Как заполнить 6-НДФЛ: ответы в Готовых решениях

Дубровин Антон Олегович

Как заполнить 6-НДФЛ: ответы в Готовых решениях

Гиперссылки на НПА приведены по состоянию на июнь 2020 г.

Используйте функцию «Перейти в действующую редакцию».

Добрый день!

Сегодня мы поговорим о 6-НДФЛ – отчетности, которую сдают практически все организации и многие индивидуальные предприниматели.

Мы рассмотрим следующие вопросы:

· Кто сдает 6-НДФЛ?

· Какими способами, куда и когда нужно сдать 6-НДФЛ?

· Как проверить заполненный расчет?

· Какие есть нюансы подготовки расчета?

Ответить на эти вопросы нам поможет Готовое решение. Чтобы его найти, наберите в строке быстрого поиска: «Сдача 6-НДФЛ».

Итак, первый вопрос: кто сдает 6-НДФЛ? Расчет сдают все, кто выплачивает физлицам доход, облагаемый НДФЛ (например, зарплату, дивиденды, оплату по гражданско-правовому договору) (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина России от 07. 12. 2015 N 03-04-06/71300, от 02. 11. 2015 N 03-04-06/63268, Письмо ФНС России от 16. 11. 2018 N БС-4-21/22277@). Иными словами, расчет сдают все налоговые агенты по НДФЛ. Более подробно о том, кто относится к налоговым агентам, вы можете узнать, перейдя по ссылке.

Непраздный вопрос для любой отчетности: надо ли сдавать нулевой расчет? Ответ есть в Готовом решении. Нулевой расчет сдавать необязательно (письма ФНС России от 16. 11. 2018 N БС-4-21/22277@, от 01. 08. 2016 N БС-4-11/13984@). Однако рекомендуем до окончания срока сдачи отчетности письменно предупредить о ваших намерениях налоговую инспекцию, чтобы не было недоразумений.

Какими способами сдают 6-НДФЛ? В основном, отчет направляют в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В бумажной форме отчет могут сдавать только те, кто выплачивал доход не более чем десяти физлицам (Письмо ФНС России от 15. 11. 2019 N БС-4-11/23242@, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Следующий вопрос: в какую именно инспекцию сдавать расчет? Если у организации нет обособленных подразделений, то все просто: расчет сдается в налоговый орган по месту учета (п. 1 ст. 83, п. 2 ст. 230 НК РФ). А если у организации есть обособленные подразделения, то может быть несколько вариантов (п. 2 ст. 230 НК РФ, Информация ФНС России). Например, с 2020 года появилась такая опция: если организация и все ее подразделения находятся в одном муниципальном образовании, можно сдать один расчет по месту нахождения головного офиса (п. 2 ст. 230 НК РФ, Информация ФНС России). Есть и другие варианты, все они описаны в разделе «Куда нужно сдавать форму 6‑ НДФЛ».

Перейдем к срокам сдачи 6-НДФЛ. С 2020 года годовой расчет нужно сдавать до 1 марта, а не до 1 апреля, как было раньше (п. 2 ст. 230 НК РФ). Актуальную информацию о сроках сдачи расчета вы можете найти в разделе 5 Готового решения.

Перед сдачей 6-НДФЛ проверьте правильность его заполнения. В этом вам помогут контрольные соотношения (Письмо ФНС России от 10. 03. 2016 N БС-4-11/3852@). Ими пользуется и сама налоговая. Проверка по контрольным соотношениям предусматривает несколько этапов, все они детально описаны в Готовом решении.

Первый этап – построчная проверка показателей внутри самого расчета. Далее сверьте данные расчета и размер НДФЛ, который фактически перечислен в бюджет. Годовой расчет дополнительно сверьте со справками 2‑ НДФЛ и декларацией по налогу на прибыль.

Одно из последних новшеств контрольных соотношений: теперь среднюю зарплату в организации сравнивают со средней зарплатой по отрасли в вашем регионе за прошлый год. Если вы платите меньше, вам предложат дать пояснения или исправить расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 17. 10. 2019 N БС-4-11/21381@).

И напоследок остановимся на нескольких нюансах заполнения 6-НДФЛ. Вернемся в быстрый поиск и наберем: «Заполнение 6-НДФЛ». В выдаче вы увидите Готовое решение, перейдем в него. Сама по себе форма небольшая. Она состоит из двух разделов, но в каждом есть свои особенности. Например, при заполнении раздела 1 нужно учесть следующие моменты:

· пособия по больничному листу отражаются в периоде выплаты, а зарплата – в периоде, за который ее начислили (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, письма ФНС России от 21. 10. 2016 N БС-3-11/4922@, от 22. 09. 2016 N БС-3-11/4348@, от 09. 08. 2016 N ГД-4-11/14507);

· если вычет по НДФЛ больше зарплаты, в расчете он указывается в размере, не превышающем доход;

· если в течение отчетного периода вы уволили и снова наняли одного и того же сотрудника, дважды его считать не нужно.

При заполнении раздела 2 часто возникают сложности со строкой 100 (дата фактического получения дохода). Эта дата зависит от вида выплаты.

В Готовом решении вы найдете пояснения по 12 разным выплатам (раздел 1. 3. 1 Готового решения). Например, по материальной помощи в строке 100 нужно указать день выплаты, а для зарплаты при увольнении – последний день работы.

Заполнение расчета зависит также от того, за какой период вы его составляете: три, шесть, девять месяцев или год. В Готовом решении есть описание особенностей оформления для каждого случая, а также ссылки на образцы заполнения.

Подведем итог. Несмотря на небольшой объем, при заполнении формы 6-НДФЛ есть нюансы. Кроме того, важно учитывать новые требования к сроку, формату и месту подачи расчета. Разобраться вам помогут наши Готовые решения.

Спасибо за внимание и всего вам доброго!