Тема 5. Документация и инвентаризация

Тема 5. Документация и инвентаризация

1 Документация хозяйственных операций.

2 Инвентаризация как способ первичного наблюдения.

1. Документация хозяйственных операций.

Документы – это основа бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных операций и являются основой записей на счетах. Документы являются средством борьбы (контроля) за сохранность имущества, борьбы против хищений.

Бухгалтерский документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство о закончившейся хозяйственной операции или праве на ее совершение. Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать достоверные данные и быть оформлен юридически правильно.

Данные бухгалтерских документов, содержащие исчерпывающие сведения о совершенной операции, называются реквизитами.

В соответствии с указом президента Республики Беларусь от 15 марта 2011 г. № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

1) наименование документа, дату его составления;

2) наименование организации (фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя);

3) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

4) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете.

Все документы классифицируются по следующим признакам:

а) По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат письменные предписания на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании и служат основанием для составления проводки.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри предприятия для упрощения и ускорения учетных записей.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее совершение.

б) По функциям в управлении документы делятся на плановые, бухгалтерские, диспетчерские, содержащие решения и предназначенные для контроля исполнения решений.

в) По способу записи или степени охвата хозяйственных операций документы классифицируются на разовые и накопительные.

Разовые документы – это документы, оформляющие одну или несколько однородных хозяйственных операций.

Накопительные документы отражают однородные хозяйственные операции в течение определенного времени.

г) По времени составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

д) По количеству позиций (строк) документы делятся на однострочные и многострочные.

е) По месту составления документы бывают внешние (поступившие со стороны) и внутренние (оформляются на данном предприятии).

ж) По видам документов имеется ряд наименований: уставы, приказы, распоряжения, протоколы, акты, ордера, отчеты, карточки, справки, накладные, журналы, ведомости и т.д.

з) По форме документы бывают типовые (унифицированные), специализированные и документы произвольной формы.

и) По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа.

Выписка – это копия части документа.

к) По срокам хранения документы бывают с текущим сроком хранения и документы постоянного хранения.

л) По степени возможности механизации и автоматизации документы могут быть заполненными вручную, частично механизированными и полностью механизированными.

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.

12 Следующая ⇒