ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

1. Этапы и критерии ценности док-в.

Экспертиза ценности док-в – определение политического, исторического культурного значения в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности док-в решаются такие задачи как:

- отбор на постоянное хранение ценных док-в и избавление архивов от док-в, имеющих временный или справочный хар-р.

Экспертиза ценности проходит в 3 этапа:

1) Проводится на стадии текущей работы с док-ми: при регистрации док-в, разработки номенклатуры дел, при направлении док-в в дело;

2) Осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними;

3) Проводится на стадии подготовки дел для передачи на гос-е хранение.

Для того, чтобы правильно оценить док-ты, необходимо пользоваться критериями ценности док-та.

Важнейшие критерии:

- значимость учреждения или лица в деятельности которых созданы док-ты;

- значимостьсодержания док-та;

- время и место составления док-та;

- подлинность и копийность док-та;

- юр. сила док-та;

- физическое состояние док-та.

2. Организация экспертизы ценности док-в.

Проведение работы по экспертизе ценности док-в возлагается на Экспертные (ЭК), и Экспертно-проверочные (ЭПК) комиссии.

ЭК создаются во всех учреждениях, предприятиях, организациях.

В министерствах, ведомствах, центральных организациях общественных организаций создаются постоянно действующие Центрально-экспертные комиссии (ЦЭК), координирующие деят-ть ЭК.

ЭПК создаются при госуд-м архивном учреждении (архиве).

ЦЭК (ЭК) – являются совещательным органом, работающим в контакте с ЭПК архивом. Решения утверждаются руководителем организации.

ЦЭК (ЭК) осущ-т свою деят-ть на основании Положения о ЦЭК (ЭК), которые утверждаются руководителем организации, согласовывается с учреждением гос-ой архивной службы РБ.

ЦЭК (ЭК) создаётся приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников, в составе 3-5 человек. Членами ЭК в обязательном порядке являются: руководитель службы ДОУ, заведующий архивом, главный бухгалтер, работник архивной службы (если организация является источником комплектования гос. архива). Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, как правило, это зам. руководителя.

Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

Гос-ый архив осущ-т методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК) проведению экспертизы ценности док-в.

ЦЭК (ЭК) руководствуется в работе действующими правилами, инструкциями, указаниями арх-х учреждений по организации работы с док-ми, перечнями, номенкл-ми дел (н/д). Основным пособием при отборе док-в и дел на хранение, уничтожение, и при установлении для них сроков хранения является «Перечень док-в с указанием сроков их хранения».

ЦЭК (ЭК) в организации осущест-т следующие функции:

- рассматривает проекты н/д организации и ее структ-х подразд-й, инструкций по делопроизводству, проектов перечней док-в;

- проводит ежегодный отбор док-в на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения и дел по л/с, принимает решения о предоставлении описи на утверждение ЭПК гос. арх-го учрежд-я;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает предложения о изменении сроков хранения отдельных категорий док-в;

- осущ-т методическое руководство и контроль за работой ЭК структ-х подразд-й и подведомственных организаций.

Заседания ЭК проводятся не реже 2 раз в год и протоколируются.

Отбор док-в и дел к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются председателем ЭК и ее членами и утверждаются руководителем орган-и.

12 Следующая ⇒