмблема организации ( товарный знак ) , Гербовый знак ведомства, утвержденный указами президента, как правило, эмблема помещается на бланках организаций входящих в структуру какого либо ведомства (МЧС РФ например), но не имеющих права на своих бланках помещать герб государства. Товарный знак – условное изображение позволяющее отличать товары и услуги одних юридических лиц, от товаров и услуг других. Товарный знак должен быть зарегистрирован, порядок регистрации а разработки товарных знаков утверждается текущим законодательством РФ.

4. Код организации по ОКПО

5. ОГРН – основной государственный номер юридического лица, проставляется в соответствии с документами выданными налоговой инспекцией. 4, 5 и 6 кода организация получает при регистрации

6. ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами налоговых органов

7. Код формы документа представляют по ОКУД

8. Наименование организации является автором документа, должно соответствовать наименованию закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации. Наименование организации на государственном языке субъектов РФ или ином языке располагается нижи или справа от наименования на русском языке. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, сокращенно наименование с (в скобках) помещают ниже полного названия или за ним. Наименование филиала, представительства указывается в том случае, если оно является автором документа и располагает ниже наименования организации, справочные и контактные данные об организации.

9. Справочные данные – почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

10. Наименование вида документа – составленного или изданного организацией , должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренных ОКУД.

11. Дата документа – является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Документы изданные двумя и более организациями должны иметь одну дату. Дату заполняют в последовательности День месяца – Месяц – Год. 1 и 2 оформляют двумя парами арабских цифр разделенных точками, 3 – четырьмя арабскими цифрами. Допустим словесно – цифровой способ оформления даты. А также оформление даты в обратной последовательности.

12. Регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номер который можно дополнять по усмотрению другим индексом дела по номенклатуре дел, исполнителей и др. Регистрационный номер составляется совместно 2мя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций представленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включающая в себя в регистрационный номер и дату документа на который должен быть дан ответ.

14. Место составляющая или издания документ указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочных данных организации.

15. Адресат – могут организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. ПРИ АДРЕСОВАНИИ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦУ ИНИЦАЛЫ УКАЗАНЫ ПЕРЕД ЕГО ФАМИЛИЕЙ (О. И. Красильникова). Наименование организации и её структура подразделения указывают в именительном падеже (Министерство России Департамент Информатизации). Должность лица которому адресован документ указывают в дательном падеже ( Главному врачу ГП№146 Красильниковой О.И.) Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно (Администрации районов Московской Области). Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более 4 адресатов, слово копия перед 2,3,4 адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В состав реквизитов адресата может входить почтовый адрес. Его элементы указываю в последовательности с правилами услуг почтовой связи. (Улица – номер дома – номер квартиры – населенный пункт – район/область – страна – индекс). При адресованные письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Юридическому лицу – О.И. Красильниковой, Физическому – Красильниковой О.И.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом( должностными лицами или специально издаваемыми документами, при утверждении документа должностным лицом гриф «утверждение документа» состоит из слов УТВЕРЖДАЮ- наименование должности – подписи – инициалов – фамилии и даты утверждения

( УТВЕРЖДАЮ Главный врач ГУЗ ГП№146 УЗ САО –здесь могла быть подпись- О.И. Красильникова, 66.66.6666)

При утверждении документа, несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа, постановления, приказа, решения, гриф утверждение состоит из слов – УТВЕРЖДЕН; УТВЕРЖДЕНА; - наименование документа в творительном падеже, его даты и номера, в правом верхнем углем

(УТВЕРЖДЕН Комиссией по ГО И ЧС ГП146 УЗ САО от 66.66.6666)

17. Резолюция – написанная на документе соответствующим должностным лицом, включающая в себя фамилии, инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документ он может отвечать на вопросы «о чем? о ком?»

19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» словом или штампом контроль.

20. Текст документа состоит на государственном языке РФ или языках субъектов РФ в соответствии с законодательством. Текст документа формируется в виде таблицы, анкеты, связного текста или в виде соединения этих структур. Связной текст как правило состоит из двух частей, в первой части указывают причины и основания, цели составления данного документа. Во второй – заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько решений и выводов, то его можно разбивать на разделы , пункты которые нумеруются арабскими цифрами.

21. Отметка о наличии приложения, отметку о наличии в приложении названного в тексте письма оформляет следующим образом -Приложение: на 2л, в 2 экз.

Если письмо имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложение сброшюровано, то число страниц не указывается –

Приложение

1)Положение об управлении на 5л в экз.

