НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.. типовые;. примерные;. конкретные.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

Понятие н/д. Виды н/д.

Н/д – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Предназначены для:

- группировки исполненных док-в в дела;

- систематизации и учета дел;

- индексации дел, и определения сроков их хранения.

В н/д включаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного ( до 10 лет) срока хранения, в т.ч. учетно-регистрируемые формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В н/д также включаются док-ты, образующихся в деят-ти временно-действующих коллегиальных органов и общественных организациях.

В н/д не включаются: сборники нормативно-правовых актов, печатные издания (брошюры, открытки, приглашения), и др. вспомогательные док-ты.

Виды н/д:

1 – типовые;

2 – примерные;

3 – конкретные.

Типовые, примерные н/д составляются службами ДОУ вышестоящих организаций для подведомственных организаций.

Типовая н\д - устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и заголовками дел, для однородных по характеру деят-ти и структуре организации все отрасли. Она является нормативным док-м и носит обязательный характер.

Примерная н/д – устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре. Она носит рекомендательный хар-р.

Конкретная н\д – составляется в каждой организации. Конкретная н\д составляется для всей организации (сводная), и для каждого структурного подразделения.

Порядок составления, согласования, утверждения н/д организации.

Нормативно-методическим основанием при разработке н\д организации служат: госуд-ые стандарты, типовые и ведомственные перечни док-в со сроком хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные н\д.

При составлении н/д используются: устав организации, штатное расписание, положение о структурных подразд-х, должностные инструкции, регистрируемые журналы, справочные картотеки.

Сводная н/д составляется службой ДОУ на основе н/д структ-х подразд-й.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь разработки н/д.

Н/д струк-го подразд-я составляется лицом, ответственным за делопро-во в струк-м подразделении.

Визируется завед-м архивом орг-и, подписывается руковод-м структ-го подразд-я.

Сводная н/д на предстоящий кален-ый год составляется в последнем квартале предшествующего года. Она визируется зав-м архивом, подписывается руков-м службы ДОУ, согласовывается с ЭПКархивного учрежд-я и до 1 января года, на который составлена – утверждается руководителем орган-и.

Н/д согласовывается с гос-м архивом (ЭПК) 1 раз в 5 лет, или после значительных изменений в структуре организации, независимо от срока предыдущего согласования.

Ежегодно она уточняется, затем утверждается рук-ом орг-ции и вводится в действие с 1 января следующего года приказом или распоряжением. (Это для орган-й, которые являются источниками комплектования гос-го архива).

Н/д негосуд-х организаций, не являющихся источниками комплектования архива, не согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

После утвержд-я сводной н/д структ-ые подразд-я получают выписки на нее, включающий текст с соответствующих разделов.

Н/д орган-й, которые являются источниками комплектования гос. архивов, или имеющих вышестоящие орган-и, составляют ее в 3-х экз-х. Сводная н\д иных организаций – составляется в 2-х экз-х:

1-ый экз – хранится в службе ДОУ;

2-ой экз – находится в кач-ве учетного док-та в ведомственном архиве;

3-ый – в гос. архиве.

1-ый экз – является док-м постоянного хранения. Он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних док-в и включается в раздел н/д канцелярии.

Н/д стр. подр. хранятся 5 лет после передачи дел в архив, а н/д организаций, в деят-ти которых не образуются док-ты постоянного хранения – хранятся 10 лет.

Схема построения н/д организации.

В орган-х, имеющих устойчивую структуру строится по структурному принципу (в соответствии с отражённым штатным расписанием структуры организации).

В организациях, не имеющих устойчивой структуры – по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием структуры орган-и и направлении деят-ти орг-ции).

В бесструктурных орган-х н/д составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлением деят-ти организации: 1 – руководство; 2- планирование деятельности; 3 – организация производственной деят-ти) и т.д.

Оформляется номенклатура дел на общем бланке организации.
Перечень разделов номенклатуры:
1.Индекс дела-ставится номер каждого дела, которое входит в номенклатуру.
Индекс определённого дела включает:
•порядковый номер дела в пределах отделения или предприятии.
•условное обозначение структурного отдела.
2.«Заголовок дела, тома, части» - здесь следует указать все заголовки дел.
Заголовки дел обязаны объяснять весь состав и сущность документов, которые включены в дело, то есть должны говорить о том, какие виды документов и по какой теме можно подшить в дело.
3. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» - ставиться срок, на протяжении которого будет храниться документ, со ссылкой на индекс статьи. Если используются одновременно некоторое количество перечня, то в пункте « Примечания необходимо указать их названия.
4. « Примечания» - эта часть заполняется на протяжении всего года, если необходимо пометить:
• передачу дел в другое структурный отдел или в другое предприятие;
• заведение дел;
• выделение дел к уничтожению;
• переходящие дела;
• лиц, ответственных за организацию дел в структурных отделах и прочие.
5. «Количество дел, томов, частей» - эта часть заполняется под конец года, так как на протяжении одного года под одним и тем же заголовком можно завести не одно, а сразу некоторое число дел или томов (следует следить за объёмом дела, он не может быть более 250 листов).
6. «Дело заведено» - здесь поводится отметка при помещении первого документа в данное дело, этот манёвр позволяет в конце года обладать точной информацией о числе заведённых дел.
7. «Итоговая запись» - она составляется в конце года и говорит о сумме заведённых дел различного срока хранения.

⇐ Предыдущая 12