Каким должно быть помещение для архива, и можно ли расположить архив в подсобной комнате, смежной со складом?

Каким должно быть помещение для архива, и можно ли расположить архив в подсобной комнате, смежной со складом?

В том случае, если специальное помещение для архива не было предусмотрено при строительстве здания, архив можно расположить в приспособленном помещении только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям, как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие в помещении вентиляционных и отопительных систем, должны быть оформлены специальным актом.

Передача дел

Я работаю в отделе кадров всего два месяца. У меня задача – подготовить документы для передачи их в архив. Подскажите, как правильно это сделать?

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. н

На экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц**. Статья 27 Федерального закона «Об архивном деле»

Что относится к документам по личному составу?

Приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем.

документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);

· документы по аттестации и установлению квалификации;

· различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);

· документы, подтверждающие вредные условия производства;

· списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

· книги прописки жильцов;

· а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Сохранность документов

П.6 Положения об Архивном фонде РФ, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

Конституциия статья 24 - каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права.

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Статус архива

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов- в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. - доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Подготовка дел к сдаче в архив организации

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
3. Экспертиза ценности документов и дел.
4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
5. Передача документов в архив организации.

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

· порядковый номер документа, включенного в опись;

· номер и дата документа (если это необходимо);

· наименование документа;

· количество листов в документе;

· примечание;

· итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело.

Оформление дел

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

· оформление обложки дел по установленной форме;

· нумерацию листов в деле;

· составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

· подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

· наименование организации;

· индекс дела по номенклатуре дел организации;

· заголовок дела;

· даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);

· количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

· при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;

· в процессе формирования дел;

· при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

· каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;

· заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;

· если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный.

Работа с запросами

При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Архив ликвидированной организации

При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим

Для чего нужны описи

Базовым нормативно-методическим документом для составления описей служат Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Последовательность расположения дел в описи по личному составу

Систематизация и нумерация дел в описи

Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении описи, – это располагать заголовки дел в соответствии с выбранной схемой систематизации. Признак систематизации дел в описи по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Обычно дела в описи систематизируются по хронологии, то есть в пределах календарного года, и образуют так называемые годовые разделы описи. А в крупных организациях дополнительно внутри года дела могут систематизироваться по структурным подразделениям. Например, в годовой раздел описи за 2005 год друг за другом включаются дела отдела кадров и бухгалтерии.

Далее дела размещаются по своей значимости – по видам документов, то есть по номинальному признаку**. Как правило, в описи по личному составу дела располагаются в определенной последовательности, обусловленной именно своей значимостью***. Например, сначала в опись включаются приказы (о приеме, переводе, увольнении), а потом личные дела. В свою очередь дела с приказами располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий работников.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации дел в описи – валовый, причем один за несколько лет. Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2004 год – № 23, тогда первый номер дела за 2005 год – № 24. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Это правило также относится к обязательным при составлении описей.

Из чего состоит опись

Для того чтобы составить опись, кроме правил систематизации и нумерации дел в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи. Итак, посмотрим, из чего состоит этот документ:

· титульный лист (содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, в том числе наименование организации, а также номер описи и крайние даты всех документов);

· оглавление (перечисляет названия основных разделов описи);

· предисловие (содержит краткую историю организации, перечисляет основные виды документов, вошедшие в опись, описывает порядок систематизации дел в описи);

· описательные статьи (раскрывают содержание документов, составляют основную часть описи);

· итоговая запись (закрепляет количество дел, фиксирует особенности их учета (пропущенные, литерные номера));

· список сокращений (содержит все сокращенные слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение).

Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений составляют справочный аппарат описи.

