Могут ли контролирующие органы выносить из офиса подлинники документов налогоплательщика.

Иногда компании сталкиваются с тем, что инспекторы, пришедшие в офис для проведения выездной налоговой проверки, хотят унести копии документов с собой. Насколько такое решение чиновников правомочно и можно ли как-то противодействовать их желанию. Рассмотрим этот вопрос на примерах из судебной практики.

Пример: Инспекция в рамках выездной проверки запросила у предпринимательницы документы. Предпринимательница представила их и частично (путевые листы, товарно-транспортные накладные, ведомости по начислению заработной платы, платежные ведомости на выдачу заработной платы, табели учета рабочего времени) передала проверяющим подлинники. Проверяющие вынесли документы с места проверки и после проведения проверки их не вернули. Затем они предложили предпринимательнице явиться в инспекцию, сделать там копии документов и заверить их. Она отказалась. ИП посчитала такие действия контролеров незаконными. Документы удалось вернуть только через суд.

Аргументы, которые сработали: контролеры вправе выносить с территории проверяемого налогоплательщика только те документы, которые получены в ходе выемки. Остальные подлинники необходимо вернуть. Раз в рассматриваемой ситуации налоговики выемку не проводили, они не вправе удерживать документы ИП (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 18. 02. 16 № А78-7499/2015).

Трактуя статью 93 НК РФ буквально, налоговики сделали вывод, что налогоплательщик не вправе представить в инспекцию оригиналы запрашиваемых бумаг. За это нарушение ему грозит ответственность по статье 126 НК РФ.

Суды всех инстанций посчитали действия проверяющих незаконными. Проверяющие вправе оставлять у себя и выносить с территории налогоплательщика оригиналы тех документов, которые получены в рамках выемки (ст. 94 НК РФ). В остальных случаях подлинники контролеры вправе изучать только на территории проверяемого налогоплательщика. Контролеры не проводили выемку. Инспекторы заявили, что она не требуется, поскольку ИП добровольно представила все документы, поименованные в требовании.

Суды пришли к выводу, что необоснованные вынос и удержание подлинников документов лишает предпринимательницу права пользоваться и распоряжаться ими. Эти документы инспекторы должны были изучить в помещениях ИП, а не забирать в инспекцию.

Еще решения судов по похожим спорам:

Как правило, налоговики назначают компании штраф за непредставление документов, если вместо копий она передает проверяющим подлинники бумаг (п. 1 ст. 126 НК РФ).

· В этом случае организации успешно оспаривают в судах привлечение к ответственности (например, постановления ФАС Московского от 25. 08. 11 № КА-А40/9135–11, Уральского от 04. 02. 08 № Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 25. 04. 08 № 5565/08) и Волго-Вятского от 17. 10. 06 № А82-17975/2005–28 округов).

· Оригиналы документов, представленные по запросу налоговиков, последние обязаны вернуть по окончании проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16. 01. 12 № А13-974/2011).

· Проверяющие не вправе проводить выемку документов, копии которых компания уже представила (постановления ФАС Уральского от 29. 02. 12 № Ф09-112/12, от 21. 01. 10 № Ф09-11059/09-С3, Северо-Западного от 15. 02. 10 № А56-29230/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 07. 07. 10 № ВАС-8036/10), Северо-Кавказского от 26. 01. 10 № А32-8547/2008–12/69 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 08. 06. 10 № ВАС-6745/10) округов).

Чтобы не попасть в такую ситуацию, рекомендуем всегда держать под рукой несколько законов и кодексов с закладками на статьях, которые регламентируют полномочия должностных лиц соответствующих госорганов при проверках.

Для начала сами ознакомьтесь с тем, что говорится в НК РФ в статье, которая называется “Истребование документов” (ст. 93 НК РФ).

§ В соответствии с ее положениями должностное лицо налогового органа вправе истребовать у налогоплательщика, необходимые для проверки документы.

§ Но проверяемый обязан представить эти документы не немедленно, как этого часто требуют налоговики, а направить или выдать их налоговому органу в определенный срок. За этот срок можно успеть сделать копии и нотариально удостоверить их при необходимости.

§ В статье указано, что документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Некоторые копии достаточно заверить печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера, а часть документов придется заверять у нотариуса.

§ Будет лучше, если у Вас в организации всегда будет несколько заверенных копий правоустанавливающих и регистрационных документов, лицензий, сертификатов и др.

Получив требование о представлении документов, следует сделать копии со всех бумаг, даже если кажется, что какая-то из них совсем незначительна. Все может оказаться не так просто, как Вы думаете, и подлинные документы станут гарантией безопасности вашей организации.