Главная

Контакты

Случайная статья

• Автоматизация
• Антропология
• Археология
• Архитектура
• Биология
• Ботаника
• Бухгалтерия
• Военная наука
• Генетика
• География
• Геология
• Демография
• Деревообработка
• Журналистика
• Зоология
• Изобретательство
• Информатика
• Искусство
• История
• Кинематография
• Компьютеризация
• Косметика
• Кулинария
• Культура
• Лексикология
• Лингвистика
• Литература
• Логика
• Маркетинг
• Математика
• Материаловедение
• Медицина
• Менеджмент
• Металлургия
• Метрология
• Механика
• Музыка
• Науковедение
• Образование
• Охрана Труда
• Педагогика
• Полиграфия
• Политология
• Право
• Предпринимательство
• Приборостроение
• Программирование
• Производство
• Промышленность
• Психология
• Радиосвязь
• Религия
• Риторика
• Социология
• Спорт
• Стандартизация
• Статистика
• Строительство
• Технологии
• Торговля
• Транспорт
• Фармакология
• Физика
• Физиология
• Философия
• Финансы
• Химия
• Хозяйство
• Черчение
• Экология
• Экономика
• Электроника
• Электротехника
• Энергетика

Задание 5. Распорядительный документ

Задание 2. Бланк письма 

Разработать бланк письма предприятия с угловым и продольным расположением реквизитов. Дать объяснение выбранного способа оформления реквизитов на бланке.

Варианты выполнения задания смотри в задании 1.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

¨ государственный герб РФ или субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);

¨ код организации (код ОКОП - 8 знаков);

¨ основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица (13 знаков);

¨ идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП - 10/9 знаков);

¨ наименование организации;

¨ справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон), а также по усмотрению организации другие сведения (факс, адрес электронной почты, сайт в Интернете, банковские данные и т.д.);

¨ трафаретные части реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления;

¨ ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

Задание 3. Бланк конкретного вида документа 

1) Разработать бланк конкретного вида документа. Бланк – это стандартный лист бумаги с закрепленной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменных реквизитов.

2) Заполнить разработанный бланк «от руки» переменными реквизитами.

Варианты выполнения задания:

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов содержит следующие реквизиты:

¨ государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания);

¨ наименование организации;

¨ наименование вида документа;

¨ место составления или издания документа, а также при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Отдельные элементы на бланке документов в содержательной части могут быть оформлены в виде:

¨ трафаретных оборотов, например:

Прошу зачислить меня________________________

¨ анкеты, например:

Фамилия____________Имя_____________Отчество______________

¨ в виде подстрочного пояснения, например:

______________________________________

И.О.Фамилия

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) символы, которыми оформляется реквизит «Наименование вида документа»;

2) наличие сведений об организации в справках, выдаваемых по запросам граждан;

3) различия в содержании документов докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;

4) наличие (отсутствие) на бланке документа реквизита «Регистрационный номер документа».

Задание 4. Служебное письмо

1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.

2) Оформить реквизит «Адресат»

3) Составить текст письма.

4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.

5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.

Варианты выполнения задания:

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

       Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

 В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письмасоставляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:

- Оплату гарантируем…

- Качество изделий гарантируем…

- Сроки выполнения гарантируем…

- Данным письмом гарантируем (принять)…

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:

- Направляем инструкционные материалы…

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.

Информационные письмасоставляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,

- Прошу дать указание...

- Просим содействия в ...

- Обращаю Ваше внимание...и прошу...

- Прошу принять меры по...

- В дополнение к ...прошу рассмотреть...

- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...

- Не откажите (нам) в любезности...

- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...

- Желательно было бы ознакомиться...

- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

- Мы будем рады, если Вы...

- Пользуясь представленной возможностью…

- Приносим извинения за несвоевременный ответ…

- Направляем Вам…

- В соответствии с…

Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,

- Прошу довести до сведения...

- Убедительно просим подтвердить...

- Прошу Вас направить в мой адрес

- Обращаемся с просьбой...

- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…

- Мы хотели бы получить...

Письма-ответысоставляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:

- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…

- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…

- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена

- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…

- На Ваш №… от… отправляем Вам…

- К сожалению, мы не можем

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:

- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

- …просит принять приглашение…

- Разрешите пригласить Вас…

- Примите наше приглашение…

- Приглашаем Вас на …, которое состоится…

- Мы хотели бы пригласить вас…

- Мы были бы рады видеть Вас на…

Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:

- На Ваше... сообщаем, что...

- Сообщаю Вам...

- На обращение... сообщаем...

- Рады сообщить Вам, что...

- Настоящим сообщаем, что...

- В продолжение наших... сообщаем...

- Ставлю Вас в известность, что...

- Уполномочен поставить Вас в известность что...

- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...

- Извещаем...

- Доводим до Вашего сведения...

- На основании вышеизложенного считаем необходимым...

- …уведомляет Вас...

Письма-требования–цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,

- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…

- Согласно предварительной договоренности требуем…

- Настоятельно требуем произвести оплату...

Письма-поздравлениясоставляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);

2) необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;

3) наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;

4) оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;

5) написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».

Задание 5. Распорядительный документ

1) Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.

2) Составить текст документа.

3) Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:

¨ визы согласования;

¨ резолюция;

¨ отметка о поступлении документа в подразделение;

¨ ознакомление с распорядительным документом;

¨ отметка об исполнении распорядительного документа

Варианты выполнения задания:

Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.

Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. 

Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т.п.).

Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:

¨ «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

¨ «что сделать» (конкретные действия);

¨ «до какого числа» (сроки выполнения).

В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;

2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;

3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;

4) оформление реквизита «Виза ознакомления».