Состав описательной статьи****

Обязательные реквизиты	Необязательные реквизиты
Порядковый номер дела	Индекс дела по номенклатуре
Заголовок дела	Указание на подлинность (копийность) документа
Крайние даты документов в деле	Степень полноты документов дела
Количество листов в деле	Внешние особенности документа

Алгоритм составления описи

Описательные статьи

Объектом описания в описи выступает дело (единица хранения). Описание каждого дела и представляет собой описательную статью*****. В итоге опись состоит из перечня описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Самым главным поисковым реквизитом описательной статьи является порядковый номер дела, а самым главным информационным реквизитом – заголовок дела. Основное требование к заголовку дела – обеспечить полное соответствие действительному содержанию дела. Как правило, заголовок переносится в опись с обложки дела без изменений. Важное правило при составлении описей – даты дела указывают к каждому делу в соответствующей графе независимо от того, имеется в заголовке дела дата или нет.

Мнение специалиста Николай ЦАПУК, директор Центрального объединенного архива департамента здравоохранения Москвы: – При составлении описей на документы по личному составу необходимо особое внимание уделить приказам о предоставлении отпусков работникам. Дело в том, что все виды отпусков так или иначе влияют на установление трудового стажа и назначение пенсии. Например, в настоящий момент в льготный трудовой стаж определенных категорий работников включаются периоды ежегодных оплачиваемых и других отпусков, а также периоды временной нетрудоспособности*. Кроме того, в стаж работы, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости включается период нахождения женщины в отпуске по беременности и родам**. И специалисты Пенсионного фонда часто запрашивают у работодателей эти документы. Именно поэтому необходимо особое внимание уделить вопросу хранения приказов о предоставлении отпусков работникам. Практика показала, что установленный законодательством срок хранения этого вида документа – пять лет – несоизмеримо мал. Очевидно, что в ближайшее время этот норматив будет пересмотрен. И эти приказы справедливо будут храниться, как и большинство кадровых приказов, 75 лет. Рекомендуем кадровикам бережно относиться к указанным документам и обязательно включать их в описи документов по личному составу. * Пункт 6 Правил исчисления периодов работы, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости (утверждены постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). ** Информационное письмо Минтруда России № 7392-ЮЛ и Пенсионного фонда РФ № ЛЧ-25-25/10067 от 4 ноября 2002 г. «О зачете в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, периода нахождения женщины в отпуске по беременности и родам».

О чем еще необходимо знать

При составлении описи необходимо соблюдать еще несколько правил.

Если в деле содержатся документы за несколько лет, то оно располагается в описи по дате его заведения, но при этом оно упоминается в последующих годовых разделах описи, то есть на него составляется аннотация. Например, книга учета сотрудников, уво-ленных за 1999–2000 годы, помещается в раздел описи за 1999 год с присвоением порядкового номера 27, а в разделе за 2000 год заголовок дела повторяется, но номер ему не присваивается и делается ссылка в графе «Примечание»: см. дело № 27 за 1999 год.

Если в опись подряд вносятся дела с однородным содержанием и одинаковыми заголовками, то полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные заголовки обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах (крайние даты, количество листов) вносятся в опись полностью. Однако на каждом новом листе описи повторяющийся заголовок воспроизводится заново и полностью.

Описание дел составляется по установленной для всех организаций единой форме (образец см. ниже).

Составление описей на личные дела уволенных работников

Личные дела могут располагаться в отдельных делах на одного работника, а могут представлять собой комплекс (наряд) личных дел.

Обычно личные дела в описи систематизируются по году увольнения работников, а внутри годового раздела – по алфавиту фамилий (в больших организациях дополнительно по структурным подразделениям). При описании одного личного дела указывается Ф.И.О. работника в именительном падеже, крайние даты его приема и увольнения с работы. Если фамилии полностью совпадают, то дела систематизируются по буквам имени и отчества.

Например, сначала Иванов Виктор Иванович, затем Иванов Владимир Ильич. Дела, которые содержат комплект личных дел, тоже систематизируются по алфавиту. Например, сначала сборники, содержащие личные дела уволенных на буквы А–Н, потом на буквы О–Я. Кроме того, личные дела можно также располагать в отдельной описи и систематизировать только в алфавитном порядке без учета даты увольнения сотрудников. Решение о схеме систематизации личных дел принимается каждой организацией самостоятельно.

⇐ Предыдущая 12