Документы в деловом общении

Документы в деловом общении

Официальные отношения физических и юридических носят формализованный характер, в этом случае необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствуют унификация и стандартизация текстов делового общения.

Унификация – это приведение текстов к единообразию. Унифицированные формы документов разрабатываются министерствами, ведомствами для сокращения количества используемых форм (средств) документов и удобства работы с ними.

Стандартизация – юридическое закрепление принятых унифицированных образцов.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,нои все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

К элементам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Обязательными реквизитами документов, которые имеют юридическое значение, являются: наименование организации – должностного, юридического лица – автора документа, наименование вида документа или жанр документа (заявление, доверенность, расписка); дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа (гриф – специальная на книгах и документах); текст; подпись; печать.

В качестве примера рассмотрим правила оформления даты документа. Дата – один из важных реквизитов любого документа, так как её отсутствие делает документ недействительным и юридически неправомочным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год.

Например: 01.02.2007 Допустимый вариант 01 сентября 2007 г.

Подпись является обязательным юридическим реквизитом любого документа, её отсутствие делает документ юридически несостоятельным.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов документов:

1. Линейная или свободная запись. Предназначена для личных (индивидуальных, неунифицированных) документов, имеющих свободную форму изложения (объяснительная записка, заявление).

2. Трафаретные документы – документы с напечатанной на бланке постоянной частью и пробелами для заполнения изменяющихся данных (справка, контракт).

3. Запись в виде анкеты (личный листок по учету кадров).

4. Запись в виде таблиц, совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы.

5. Запись в виде текстов-аналогов – образцов, предназначенных для составления текста нового документа.

Формализованные типы текстов – трафареты, анкеты, таблицы – являются одним из главных средств унификации документов.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 Следующая ⇒