18-22.Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях

18-22. Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях

23. Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией в соответствии с условиями договоров (государственных, муниципальных контрактов).

26. Организация осуществляет хранение НТД раздельно по видам документов (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная).

27. Подлинники, дубликаты и копии проектной документации должны храниться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.

28. Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.

Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений формируются в дела в порядке поступления.

Копии извещений об изменении, разрешений на внесение изменений брошюруются в альбомы в соответствии с шифром проекта, объекта и составом проекта.

29. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, приведенных к формату А4 или АЗ.

30. Хранение подлинников конструкторской документации на бумажных носителях осуществляется в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика, или поформатно.

В пределах изделия или составных частей изделия хранение осуществляется в следующей последовательности:

спецификация изделия;
документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);
чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

31. Подлинники технологических документов хранятся по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.

32. Допускается хранить подлинники конструкторских документов вместе с подлинниками технологических документов по комплектам, по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.

33. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, сложенными на форматы А4 и АЗ.

34. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.

Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа формируются в дела в порядке поступления.

42. В целях обеспечения сохранности НТД должны проводиться проверки наличия и состояния документов^[17]. В ходе проверки наличия и состояния документов:

а) устанавливается:

соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и (или) информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и (или) информационную систему;
соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки;

б) проводится контроль физического и технического состояния электронных документов:

определяются воспроизводимость документов;
потребность в миграции и конвертировании;
наличие вредоносного программного обеспечения;
состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений.

43. Проверка наличия документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Результаты проверки наличия НТД оформляется актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации.

44. При утрате документов или невозможности их восстановления должен составляться акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников.

45. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы.

46. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления.

При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.

47. Учету в организации подлежат:

все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
движение документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение);
все виды извещений об изменении документов.

48. Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы.

50. НТД учитывается по учетным единицам и(или) единицам хранения.

51. Учетными единицами НТД в организации являются:

для конструкторской, технологической, программной документации – графический или текстовой документ – единица учета;

Учетной единицей электронной НТД является электронный документ.

52. Каждой учетной единице НТД присваивается инвентарный номер по инвентарной книге учета.

53. Учет НТД, подлежащей передаче в государственный (муниципальный) архив, осуществляется в описях единиц хранения НТД постоянного хранения.

В единице хранения НТД не допускается нахождение документов, относящихся к разным стадиям проектирования. В единицу хранения могут быть внесены документы разных частей проектирования (разных узлов), близких по своему названию или по назначению.

54. Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 46 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации^[18]. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

55. Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий.

Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства производится отдельно.

56. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.

57. Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться.

Подлинник и копии одного документа имеют одинаковый инвентарный номер.

Сброшюрованным документам проставляется единый инвентарный номер на титульном листе.

Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета.

Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование).

При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (регистрационно-учетная форма (РУФ) электронного документа в информационной системе). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки).

Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит.

При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии.

Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя.

Если заменяется или добавляется один или несколько листов подлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер.

Восстановленному подлиннику конструкторского или технологического документа присваивается инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа делается отметка в инвентарной книге.

58. Инвентарная книга учета подлинников научной документации содержит следующие графы:

инвентарный номер;
дата регистрации;
обозначение документа;
этап научно-исследовательской работы;
наименование темы и ее номер;
номер государственной регистрации;
название отдела (лаборатории)-разработчика;
руководитель (ответственный исполнитель) темы;
количество листов и номера экземпляров, примечание.

59. Инвентарные книги учета подлинников и дубликатов конструкторских, технологических и проектных документов содержат следующие графы:

инвентарный номер документа;
дата регистрации;
обозначение документа;
наименование;
количество листов в документе;
формат документа;
кем выпущен документ;
подпись о приеме документа на хранение, примечание.

60. При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе «Примечание» инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе «Примечание» инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение.

61. На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета.

По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение.

62. Учет дубликатов документов в организации-держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников.

Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д».

Учет дубликатов документов в организации-держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации-держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации-держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации-держателе дубликатов, в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера.

63. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные из других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета.

64. Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников.

65. Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников.

66. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

67. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженной при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенной ранее, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах.

68. В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям.

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: «(Подпись)» и «(Дата)».

69. На каждую учетную единицу электронной НТД в информационной системе заводится РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов.

Реквизитная часть (метаданные) электронной НТД в информационной системе должна быть связана с ее основной частью (файлом).

Реквизиты (метаданные) электронной НТД в информационной системе вносятся в РУФ на основании реквизитов учетных документов, перечисленных в пункте 3. 5 Правил.

В РУФ электронной НТД в информационной системе в обязательном порядке включаются следующие сведения:

инвентарный номер документа;
наименование документа;
обозначение документа;
общее количество листов документа (объем в Мб);
сведения о подписании документа;
сведения об изменениях документа;
сведения о приеме подлинника на хранение в СТД.

В информационную систему включаются иные сведения, в зависимости от вида НТД, в соответствии с государственными (межгосударственными) стандартами, стандартами организации.

Реквизиты (метаданные), вводимые в РУФ электронной НТД, и все файлы основной части электронной НТД, составляющей учетную единицу, должны храниться в течение срока хранения электронной НТД.

70. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению.

71. Опись единиц хранения НТД постоянного хранения должна включать:

титульный лист;
перечень переименований организации (при наличии);
содержание (оглавление);
список сокращений (при наличии);
предисловие;
описательные статьи;
итоговую запись;
лист-заверитель.

72. Титульный лист описи содержит следующие элементы:

полное, в скобках сокращенное название государственного (муниципального) архива;
название фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации), местонахождения, крайних дат существования; название фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;
номер фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;
номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;
название описи единиц хранения (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта;
крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).

73. В перечне переименований в хронологической последовательности указываются все переименования организации с указанием перед каждым из них начальной и конечной дат существования организации под данным названием и изменения её подчиненности с указанием начальной и конечной дат подчиненности.

74. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи:

список сокращений;
предисловие;
названия разделов;
подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи.

Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов.

75. В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения, характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи, с расшифровкой через тире их полного написания.

76. В предисловии к описи излагаются:

история организации с указанием всех переименований и подчиненности;
основные направления (этапы) деятельности организации;
история фонда;
состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий;
особенности и обоснование выбранной схемы систематизации.

Предисловие подписывается составителем.

77. Описательная статья описи включает:

порядковый номер единицы хранения;
производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения;
заголовок единицы хранения;
сокращенное название организации на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей);
год (годы) разработки документов;
общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак плюс.

В графу «Примечание» вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования.

78. В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД указывается объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела.

79. После составления описей в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД.