По месту составления

Стр 1 из 2Следующая ⇒

Документационное обеспечение управления

Лекция №1

1. Основные требования к оформлению управляющих документов, унификация и стандартизация документов.

2. Виды документов и их классификация

Документ – материальный объект используемый для закрепления и хранения любой информации. 4 функции документа :

1. Информационная – в документе хранятся факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека

2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации их деятельности

3. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (договорная документация итд)

4. Воспитательная

ОКПО – общий классификатор предприятий и организаций

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

УСОРД – унифицированная система организационно распорядительной документации

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность человека по разработке и оформлению документов, их движению и хранению

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – часть делопроизводства связанная с созданием документов

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение и учет документов

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов используемых определенной сфере человеческой деятельности

Основные положения по документированию управленческой деятельности.

ДОУ охватывает все процессы относящиеся с записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке, а также, на искусственных. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Закрепляется в табели документов, Единое правило по документированию обеспечивается применением ГСДОУ И УСД

УСД - унифицированная система документации – комплекс взаимно связанных документов, созданных по единым правилам и требованиями, содержащих информацию необходимую в определенной сфере деятельности. Такие документ по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положением (уставом об организации, другим нормативным документом содержащим правила документирования). Органы управления издают следующие виды документации:

1. Решения

2. Постановления

3. Приказы

4. Указания

5. Инструкции

6. Распоряжения

1,2,3 – издают в случаях когда необходимо принять нормативный или индивидуальный факт по основным вопросам организации

4,6 – издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений и приказов(указания).

Совместные распорядительные документы организаций издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления) оформляются как совместное решение которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации принявшей этот документ . Распорядительный документ может быть отменен (изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящего учреждения)

Ход обсуждения вопросов и решения принимаемы на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседания. Для осуществления оперативных связей с другими организациями направляют письма. Организации издают и другие документы, такие как отчеты, уставы, положения, правила. Управленческий документы подписываются или утверждаются руководителем учреждения или его заместителем.

Документы денежного, материального и кредитного характера подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Документы составленные комиссией подписывают все её члены. Протоколы составляются комиссией. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, доклады, справки и другие документы информационно-справочного характера могут быть подписаны исполнителем. Существуют такие документы как приложения ( А-Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом. Приложение к нормативным актам имеющим самостоятельное значение Б- Поясняющие, дополняющие приложения В-Направляемые )

Приложение к ________(указывать вид документа)

Дата и номер

На приложениях к распорядительным документам и приложениям или поясняющих содержание другого документа:

Унификация и стандартизация управленческих документов являются основным направлением совершенствования документации.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме единообразия. Стандартизация определяет унификацию как выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, знаний их параметров и размеров.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов под которыми понимается (образец, эталон, модель) принимаемые для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт, как правило нормативно-технический документ, устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению создаваемого документа. Унифицированная система документации состоит из общероссийских унифицированных документов которые применяются в определенных хозяйственной деятельности. Непосредственно разработчиком документации являются : Министерства, ведомства, возглавляющие ту отрасль документацию которой они унифицируют. Суть унификации – сокращение документов, приведение их к единой форме. Суть стандартизации – привидение в норму документов принятых в установленном порядке, для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве разработанных гостом.

Классификация документов – системы их использования, как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов выделяемых по различным признакам. Выделяют 2 группы документов:

1) По общим и административным вопросам ( вопросы общего руководства организации и ее общей производственной деятельности)

2) Документы по функциям управления.

Классификация документов по наименованиям:

1) Служебные письма

2) Приказы

3) Протоколы

4) Акты

Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию может быть совершенно разным.

По месту составления

Внутренние (внутри организации)

Внешние (вышестоящие организации)

12 Следующая ⇒