2) Правила подготовки и определения документов регионального управления на 7л в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ имеющий приложение, отметка о приложении ставится следующим образом –

Приложение: письмо Госархива от 05.06.2010 №02-6/172 и приложение к нему всего на 31 листе.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе в верхнем углу пишут:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Россархива от 05.06.2010 №251

22. Подпись – в состав входят наименование должности лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи, инициалы, фамилия. При оформлении на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последствии с занимаемыми должностями. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа – первый лист оформляется не на бланке. В документах составленных комиссией указываются не должности лиц подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

23. Гриф согласования документов – реквизит официального документа выражающий согласие учреждения или его органа не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласие – предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа . Гриф состоит из слова «согласовано», должности лица с которым согласован документ (имя организации, личные подписи, инициалы, фамилия, даты согласия) :

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой Академии при правительстве РФ – подпись – А.А.Мясоедов – 66.66.666

Если согласие осуществляется письмом или протоколом:

СОГЛАСОВАНО – Письмо Российской Академии Медицинских Наук от 66.66.6666 №410-162

24. Виза согласования документа – согласие с документом оформляет виза согласия включающая в себя должность, подпись, инициалы и фамилия и дата. Одно под другим. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подкалывают к документу.

Для документа подлинник которого остался в организации визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправленных документов

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи. Подлинность подписи должностного лица на документах удостоверят права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами, а также на других документах предусматривающее заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации.

26. Отметка о заверении отчетов. При заверении соответствия копия документа к подлиннику, ниже реквизиты подпись проставляют заверяет надпись «ВЕРНО», должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку, дату заверения, Допускается копию документа заверять печатью по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе. Включают в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Слово «Исполнитель» не пишется.

28.Отметка об исполнении документа и направление его в в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа свидет. О его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении «в дело», номер дела, в котором будет хранится документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядок и номер и дату (входящий от 66.66.6666 №2/134)

30. Идентификатор электронной копии документа. Отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКУ ДОКУМЕНТА

Бланка документа – лист бумаги разрешенного формата с нанесением на него постоянных реквизитов, установлено 2 стандартных формата бланков – А4 (210х297 мм) и А5(148х210мм). Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должна иметь поля не менее 20 мм левая, верхняя, нижняя и 10 мм правая. Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки имеют границы зона расположения реквизитов, каждая зона определённости совокупностью входящих в нее реквизитов, каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков – угловой и продольный. Реквизиты 0,1 ; 0,2 или 0,8; располагают над серединой реквизита 08. Реквизит ОЗ допускается располагать на зоне реквизита 08. Реквизиты 08, 09(справочные данные), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления документа), ограничительные отметки -11(дата документа), 12(номер документ), 13 (ссылка на регистрационный номер) в пределах границ зоны реквизитов. Размещают одним из способов – центрировано, флаговый способ каждая строка реквизита начинается от левой границы зон расположения реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды документов – Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Используют для изготовления любых видов документов кроме письма, Реквизиты общего бланка в зависимости от учредительных документов организации

Бланк конкретного вида документа

17.10.11

Положение об организации – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру функции компетенцию обязанности и организацию работы системы государственных органов (например общие положения о министерствах), одного органа (положение о государственной автомобильной инспекции или об общем отделе администрации области). Текст положения содержит:

1. Общие положение

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация

1 – В этом разделе даются полное и сокращенное название организации, цели и основания ее создания, даты и номера соотв. Правового акта; указывается чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.

2 – Устанавливает основные проблемы, которые должна решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

3 – Перечисляются действия или виды работ, которая должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

4 – Права и обязанности содержит перечисление прав и обязанностей, которомы наделяется организация в лице ее руководителя (издание распорядительных документов, право на ведение переписки, право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам). К обязанностям относятся действия которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

5 – Устанавливается кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководителя.

6 – Устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми организация осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях

7 – Устанавливает кем осуществляется контроль , проверка и ревизия, определяется их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов

8 – Устанавливается в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации. На общем бланке обязательные реквизиты – наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа, дата и номер, место составления, гриф утверждения.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

Тема 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Организационная документация

2. Распорядительные документы

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

1. Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Образцы уставов и других учредительных документов приведены в прил. 3.1—3.6.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в прил. 3.7—3.8.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.93 № 90~р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству* присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

2. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции».

2. Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения*. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Образцы постановления и выписки из постановления даны в прил. 3.9-3.11.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение -— акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Образцы распоряжения и выписки из распоряжения приведены в прил. 3.12-3.14.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Образцы приказа и выписки из приказа даны в прил. 3.15-3.16.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе. I Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет, «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной, Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими раз-; личных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются араб