ГЛАВА 17. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА

Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – 224 с.

(с. 180-186)

ГЛАВА 17. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА

Информация, в том числе содержащаяся в документах, может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Основным нормативным актом, регулирующим отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее в данной главе - Федеральный закон). Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими федеральными законами, и если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

В соответствии со ст. 5 Федерального закона информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информация ограниченного доступа, доступ к которой ограничен федеральными законами: в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Не может быть ограничен доступ:

1) к нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

2) информации о состоянии окружающей среды;

3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, кроме Федерального закона, регламентируется рядом других нормативных правовых актов в зависимости от вида ограничения доступа. Так, при работе с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, защита такой информации регламентируется Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»; Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1997 г. № 870; Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 (в ред. Указа Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61).

Государственная тайна – это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Установлено три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно». Использование данных грифов для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не разрешается, а собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Организацией работы, в том числе и выполнением делопроизводственных операций, с документами, имеющими грифы секретности, занимаются специализированные подразделения учреждений, организаций, предприятий (например, Первый отдел).

Другие виды конфиденциальной информации установлены Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188, таких как: персональные данные; служебная тайна; профессиональная тайна; коммерческая тайна; тайна изобретения.

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных): его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Законодательство РФ в области персональных данных основывается на Конституции РФ и международных договорах РФ и состоит из федеральных законов, определяющих случаи и особенности обработки персональных данных

Одним из таких законов в первую очередь является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», которым регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Целью Федерального закона «О персональных данных» является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. В законе раскрыты основные понятия в данной сфере: персональные данные; оператор; обработка, распространение, использование, блокирование, уничтожение и обезличивание персональных данных; информационная система персональных данных; конфиденциальность персональных данных; специальные категории персональных данных; общедоступные персональные данные; биометрические персональные данные. Также установлены: принципы и условия обработки персональных данных; особенности их обработки в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных; права субъекта персональных данных; меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и др.

В данном Федеральном законе прописаны ответственность за его нарушение, а также вопросы контроля и надзора за обработкой персональных данных. Так, в ст. 24 указано, что «лица, виновные в нарушении требований настоящего закона, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством РФ ответственность».

Информация, содержащая персональные данные, в значительном количестве содержится в кадровых документах, которые есть в любой организации. И неудивительно, что и Трудовой кодекс Российской Федерации содержит в части третьей раздела 111 главу 14 «Защита персональных данных работника». В ст. 85 - 90 приводятся нормы, регулирующие обработку работодателем персональных данных работника, общие требования при обработке, хранении, использовании и передаче персональных данных, права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя и его ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Так, в п. 3 ч. первой ст. 86 Трудового кодекса РФ говорится, что «все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение».

Обязательным условием при работе с персональными данными является разработка документов, устанавливающих порядок работы с персональными данными, права и обязанности работника и работодателя, с которыми работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, является Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233.

Указанное Положение определяет общий порядок работы как с документами на бумажных носителях, так и с документами на других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др. ), если на этих документах проставлен гриф «Для служебного пользования». Положением должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти, а также подведомственные им предприятия, учреждения и организации.

Служебная информация ограниченного распространения - это несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и которая без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению. В Положении приведен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения, такие как:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также для производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренных в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, порядок ее передачи другим органам и организациям, а также порядок снятия грифа.

Гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Такие документы печатаются централизованно, и на обороте последнего листа документа оператор должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Черновики и варианты, а также отпечатанные и подписанные документы передаются работнику или в службу ДОУ для учета и регистрации. Как правило, именно служба ДОУ ведет делопроизводство по документам с данным грифом, хотя осуществляется это отдельно от несекретной документации.

При регистрации используются принятые в организации учетные формы, в которых также отмечается факт уничтожения черновиков и вариантов. В состав регистрационного номера добавляется пометка «ДСП». При работе с документами установлены такие требования:

1) документы передаются работникам подразделений под расписку в учетных формах, а передача документа от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя;

2) документы пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

3) документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя; учет размноженных документов проводится поэкземплярно;

4) исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел для несекретного делопроизводства; на таких делах проставляется пометка «ДСП»;

5) документы и дела хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

6) документы и дела уничтожаются в установленном порядке по акту о выделении документов и дел, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, с обязательной отметкой также и в учетных формах.

Кроме того, не реже одного раза в год комиссии, назначаемые приказом руководителя, проводят проверку наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования», по результатам работы с которыми составляется акт. Если обнаружится утрата либо разглашение информации, то об этом ставится в известность руководитель организации, назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах. В учетных формах также делаются отметки и в случае снятии грифа, о чем должны быть проинформированы и адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий или работник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

На основании указанных выше нормативных актов организации разрабатывают инструкции по ведению делопроизводства по документам, содержащих информацию ограниченного распространения, в которых детализируются типовые приемы работы.

Работа с документами, имеющими такой гриф ограничения доступа, как «Коммерческая тайна», регламентируется ст. 139 Гражданского кодекса РФ, согласно которой информация составляет коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам; к ней нет доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Однако типового положения или типовой инструкции о порядке обращения с документами, содержащими информацию, отнесенную к коммерческой к тайне, пока не разработано. Организации различных форм собственности, учитывая опыт работы с документами, на которых проставлены другие грифы ограничения доступа, разрабатывают конкретные инструкции о порядке обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна». Особенностью работы с такими документами является, прежде всего, осуществление мероприятий, обеспечивающих защиту коммерческой тайны.

Грифы ограничения доступа к документу обычно поставляются на верхнем поле документа в правом верхнем углу. В состав грифа ограничения доступа обычно включаются: указание вида ограничения; номер экземпляра данного документа, например Экз. № 3.

Грифы ограничения доступа можно дополнять и другими данными, которые предусмотрены законодательством об информации, отнесенной к той или иной степени ограничения доступа. На документах, содержащих такую информацию, будут проставлены следующие грифы, определяющие степень ограничения доступа к информации: «Для служебного пользования» (иногда в сокращенном виде - «ДСП»), «Конфиденциально» (или с подразделением на несколько уровней - «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально - особый контроль»), «Коммерческая тайна» и др. В действующем законодательстве не отражено конкретное наименование грифов для защиты конфиденциальной информации. Порядок проставления и снятия грифов, а также порядок работы с этими документами исполнителей и технология выполнения делопроизводственных операций с такими документами работниками служб ДОУ или специальных подразделений оговорены в нормативных правовых актах.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие грифы ограничения доступа к документу существуют?

2. Какими нормативными правовыми актами регламентируется порядок обращения с документами, имеющими грифы ограничения доступа?

3. Какая информация не может быть отнесена к конфиденциальной?

4. Кто в организациях осуществляет ведение делопроизводства по документам, с грифами ограничения доступа?

6. Что входит в состав регистрационного индекса документа с грифом «Для служебного пользования»?

7. Какая дополнительная информация должна быть внесена в учетные формы